Öffentliche Ordner - Offline Adressbuch

Das Offline Adressbuch eines Exchange Server ist vergleichbar zu den Frei/Belegt Zeiten ein Systemordner, indem Exchange regelmäßig die Adressbücher zum Download für die Anwender bereit stellt. Der Prozess, wie Exchange diese Adressbücher erstellt ist auf Exchange Offline Adressbuch anlegen beschrieben. Diese Seite behandelt die Konzeption, wie Sie Offline Adressbücher effektiv einsetzen. Wie Sie ein Offline Adressbuch anlegen oder die Erstellung desselben kontrollieren ist auf Exchange Offline Adressbuch anlegen beschrieben.

Fragen über Fragen

Zuerst stellt sich die Frage, was ein Adressbuch mit öffentlichen Ordnern zu tun hat. Normalerweise ist ein Adressbuch eine Angelegenheit der entsprechenden Verzeichnisdienstes. Bei Exchange 5.5 ist der Verzeichnisdienst mit der Datenbank DIR.EDB und bei Exchange 2000/2003 das Active Directory dafür zuständig, dass die Anwender ihre Empfänger auswählen und der Router auflösen kann. Aber das funktioniert natürlich nur, solange der Client eine Verbindung aufbauen kann.

Für die Nutzung eines Adressbuchs von Unterwegs muss diese Information aber in ein Format und an eine Speicherstelle gebracht werden, die von Clients mitgenommen werden kann. Dafür sind die öffentlichen Ordner im Bereich der Systemordner vorgesehen.

Für jedes Adressbuch wird ein eigener Systemordner angelegt. Die Exchange Systemaufsicht erstellt dann ausgehend von den Definitionen die Einträge in diesem Ordner. (Siehe auch Exchange Offline Adressbuch anlegen). Damit stehen die Adressen den Anwendern zum Download zur Verfügung. Damit beginnen aber erst die Fragen eines Administrators:

Wie viele Adressbücher ?

Exchange 5.5 hat für jeden Standort ein eigenes Adressbuch erstellt. Als Administrator konnten Sie steuern, welche Empfängerkontainer in diesem Adressbuch aufgenommen wurden. Sie konnten zwar verschiedene weitere Adressbücher anhand von bestimmten Kriterien der Empfänger (z.B. Firmenname, Adresse etc.) aber daraus wurden erst mal keine Offline Adressbücher sondern nur Ansichten für den Online Betrieb.

In Exchange 2000/2003 können Sie hingegen sehr viele Adressbücher und Offline Adressbücher angelegt werden. Die Inhalte eines Adressbuchs werden dabei durch LDAP-Filter spezifiziert. Der Einsatz mehrerer Adressbücher erlaubt es mit einer entsprechenden Berechtigung und Filterung der Adressen individuelle Ansichten für bestimmte Teilnehmer der Exchange Organisation zu erstellen.

In sehr großen Firmen oder wenn Exchange als Dienstleistung (Hosting) betrieben wird, ist es nicht gewünscht, dass alle Postfachinhaber über das globale Adressbuch alle anderen Empfänger sehen können. Die Unterschiede im Einzelnen:

Funktion GAL als OAB mehrere OABs
Größe Größer, da die GAL alle Empfänger enthält. Jede GAL enthält nur eine Teilmenge und ist daher in der Regel kleiner.
Replikation Sollte auf alle Server repliziert werden, damit Client lokal schnell zugreifen können Für jedes OAB ist eine eigene Replikation einstellbar. Ideal für Hosting auf dedizierte Server.
OAB Server genau ein Server. Je OAB eigener Server definierbar.
Änderungen immer geändert. nur betroffene OAB ändert sich.
Aufwand für die Erstellung Ein Server muss alle Adressen erstellen. kleiner bzw. verteilt auf mehrere Server und GCs.
Berechtigung Alle Anwender sehen alle anderen Empfänger. Sichtbarkeit und Nutzung kann auf Gruppen eingeschränkt werden.
Ausfallsicherheit OAB-Server OAB-Server kann entfallen, dann gibt es keine Updates. Wird dies bemerkt (z.B.: MOM2005), kann der Administrator einen anderen Server eintragen Nur die Adresslisten, die durch diesen Server gepflegt werden, werden nicht mehr aktualisiert.
Ausfallsicherheit OAB-Speicher Der öffentliche kann auf mehrere Server repliziert werden. Clients wählen automatisch einen aktiven Server Der öffentliche kann auf mehrere Server repliziert werden. Clients wählen automatisch einen aktiven Server

Auch bei der Nutzung mehrere OABs bleibt die Globale Adressliste als solche weiter vorhanden, aber kann über Berechtigungen gegen eine Benutzung durch normale Anwender verborgen werden.

Beachten Sie aber, dass ein normaler Client wie Outlook immer nur "GENAU EIN" Offline Adressbuch herunterladen und nutzen kann. Ein Client kann zwar aus mehreren Adressbüchern eines auswählen, aber offline verfügbar ist immer nur ein Adressbuch.

Replizieren oder Erstellen

Eine generelle Frage stellt sich bei der Konfiguration der Offline Adressbücher natürlich jedem Administrator: "Ist es günstiger, ein OAB zentral zu erstellen oder zu replizieren"

Mit Exchange 2000/2003 ist es möglich, mehrere Adressbücher mit dem gleichen Inhalt anzulegen. Somit ist es in einer verteilten Umgebung denkbar, dass es z.B. eine globale Adressliste gibt, die aber von fünf Servern in fünf eigenständige Offline Adressbücher umgesetzt wird. Jeder der Server steht auf einem eigenen Kontinent. Damit würde jeder Kontinent unabhängig ein OAB erhalten. Die Vorteile wären:

Nachteile sind aber:

Zudem sollten Sie sich Gedanken über die Änderungen machen. Wenn 100 Anwender von ihrem Server die Änderungen seit dem letzten Download herunter laden, dann ist das eine ungleich höhere Belastung für LAN und WAN, als wenn die Änderungen von einem zentralen Server über eine Replikationsmail an den öffentlichen Systemordner vor Ort gehen. Sie können anhand der Beschreibung auf Exchange Offline Adressbuch anlegen in den Systemordner schauen und die Größe der Änderungen ermitteln. Sie werden erstaunt sein, wie klein diese Daten sind im Vergleich zu den Mails der Anwender untereinander.

Best Practice

Ich stelle drei Beispielszenarien vor, um eine mögliche Konfiguration von Offline Adressbüchern aufzuzeigen. Bei der Betrachtung werden folgende drei Kriterien genauer beleuchte:

Daraus ergeben sich folgende Beispiele:

Kleine Firma

Wir gehen von einer kleinen Firma aus, die einen Exchange Server hat. Hier sind keine Besonderheiten zu berücksichtigen und die Standardinstallation von Exchange hat schon alle Einstellungen korrekt gesetzt hat.

Hier können Sie auch nicht viel mehr optimieren.

Mittlere Firma

Interessanter wird es, wenn die Firma mehrere Standorte hat und damit auch mehrere Exchange Server installiert sind.

Die Kosten für die Replikation sind vernachlässigbar, da die Inhalte und Änderungen eher klein sind. Über den einen Server zur Erstellung und die Replikation ist aber sicher gestellt, dass alle Kopien auf dem gleichen Stand sind.

Großunternehmen/Hosting

Hier ist nun die große Änderung die Anforderung der begrenzten Sichtbarkeit und

Weitere Links

Keywords:OAB OfflineAddressBuch