Archivieren mit Hausmitteln

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Für all jene, die keine Archiv Software einsetzen können, müssen oder wollen, aber die Zunahme der Exchange Datenbanken Kopfschmerzen bereitet, dem seien hier einige mögliche Alternativen aufgezeigt.

  • Postfachlimit als Hilfsmittel
    Kein Ersatz für ein Archiv, aber ein Weg die Datenbank nicht unbegrenzt wachsen zu lassen
  • Mailbox Manager
    Als Administrator bestimmte Nachrichten einfach löschen ist sicher nicht der richtige Weg eines "Archivs".
  • Outlook Archivierung
    Was kann Outlook leisten ?
  • Exmerge
    Der erste Schritt zu einer einfachen Archivierung
  • Exchange einfach wachsen lassen
    Ohne Archiv müssen Sie große Server bauen
  • Nachrichtenjournal und Archivpostfach
    Noch ein Weg, die Informationen zu erhalten zwecks Archivierung
  • Veritas Remote Storage
    Wenn es nur die Anlagen sind, dann kann die Auslagerung von Anlagen helfen.

Allerdings dürften die wenigstens vor dem Gesetz als "Archiv" akzeptiert werden.

Postfachlimit bremst Anwender

Über ein Postfachlimit kann ich den Benutzern signalisieren, dass sie mehr Speicher benutzen, als sie eigentlich verwenden sollten. Damit nerve ich den Anwender, dass er alte Nachrichten bitte löscht. Hierbei sind nun aber einige Punkte zu beachten:

  • Tote oder selten genutzte Postfächer
    Solche Konten sehen diese Informationsnachricht gar nicht und löschen daher auch nichts. Das Postfach wird im Gegenzug immer größer. Also hilft hier das Limit nur, wenn auch kontrolliert wird.
  • Benutzer von unterwegs
    Gerade Personen im Außendienst oder daheim, die nicht über Outlook verfügen und temporär per Browser oder POP3 arbeiten, können alte Nachrichten nur sehr umständlich löschen. Das kostet viel Zeit und damit auch Geld
  • Zeitaufwand für Löschen
    Auch Benutzer im LAN mit Outlook benötigen Zeit, all ihre Ordner nach alten Nachrichten zu durchforsten und zu löschen. Oft liest der Anwender die Nachricht noch einmal, damit er entscheiden kann, ob er sie Löschen kann. Der Zeitaufwand und damit die Kosten sind immens. Eine größere Exchange Datenbank kann hier unterm Stich wirtschaftlicher sein.
  • Benutzer umgehen Exchange
    Anwender, die ihre Nachrichten nicht löschen wollen, werden sich einen Ausweg suchen. Und das ist das Abspeichern in PST-Dateien. Im Sinne der Firma ist dies keinesfalls, da die Datei lokal nicht gesichert und geschützt ist und eine Ablage auf dem Server mit auch nicht richtig weiterhilft. Schlimmer noch die Netzwerklast und den Speicherbedarf sogar noch erhöht.

Damit kann dieses Limit ins Gegenteil umschlagen und die Gesamtkosten für den Betrieb stark erhöhen. Daher sind andere Lösungen zu Management von Exchange Speichern und Archiven gefragt.

Mailboxmanager

Mit Exchange 5.5. Service Pack 2 und Exchange 2000 ist der Mailbox Manager als optionale Komponente hinzu gekommen. Dieses Programm auf dem Exchange Server kann entsprechend vorgegebener Regeln Nachrichten mit einem bestimmten Alter aus den Postfächern in andere Ordner verschieben oder direkt löschen.

Damit wird dem Benutzer die Arbeit abgenommen, alte Nachrichten zu sichten und bei bedarf zu löschen. Der Mailbox Manager löscht oder verschiebt die Nachrichten ohne Rückfrage. Inwieweit dies legitim ist (Nachweispflicht von Nachrichten) und das Vertrauen der Anwender in Exchange nicht komplett zerstört (Der Anwender sieht nur den "Verlust" der Nachricht) lasse ich dahin gestellt.

