Gemeinsame Ablagen mit Exchange 2007 und später

Update: öffentliche Ordner werden auch mit der nächsten Exchange Version nach 2007 unterstützt !
Updated Exchange Public Folder Guidance
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2008/03/31/448537.aspx
Die Aussage von http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2006/02/20/419994.aspx (Exchange 2007 wäre das letzte System) sind damit revidiert.

Aber was passiert, wenn es wirklich keinen Support mit der übernächsten Version mehr gibt ?. Sie können nun einfach warten, da Microsoft ja sehr lange seine Produkte unterstützt und pflegt. So war selbst mit der früheren Ankündigung, dass Exchange 2007 die letzte Version sei, der Support mit 2016 sichergestellt. Und dieses Datum ist nun nicht mehr das letzte Wort. trotzdem können Sie natürlich diese Diskussion zum Anlass nehmen, den Einsatz der öffentlichen Ordner zu überdenken.

mögliche Gründe für einen Wechsel

Viele Benutzer haben die gemeinsamen öffentlichen Ordner richtig lieb gewonnen.. Waren Sie doch ein einfacher Weg einer Zusammenarbeit. Die meisten Administratoren aber werden auch mit einem frohen Auge auf diese Veränderung schauen. Haben Sie sich doch immer mit großen unübersichtlichen Baumstrukturen von Ordnern herumschlagen dürfen. Wie viele Administratoren sind daran verzweifelt, wenn ein Benutzer ein Objekt irrtümlich gelöscht, verschoben oder verändert hat. Ein "Single Item Restore" analog zur Recovery Storage Group ist nicht möglich. Auch die große Zunahme der Daten zeigen ein weiteres Problem: Es gibt nur genau eine Datenbank m(PUB1.EDB und PUB1.STM) pro Server, in der alle Replikate dieses Servers abgespeichert werden.

Für heutige Anforderungen ist aber auch die fehlende Versionierung von Elementen ein großes Problem. Hier bieten Sharepoint und andere Plattformen einfach mehr. Exchange ist nun mal der optimale Server "hinter Outlook" und Outlook ist nicht unbedingt ein System zur Dokumentenverwaltung. Hier waren lange Zeit Dateisysteme (nun auch mit Schattenkopien) die besseren Systeme. Auch für Programmierer sind öffentliche Ordner eher ein Graus, da der Zugriff per MAPI nicht besonders elegant ist, der WebDAV immer über OWA gegangen werden muss und das Laufwerk M: ja auch besser abgeschaltet bleiben sollte. Auch die Zunahme anderer Plattformen der Zusammenarbeit ( z.B. Wiki) haben die Schwerpunkte verändert. Exchange ist und bleibt der Server für individuelles Messaging, Seit Exchange 2007 auch erweitert um Fax und Voice während andere Produkte den Part der öffentlichen Ordner übernehmen.

Alternativen

Da stellt sich natürlich die Frage, was in Zukunft als Ersatz für öffentliche Ordner geeignet sein könnte. Natürlich ist es noch lange hin bis 2016 der Support entfällt und auch das muss ja nichts heißen. Viele Firmen nutzen auch heute noch Exchange 5.5 und sogar 5.0/4.0. Solange Sie keine Probleme damit haben, mag das auch OK sein, aber für wichtige Daten sollten Sie sich schon überlegen, ob solch ein Vorgehen sinnvoll ist. Wenn es für ein Auto wirklich keine Ersatzteile mehr gibt, dann können Sie zwar auch noch weiterfahren aber wenn was passiert, dann wird es doch unangenehm. Microsoft selbst hat eine Tabelle veröffentlicht, die einige Alternativen anspricht:

Scenario Wenn sie öffentliche Ordner schon nutzen Wenn Sie noch keine öffentlichen Ordner nutzen
Dokumente gemeinsam Bearbeiten Prüfen Sie, ob Sharepoint nicht der besser Ort ist Beginnen Sie besser mit Sharepoint
Gemeinsame Calender Kein Grund etwas zu ändern öffentlichen Ordern oder Sharepoint können genutzt werden
Kontakte gemeinsam nutzen Kein Grund etwas zu ändern öffentlichen Ordern oder Sharepoint können genutzt werden
Diskussionsbereiche Kein Grund etwas zu ändern öffentlichen Ordern oder Sharepoint können genutzt werden
Individuelle Anwendungsentwicklung Prüfen Sie, ob Sharepoint nicht der besser Ort ist. Outlook Forms sind doch etwas beschränkt. Prüfen Sie, ob Sharepoint oder andere Ansätze (SQL mit ASP.NET) nicht besser sind
Firmenweite Formulare Ihre bestehenden Outlook Formulare können Sie weiter nutzen. Schauen Sie sich einmal Infopath an. Denkbar wären auch Acrobat Formulare oder ASP-Seiten.

