Konferenzraum

Lync bringt die Konferenzen bis zum Desktop, so dass sich die Teilnehmer nicht mehr in besonderen Konferenzräumen mit dedizierten Konferenzgeräten treffen müssen. Aber auch moderne Gruppenräume sollten für den Einsatz von Lync vorbereitet sein, wenn mehrere Personen sich in einem Raum versammeln und andere Personen aus der Ferne teilnehmen.

Meine Kunden sind oft Mittelständler, die teilweise noch einer Familie gehören. Die Entscheidungen und Vorschläge müssen pragmatisch, praktisch, den "Preis Wert" sein. Überzogene Statussymbole sind ebenso unerwünscht wie kleine Bastellösungen. Ich habe in verschiedenen Firmen unterschiedliche Konferenzräume gesehen und möchte hier exemplarisch ein paar Konfigurationen vorstellen. Alle Räume sind eigentlich Gruppenarbeitsräume mit unterschiedlichen Größen, die mit passender Hardware für Lync optimiert werden können.

Ignite 2015: BRK2126 Skype Room Systems: Creating Better Spaces to Meet with New Devices
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2126
Ab Minute 20:15  wird es interessant was die verschiedenen Räume angeht. Da kann man schon etwas einen Eindruck gewinnen, wie die verschiedenen Szenarien aussehen können.

1-2 Personen

Der klassische Konferenzteilnehmer einer verteilten Firma arbeitet an seinem eigenen Notebook oder PC, hat einen LCD-Bildschirm vor der Nase mit HD Auflösung (1920x1080) oder mehr und nimmt an der Konferenz mit einem Headset teil. Wenn er nicht darüber auch telefoniert, kann es durchaus ein "günstigeres" Headset sein oder er nutzt das klassische Tischtelefon für die Teilnahme per Audio. Die Lautsprecher können Sie nur dann nutzen, wenn Sie ein Einzelbüro haben. Die Mikrofone im Notebook oder in einer Webcam sind aber nur ein Notbehelf. Die Sprachqualität geht oft sogar, aber die Empfindlichkeit gegenüber Störgeräusche (Tastaturklappen, Stifte fallen um, Türen/Fenster etc. stören zwar nicht den Teilnehmer aber sicher die anderen Teilnehmer. Video kann der Teilnehmer über eine bessere Webcam (bitte mit Autofokus) bereitstellen. Achten Sie dabei auf die Beleuchtung und den Hintergrund. Oft ist dies aber gar nicht gefordert.

Technisch wird hier der Computer eines Teilnehmers genutzt und der zweite Teilnehmer schaut mit auf den Bildschirm. Wenn es nicht gerade ein Großraumbüro ist, kann man versuchen mit einer Konferenzspinne (z.B. Sennheiser SP20, Jabra Speak 410 den Ton für mehr als eine Person bereit zu stellen.

3-6 Personen

Die nächste Ausbaustufe ist der kleine Gruppenarbeitsraum oder die Tischerweiterung in einem Leitungsbüro. Die meisten Firmen haben solche Gruppenarbeitsräume, in der vielleicht 3-6 Personen Platz haben oder man trifft sich einem Schreibtisch mit einer "Beule". Da passen dann aber meist nicht mehr als 3-4 Personen ran. Das klassische Szenario mit Beteiligung von Lync besteht darin, dass wenige Mitarbeiter eines Standorts mit einer anderen Person oder überschaubaren Anzahl von Teilnehmern kommunizieren wollen. Natürlich konnten nun die Personen auch an ihrem eigenen PC teilnehmen, aber gerade die Nähe an einem Tisch erlaubt es zumindest diesen Teilnehmern intensiver zu kommunizieren, auch wenn die entfernten Teilnehmer dann etwas abgehängt wirken. Wichtig ist hierbei aber dann die Video-Komponente, d.h. die entfernten Personen sollten möglichst alle anderen Personen sehen und umgekehrt. Entsprechend gibt es zwei dominante Setups:

  • Frontpräsentation
  • Runder Tisch (Roundtable)

Ich persönlich finde den "Runden Tisch" eine ganz interessant Option. Hier mal ein Bild eines Konferenzraums, der auf das Roundtable optimal abgestimmt ist. Das Roundtable steht in der Mitte eines runden Tisches auf einem Podest.

Unterhalb des Podestes sind Steckdosen und ein USB-Anschluss für den mitgebrachten Notebook. Um die Anzahl der Kabel gering zu halten, gibt es neben den Steckdosen nur genau ein USB 3.0-Kabel, welches intern zu einem USB-3.0 Hub führt. An diesem ist dann nicht nur das Roundtable angeschlossen, sondern auch per DisplayLink die Monitore an der Wand und auch das Ethernet kommt über den Weg. Damit lassen sich auch ein ultrabook ohne Ethernet problemlos einbinden.

Durch die zentrale Platzierung des Roundtable mit einer Ablagefläche drum herum ist das Gesicht eines Teilnehmers ca. 60-80cm vom Roundtable weg und damit auch für die entfernten Teilnehmer dennoch gut zu sehen. Ich bin immer wieder überrascht, wenn ein Roundtable in einem großen Sitzungsraum in der Mitte eines 8m langen Konferenztisches für 20+ Personen steht. Auf dem Bild sieht man aus der Ferne dann nur einen stecknadelgroßen Kopf. Dann kann man sich das Video auch gleich sparen. Auch Audio ist so perfekt möglich, wobei man in einem kleinen Raum eventuell durch Dämmung der Wände das Echo reduzieren sollte. Wie wäre es mal mit einem Stoff-Würfel anstatt eines Bürostuhls oder "weiche Wände" ?