Mag sein, dass der Mailboxmanager für Systeme eine Lösung ist, bei denen z.B.: tausende Anwender auf Exchange Arbeiten und Nachrichten nach einer bestimmten Anzahl von Tagen abgeholt sein müssen. So kann ein Internet Provider arbeiten, dessen Clients per POP3 die Nachrichten abholt und löscht. Aber ob in einer Firma mit der kompletten Funktionalität von Outlook auch so verfahren werden kann, muss jeder selbst entscheiden.

Outlook archiviert

Nur der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch Outlook selbst archivieren kann. Die Autoarchivierung macht es dem Anwender sogar sehr leicht, alte Nachrichten zu archivieren.

Aber mit einer Archivierung hat diese Funktion von Outlook nun gar nichts zu tun. Outlook lagert hinter den Kulissen einfach nur ältere Elemente in eine Archivdatei (Archiv.pst) aus. Mehrere Generationen sind ebenso wenig möglich, wie die Sicherheit. ähnlich wie bei einer lokalen PST-Datei ist Backup und Zugriffschutz völlig ungeklärt. Zudem gibt es immer noch das 2 GB Limit für die PST-Dateien, was einer echten Archivierung entgegen spricht.

Also ist auch das kein Archiv, sondern nur ein Weg, das Postfach zu leeren und ein Vielfaches an Platz in einer unsicheren PST-Datei zu belegen.

  • Q258277 XCLN: How to Disable AutoArchive and Personal Folders
  • Q239702 OL98: An Overview of Archive and AutoArchive
  • Q175255 OL97: AutoArchive Generates Error when Personal Folders Disabled

Exchange Archive mit EXMERGE

Eine Archivierung am Arbeitsplatz scheidet somit aus, weil es nur das LAN und den lokalen PC belastet und auch der Anwender mitspielen muss. Also bleibt einzig die Server basierte Archivierung. Eine "Low cost" Variante bekommt jeder Administrator mit Exchange mitgeliefert.

Das Programm EXMERGE erlaubt es, serverseitig alle Postfächer zu öffnen und die Inhalte zu exportieren. Aktuelle Versionen erlauben es auch, Bedingungen (z.B. das Alter oder der Betreff) einzugeben, welche Objekte exportiert werden. Der manuelle Weg lautet daher:

  • EXMERGE auf dem Server starten
  • ältere Inhalte in einzelne PST-Dateien exportieren oder verschieben
  • PST-Dateien Archivieren (z.B. Band, CDR etc.)

Für die Durchführung brauchen Sie neben den notwendigen Rechten entsprechend temporär Platz auf dem Server (oder dem CD-Brennrechner) für die PST-Dateien und etwas Zeit.

Sind nun Nachrichten zu restaurieren, können Sie dem Benutzer einfach seine PST-Datei auf einem Netzwerklaufwerk bereitstellen, die er dann zusätzlich für die Zeit der Recherche einbinden kann. Es bleibt ihnen überlassen, mit welchem Zeitplan Sie diesen Vorgang durchführen. ACHTUNG: Eine PST-Datei, die von CD kopiert wird, ist meistens auch auf der lokalen Festplatte "Read only". Das führt unweigerlich zu einem Fehler. Damit Outlook eine PST-Datei öffnen kann, muss er schreibend darauf zugreifen können.

Statt Archiv: Exchange wachsen lassen

Eine andere Alternative zur Archivierung ist keine Archivierung. Einige Administratoren scheuen den Aufwand und die Kosten für die Einführung einer Archivlösung. Die Kosten sind hier meist 6-stellig, da Bandwechlser samt Ansteuerung und Material nicht günstiger zu erhalten sind. Daher wird hier doch ein Limit auf Postfächer gesetzt und die Benutzer damit teilweise behindert bzw. gebremst. Schulungen und ein effektives Management der Datenmengen helfen hierbei. für einige Firmen dürfte Exchange 2000 mit der Möglichkeit mehrerer Speichergruppen gerade richtig kommen, um das Wachstum der EDB-Dateien auf mehrere Festplatten zu verlagern. Im Falle eines Falles ist dann nur die betroffene Speichergruppe zu restaurieren und zu prüfen.