 

Keine Panik aber Überlegen
Erst einmal bedeuten die Aussagen von ´Microsoft, dass öffentliche Ordner noch weit über 2015 hinaus unterstützt werden. Das ist eine sehr lange Zeit und faktisch eine Planungssicherheit. Aber Sie sollten bei jeder Nutzung überlegen, was ihr Ziel ist. Nur weil öffentliche Ordner "einfach" sind, sind sie doch ein ziemlich isolierter Datenstore ohne einfache Anbindungen. Firmenkontakte und Supportkontakte sind vielleicht in einer Warenwirtschaft oder CRM-Anwendung besser gepflegt. Und da gibt es sicher auch Wege, diese Outlook bereit zu stellen.

Hier ein paar Details zu Alternativen:

Sharepoint

Um in der gleichen Welt zu bleiben muss hier natürlich zuerst Sharepoint genannt werden. Sicher hat Microsoft mit Sharepoint 2001 sehr viel Vertrauen verspielt und erst Sharepoint 2003 war wirklich vernünftig einsetzbar. Aber als Ersatz für öffentliche Ordner ist auch Sharepoint 2003 nur bedingt einsetzbar. Das lag z.B. daran, dass eine Sharepoint Bibliothek lange Zeit nicht per Mail erreichbar waren. Das ist aber gerade bei Ordnern eine wichtige Funktion. Aber auch die Abbildung von Abteilungskalendern ist mit Outlook und Exchange öffentlichen Ordnern einfach und effektiv möglich.

Allerdings hat auch hier Sharepoint 2003 aufgeholt und vor allem Outlook 2003 kann z.B.: Sharepoint Inhalte sogar offline replizieren.

Unterstützung durch Net at Work:
Bei Net at Work haben wir z.B.: unsere Kunden aus Navision in Sharepoint Kontakte synchronisiert, die ich dann mittels Outlook als Kontaktordner offline mitnehmen und synchronisieren kann. Outlook speichert diese Daten lokal als PST-Datei und synchronisiert immer mal wieder.

Ressourcenmailbox

Eine weitere Option ist natürlich einfach ein weiteres Postfach einzubinden. So ein Ressourcen Postfach kann fast zu öffentlichen Ordnern gleichgesetzt werden. Auch hier können Sie umfangreiche Strukturen mit Berechtigungen anlegen. Allerdings sollten Sie folgende drei Einschränkungen können:

  • Oflline
    Sie können ein solches Postfach nicht im CachedMode oder Offline Mode von Outlook replizieren. Ein Zugriff ist also immer nur "online" möglich
  • Replikation
    Ein Postfach kann nicht repliziert werden. Also können auch die Inhalte des Postfachs oder einzelne Ordner nicht als Kopie auf einem zweiten Server abgelegt werden.
  • Mail
    Ein Postfach kann Mails empfangen. Diese landen aber natürlich "nur" im Posteingang. Die anderen Ordner haben keine Mailadresse. Man kann vielleicht mit Regel das ein oder andere lösen, aber es ist eine Einschränkung

Auf der anderen Seite können Sie natürlich sehr viele solcher Postfächer anlegen und jedes Postfach ist quasi eine eigene "Struktur" mit eigenen Rechten, Größenlimits etc.

Fremde "Stores"

Bislang hatte ich noch keine Gelegenheit, andere Alternativen ausführlich zu testen. Wie Sie auf Storageprovider für MAPI nachlesen können, gibt es jede Menge Zusatzprogramme, die in Outlook als zusätzlicher Provider eingebunden werden können und sogar einen parallelen Zugriff mehrerer Anwender erlauben. Über solche Wege können Sie natürlich auch eine neue Ordnerstruktur auf den Clients einbinden. Vielleicht gibt es ja auch mal einen MAPI-Provider für SQL o.ä.

Klären Sie aber auch hier ab, was im Hintergrund arbeitet. Replikation, Backup, Virenschutz, Mailerreichbarkeit und Replikate sind ebenso wichtige Aspekte wie Mailerreichbarkeit und Stabilität.

Migration

Da stellt sich natürlich auch die Frage wie Sie Daten aus einer heute vorhandenen Exchange öffentlichen Ordner Struktur in eine andere Umgebung überführen. Wenn das Ziel z.B.: Sharepoint ist, dann gibt es hier gleich eine ganze Auswahl von kostenfreien und kommerziellen Hilfsprogrammen.

Weitere Links