Nun gibt es (noch) keine runden Bildschirme, mit denen in der Mitte das Bild der anderen Teilnehmer angezeigt werden könnte. Wenn die Teilnehmer mit ihren Notebooks teilnehmen, dann können Sie natürlich einfach dort auch dem Meeting beitreten und so das Bild sehen. Denkbar ist aber auch, dass Sie einfach an den Wänden hinter den Teilnehmern entsprechende Monitore platzieren. Dann können die Teilnehmer quasi "über" das Roundtable hinweg auf den Monitor schauen. für die andere Seite sieht das so aus, als würden die Teilnehmer in die Kamera ihren Gegenüber anschauen. für die Technik muss mindestens ein Mitarbeiter aber einen Notebook mitnehmen, weil Geräte wie das Roundtable keine eigenen Rechner sind.

Wer doch lieber das quadratische Setup vorzieht, kann natürlich einen Raum auch mit einem Monitor und einer Frontkamera bestücken. Eine günstige Möglichkeit für so eine Konferenzbasis mit Kamera, Lautsprecher und Mikrofon zum Anschluss an einen PC wäre z.B.: das Logitech BCC950. Ein Roundtable kann in einem kleinen Raum aber ebenfalls verwendet werden.

5-12 Personen

Bei diesem Setup wird es mit einer Roundtable schon wieder enger und der "runde Tisch" wäre schon sehr groß im Durchmesser um für alle einen Platz zu haben. Auch die Logitech BCC950 kommt mit größeren Räumen an ihre Grenzen. Solche ein Raum wird klassische mit einem Konferenztisch bestückt sein, an dessen Frontseite ein oder zwei große Monitore stehen und drüber oder darunter eine qualitativ hochwertige Breitbild-Kamera über den Tisch die Teilnehmer erfasst. Auf dem Tisch kommt dann eine Audioeinheit hin, die für eine gute Verständigung und Sprachaufnahme sorgt. Gegebenenfalls gibt es noch das ein oder andere Tochtermikrofon. Eine Fernsteuerung der Kamera ist wünschenswert, wenn diese nicht alleine schon den aktiven Sprecher einsammelt.

Aufgrund der Menge an Personen muss der Raum größer sein und durch die Entfernung darf auch das Bild an der Wand nicht mehr "zu klein" sein. Auch für die Soundausstattung recht eine mobile Konferenzspinne allein nicht mehr aus.

 Bei so einem Raum müssen Sie nun überlegen, ob sie auch weiterhin erwarten, dass ein Teilnehmer mit einem Notebook in den Raum kommt oder ein stationärer PC eingebaut ist. Dann könnte ein System wie das Logitech CC3000e eine Option darstellen, um Video und Audio in den Raum zu bringen. Bei dieser Raumgröße wird aber auch eine dedizierte Konferenzstation wie z.B. das CX7000 von Polycom interessant. Insbesondere, wenn die Personen seltener mit Lync arbeiten und mit der Fernbedienung das Meeting steuern. Das ist dann aber eher als "alte" Ansatz.

Diese Raumgröße kann aber auch schon ein Einsatzbereich für Geräte wie ein Surface Hub sein.

10-20 Personen

Wenn die Räume größer werden, dann kommen Sie doch an die Grenzen eines einfachen PC-gestützten Konferenzsystems. Die Fehleranfälligkeit nimmt zu, wenn Sie ihren Notebook mitbringen und er zwei große Monitore, eine leistungsfähige Webcam und Audiosystem ansteuern muss. Hier ist ein dedizierter PC vorzuziehen oder sie informieren über das Lync Room System. Diese "Spezialisten" sind optimiert für den Einsatz für Konferenzen und bieten z.B. mit "beschreibbaren" Monitoren, die als Whiteboard in Lync dienen, ganz andere Funktionen.

Allerdings spielen solche Systeme natürlich auch preislich in einer anderen Liga.

Gegenüberstellung

Welcher Raum-Typ an welcher Stelle zum Einsatz kommt, hängt natürlich von den Mitarbeitern und den Anforderungen an. Jedes Modell kann jederzeit angepasst werden. Das ist auch eine wichtige Arbeit bei der Planung von Lync als Konferenzplattform. Es reicht nicht mal schnell einen Lync Server im RZ aufzubauen, Anwender zu aktivieren, den Client zu installieren und dann die Personen unbetreut zu lassen. In jedem diese Räume sollte es natürlich eine Anleitung geben, wie man das Meeting beginnt, nutzt und beendet. Insofern kann dies nur eine Beispielunterteilung sein.

Raum-Typ Einzelplatz Klein Mittel Groß
Raumgröße (ca.)

2x2m

3x4m

3x5m

5x10m

Personen

1-2

3-6

5-12

10-20

Tischform

Schreibtisch

Rund

Rechteck

Rechteck

Computer

Mitarbeiter-PC

Mitarbeiter-PC

Mitarbeiter-PC

Dediziert

Audio

Headset, Konferenzspinne

Roundtable, BCC950

CC3000e

Wandboxen

Bildschirm

1

1/3

1

1/2

Video

Desktop Kamera

einfache KonfCam

bessere KonfCam

HighEnd
KonfCam

Gerätekosten
Ohne PC, Monitor, CAL

100-300€

200-3000€

800-7000€

10000€+

Weitere Links