Exchange Datenbank wird nicht kleiner

Die Datenbank wird durch alle Archivvorgänge zwar "leerer" aber nicht kleiner. Dies liegt in der Natur der Exchange Datenbank. Gelöschte Elemente werden nicht sofort frei gegeben, sondern für einige Zeit in der Datenbank gehalten, Damit können diese bei entsprechender Konfiguration wieder zurück geholt werden. Aber auch wenn diese Haltezeit abgelaufen ist, werden die entsprechenden Datenbankseiten nur als "frei" gekennzeichnet und wieder verwendet. Die Dateigröße der Datenbank wird nicht kleiner

Dies ist nur durch eine Offline Defragmentierung mit dem Programm ESEUTIL zu erreichen. Ist macht aber nur Sinn, wenn wirklich viel Platz frei geworden ist, so dass sich die Downzeit rentiert durch mehr Platz im Dateisystem und kürzere Backupzeiten.

Nachrichtenjournal und Archivpostfach

Unter dem Begriff Journal wurde ab Exchange 5.5 SP3 und mit Exchange 2000 die Funktion beschrieben, dass alle Nachrichten, die durch den Exchange Server übertragen und zugestellt werden, in einem besonderen Postfach abgelegt werden. Dieses enthält dann ALLE Nachrichten aller Personen als Kopie. Diese Funktion erlaubt es, alle Nachrichten der Anwender zu sichern und langfristig zu archivieren. Quasi ein Nachrichtenprotokoll.

Auch dies fällt unter "Archiv", wobei hierbei die Originaldaten im Postfach der Anwender natürlich nicht gelöscht werden.

  • Exchange 5.5
    Bitte lesen Sie das README zum Service Pack 3 oder 4, um die notwendigen Änderungen durchzuführen.
    Q239427 XADM: How to Enable Message Journaling in Exchange Server 5.5
  • Exchange 2000
    Im Exchange-System-Manager unter den Eigenschaften des gewünschten Postfachspeichers ist auf der Karteikarte "Allgemein" der Haken zu setzen bei "Alle von Postfächern in diesem Informationsspeicher gesendeten oder empfangenen Nachrichten archivieren". Hier ist auch das Zielpostfach für diese Nachrichten anzulegen.

    Sofern das Zielpostfach nicht in der gleichen Datenbank liegt, wird die Datengröße natürlich rapide zunehmen.

Nutzen Sie diese Option mit Bedacht, da sowohl der Datenschutz und auch Datenmenge zu beachten sind. Zudem werden verschlüsselte Nachrichten natürlich nur verschlüsselt gespeichert und sind damit zwar archiviert aber nur für den Empfänger lesbar.

  • 843494 The "Journaling with Exchange Server 2003"
  • Journal

Exchange ArchivSink

In Exchange 2000/2003 kann der Administrator im virtuellen SMTP-Server mit SMTP-Sinks ebenfalls alle Mails, die per SMTP übertragen werden, extrahieren lassen':

Microsoft Exchange Server ArchiveSink
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=5d3475bd-6915-4110-959d-6e4cb233d79d&displaylang=en

Overview
Use Exchange 2003's enhanced ArchiveSink to log all message and recipient
details of an e-mail message für incoming and outgoing messages on an
Exchange server. ArchiveSink, a diagnostic tool, is a custom script that
enables message archiving. When message logging is enabled, ArchiveSink will
create an additional XML file für each message that is archived.

Siehe auch Exchange 200x Event Sinks

Exchange 2007 Export-Mailbox

Exchange 2007 erlaubt über das PowerShell CMDLet "Export-Mailbox" den Inhalten von Mailboxen zu exportieren. Allerdings erlaubt dies aktuell nur einen "Export" in ein anderes Postfach und keinen Export in PST-Dateien, Datenbanken oder als MSG-Dateien in ein Dateisystem. Insofern ist dieses Commandlet erst mal nur eine unglückliche Namenswahl für die Funktion "CopyContent"

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