öffentliche Ordner - Eigenschaften

Was ist nun mit dem Platz in den Ordnern. Kann ich als Administrator hier eine Grenze setzen. Was geht noch alles ?

Berechtigungen

Siehe eigene Seite Berechtigungen

Ordnergrößen und Verfallszeit

Nun landen Nachrichten und noch viel mehr in öffentlichen Ordnern, Wie steht es da mit dem Platz ?

Es gibt bei Exchange eine globale Einstellung auf dem öffentlichen Informationsspeicher, mit der wir eine Warngrenze einstellen können. Ab dieser Grenze bekommt der jeweilige Ordnerbesitzer eine Information. Zusätzlich können wir je Ordner einstellen, ob wir den Standardwert nutzen wollen, oder wir für diesen Ordner individuelle Einstellungen vereinbaren.

Ich kann in öffentlichen Ordner mit Exchange 5.5. keine Speicherlimits einstellen. Einzig eine "Warnung" kann ich mit Exchange 5.5. einstellen. Wird diese Schwelle überschritten, bekommt der Ordnerbesitzer eine Nachricht. Die Einstellung wird im Exchange Administrator - öffentliche Ordner - Ordnername - Eigenschaften -Grenzwerte eingestellt. Die Einstellung ist je Ordner, kann aber auch auf untergeordnete Ordner angewendet werden (Checkbox auf auf der Hauptseite

Erst Exchange 2000 bietet hier auch die Möglichkeit, feste Grenzen einzustellen, die nicht überschritten werden dürfen. (Exchange Systemmanager - öffentliche Ordner - Ordnername - Eigenschaften.

Diese Grenzen werden in der gesamten Organisation repliziert und gelten damit auf allen Replikationen 

Nützlich ist die Option, eine Verfallszeit (in Tagen) einzustellen. Damit werden alte Elemente automatisch gelöscht. Damit können Sie ihren Faxeingang z.B. automatisch leeren lassen, in dem sich meist Werbefaxe und Angebote von Zulieferern sammeln. Wichtige Faxe können sie ja rechtzeitig in einen Kundenordner verschieben. 

Regeln und Skripte

Je Ordner können wir Regeln und Skripte hinterlegen, welche bei entsprechenden Voraussetzungen aktiv werden. Normalerweise beginnen Sie mit Regeln, um einfachste Aufgaben zu erledigen. Hiermit können sie die meisten "Auto Antwort Regeln" oder "Weiterleiter" erstellen, z.B. Um über eine Veränderung in einem Ordner informiert zu werden.

Aber sehr schnell bemerken Sie die Grenzen dieser Regeln und wünschen Sich mehr. Dann ist es an der Zeit,  etwas Windows Skripting Host zu lernen und ihre Skripte zu schreiben. Diese können dann nahezu alles mit der Nachricht anfangen. Auf Basis solcher Skripte lassen sich wunderbar ganze Workflow-Systeme entwickeln und mehr. Leider bin ich nicht mehr genug Programmierer, um mich hier auch auszulassen, aber dafür gibt es andere MVPs, wie Siegfried Weber, der auf http://playground.doesntexist.org/?category=Exchange  jede Menge Beispiele für Sie bereithält. Weitere Informationen zu Regeln finden Sie unter Regeln und bei Exchange Events und Skripte.

Ansichten

In jedem Ordner können sie zudem Ansichten definieren, die die visuelle Anzeige der Inhalte in Outlook steuern. Sie können über Ansichten z.B. die angezeigten Spalten verändern, Sortierungen vorgeben oder vorgefertigte Filter bereitlegen. Dies ist ein sehr starkes Mittel um große Datenmengen zu organisieren.

Sie können je Ordner auch die Ansicht vorschreiben oder die Nutzung auf bestimmte Ansichten beschränken. (Mit Outlook bei den Eigenschaften des Ordners)

  • 827555 An incorrect number of unread items may be displayed für public folders in Exchange 2000 Server SP3

Formulare

Zuletzt möchte ich ihnen nicht verschweigen, dass sie auch Formulare an einen Ordner heften können. Hiermit können Sie die Eingaben in diesen Ordner sehr gut steuern. Sie können quasi jede Mail verhindern, die nicht dieses Formular nutzt.

Spielen Sie "vorsichtig" damit, denn schnell kann ein Workflow oder eine externe Mail nicht mehr zugestellt werden, nur weil sie nicht das passende Formular nutzt. Und natürlich auch diverse Problemchen.

Hintergrund: Früher wurden E-Mails an einen öffentlichen Ordner dort auch als Mail abgelegt. Mit der Einführung von Exchange 2000/2003 war  es dann plötzlich so, dass Nachrichten an einen öffentlichen Ordner keine "Mail" (IPM.Note) sondern "Postings" (IPM.Post) waren. Der KB 8178009 aber zeigt eine Lösung auf, die es mit einem Exchange 2003 PostSP1 oder Exchange 200 PostSP4 Hotfix gibt. Über folgenden Registrierungsschlüssel können Sie Exchange anweisen, wieder ein IPM-Note zu schreiben

HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeIS\
<ServerName>\Public-<GUID>\Incoming defaults to IPM.Note:DWORD = 1

Mittlerweile benötigen sie aber nicht mehr den Hotfix, sondern es reicht, wenn Sie Exchange 2003 SP2 oder Exchange 2000 SP4 bzw. neuere Servicepacks installieren.

Gelöschte Objekte

Wenn Sie in einem Ordner ein Element löschen, dann können Sie diese auch wieder Zurückholen, wenn Sie den Ordner markiert haben. (Outlook - Extras - gelöschte Elemente wiederherstellen). Die Elemente landen aber nicht in ihrem Papierkorb.

Der Administrator muss dazu aber die Zeit, wie lange gelöschte Elemente gehalten werden auch entsprechend konfigurieren. Als Standard steht hier "0 Tage" drin. Dies ist für den Informationsspeicher als auch je Ordner einstellbar.

  • Q189300 unable to Recover Nested Public Folder
  • Q228934 XCLN: understanding Deleted Item Recovery
  • Q180117 XADM: Recovering Deleted Items from a Public Folder
  • Q246037 XADM: Public Folders and Deleted Item Recovery in Exchange Server

Volltextindex

Wenn wir in unseren Ordnern viele Informationen halten, dann stellt sich auch die Frage, wie wir diese Informationen wieder finden. können wir die Inhalte von öffentlichen Ordnern durchsuchen ?.  Ja und Nein. 

Mit Exchange 5.5 können wir mit Outlook sequentiell die Ordner durchsuchen. Ein Teil der Anfragen führt der Server selbst aus. Aber Volltextsuchen und andere Besonderheiten sind nicht durch den Server zu leisten. Der Microsoft Site Server soll öffentliche Ordner indizieren können und z.B. als Webseite anbieten können. Getestet oder gebraucht habe ich das selbst aber noch nie.

Exchange 2000 liefert einen Volltextindex gleich eingebaut mit. Der Store indiziert in Echtzeit die Dokumente. Diese Funktion muss aber erst aktiviert werden und mit Hauptspeicher sollten Sie nicht knausern. Unter 512 Megabyte RAM sollten sie nicht anfangen. Zudem bleibt immer noch die Frage, wie sie diese Indexfunktion dann auch nutzen. In der Regel dürfte ein Webbrowser zusammen mit dem neuen Outlook Webzugriff von Exchange 2000 die Methode der Wahl sein. Outlook 2000 und früher können mit dem Index noch nicht richtig viel anfangen.