Archivieren - Rechte und Gesetze

Achtung:
Diese Seite stellt keine Rechtberatung dar, sondern ist eine Sammlung von Links zum Thema Archivierung. Welche Aspekte für Sie und ihre Firmen relevant sind, sollten Sie mit ihrem Steuerberater, Finanzamt und Vertragsanwalt klären. Ich darf, will und kann keine verbindliche Auskunft erteilen.

Whitepaper der PRW Rechtsanwälte München
http://www.prw.de/prw/gallery/Whitepaper/MSExchangeServer2010.pdf.

Zum Whitepaper der PRW Rechtsanwälte München:
Hier erhalten Administratoren, Consultants und Geschäftsführer einen Überblick über die rechtlichen Aspekte einer Archivierung vom Fachmann. Zudem wird klar Stellung zu Funktion der Exchange 2010 Archivierung bezogen. Eigentlich hätte ich solche Aussagen zur Exchange 2010 Archivierung von Microsoft erwartet. Durch einen unabhängigen Rechtsanwalt ist es noch wertvoller. Es fehlen zwar noch die Veränderungen von Exchange 2010 SP1 auf Betrieb (Stichwort eigene Datenbank/Server für das Archiv) aber dies mindert nicht die Aussagekraft des Dokuments. Mein Ratschlag: Jeder Administrator und IT-Leiter sollte den Inhalt kennen und sich zu gegebener Zeit mit der Thematik beschäftigen, ehe das Finanzamt einen Strick draus drehen kann.

Ihre Aufgabe ist die Führung des Betriebs unter Einhaltung gesetzlicher Vorschiften. Schon aus der Haftungsfrage dürfen Sie das Thema Archiv nicht ignorieren. Diverse Gesetze (nicht erst seit neuester Zeit) fordern die Sicherung bestimmter Informationen für eine bestimmte Zeit. Ohne Archivsoftware können Sie diese Anforderungen nicht erfüllen.

Daher sind natürlich rechtliche Randbedingungen für sie primär von Interesse:

In den letzten Jahren hat sich einiges geändert. Hier einige Anhaltspunkte zur Thematik. Aber jeder Verantwortliche sollte sich selbst ein Bild machen. Die hier gemachten Angaben sind ohne Gewähr:

Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereit gehalten werden?

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.

"10. Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?

Für den Datenzugriff sind die neuen Archivierungsvorschriften in Abschnitt III der „GDPdU“ zu beachten. Daneben gelten die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung. § 147 Abs. 2 der Abgabenordnung enthält Bestimmungen zur Form der Aufbewahrung. Die Regelung ist bewusst so gefasst worden, dass sie keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorschreibt. Empfangene Handels-oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege dürfen nur auf solchen DV-Systemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Bei den anderen Unterlagen genügt eine inhaltliche Übereinstimmung. Nähere Regelungen zur Datensicherheit (z.B. Schutz vor unberechtigter Veränderung, Verlust, Vernichtung der Datenträger) enthält Tz. 5 der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS -(Bundessteuerblatt 1995 Teil I S. 738 ff.)."

Wie sie sehen bringt die neue elektronische Welt nicht nur Vorteile, sondern auch handfeste Pflichten, die ebenso erfüllt werden müssen, aber bei der Planung oft nicht berücksichtigt werden.

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