Archivieren mit Exchange

Stellen sie sich mal folgende Konversation vor.

Hallo Chef: Ich hab keinen Platz mehr auf dem Schreibtisch. Was soll ich machen ?

1. Werfe alte Sachen in den Müll (Löschen)
2. Soll ich die Akten zuhause lagern ? (PST auf Notebook, Kein Backup, Keine Absicherung)
3. Soll Ich Sie auf den Tisch im Konferenzraum stapeln (PST auf Server:)?

Nein: Der Bürobote soll sie ins Archiv im Keller der Firma tragen.

Was sich so selbstverständlich anhört, ist bei weitem noch nicht bei allen Firmen angekommen. Die Fragestellung nach einem Archiv ist nicht nur bezüglich Exchange außerordentlich wichtig, sondern auch andere Datenquellen in ihrem unternehmen sind eventuell nicht nur Archiv-würdig sondern sogar Archiv-pflichtig.

  • Archivierung - Rechte und Gesetze
    Dieser kurze Ausflug kann ihnen als Geschäftsführer ein paar Fakten liefern, warum Sie das Thema "Archiv" genauer beleuchten sollten und warum die Mittel für solch ein Projekt sinnvoll eingesetzt sind.

Natürlich kostet die Einführung eines Archivsystems auf der einen Seite eine Stange Geld, aber lesen Sie erst einmal weiter, was Sie dafür bekommen, wenn Sie es richtig anstellen. Lesen Sie folgende drei Aussagen in Ruhe durch:

  • 100% ihrer Daten liegen heute auf ihren Dateiservern, Datenbankservern und natürlich Exchange Servern
  • 90% aller Zugriffe erfolgen auf Informationen, die jünger als wenige Wochen oder Monate sind
  • 90% aller gespeicherten Informationen sind aber älter als ein paar Wochen oder Monate.

Genaue Zahlen zu ihrem Datenbestand können Sie über Analysen (Last Accessed-Date, Last Modified Date) erhalten.

Zugriffsverteilung 

Es ist aber unbestritten, dass Server viele Daten vorhalten, auf die gar kein sehr schneller Zugriff mehr erfolgt bzw. Unbedingt erfolgen muss. Genau diese Datenmengen sind Kostentreiber im unternehmen. Archivierung hilft nicht nur dabei, Daten langfristig zu sichern, sondern auch die aktiven Server von Ballast zu befreien.

Argument Ohne Archiv Mit Archiv
Platz

Sie müssen immer größere Festplattenkapazitäten vorhalten. Das Daten gelöscht werden, ist eher selten und oft gar nicht erlaubt

Nur die tatsächlich erforderlichen Daten bleiben vorhanden. Selten benötigte Daten werden einfach auf andere Server verlagert

Performance

Alle Daten kommen von schnelle Server. Allerdings muss dieser auch historische Daten liefern, die seine Cacheline verschlechtert.

Der Server liefert die wichtigen Daten besonders schnell aus, während historische Daten vom Archiv zwar etwas langsamer, aber immer noch schnell genug geliefert werden.

Datensicherung

Die meisten Programme sichern Tag für Tag immer wieder die gleichen (alten) Daten mit. Das kostet Laufzeit, Bandkapazität. Missbrauchen Sie ihre Backup nicht als Langzeitarchiv. Dazu ist es zu teuer. Nur wenige Produkte nutzen intelligente Differenzverfahren (z.B. TSM)

Die Datensicherung muss nur die geringere Datenmenge  auf den Servern sichern. Nicht mehr verändere Daten sind im Archiv sicher aufgeboben, welches andere Sicherungsstrategien anwenden kann. (WORM etc.)

Einzel Recovery

Werden Teildaten gelöscht, dann müssen diese mühsam vom Backup restauriert werden. Teilweise geht dies nur durch einen kompletten Restore der Datenbank (Recovery Storage Group) oder Vorkehrungen durch teure Einzelsicherungen. Löscht ein Benutzer eine Datei ehe diese gesichert wurde, ist sie meist verloren.

Entsprechende konfiguriert kann das Archiv jedes Element sehr schnell als Kopie erhalten und sogar versionieren. So reduzieren Sie auch die Verluste zwischen letztem Backup und dem Ausfall. Auch die Wiederherstellung einzelner Elemente ist nach Jahren einfach möglich.

Desaster Recovery

Große Datenmengen erfordern besondere Maßnahmen, um bei einem Datenverlust dieser wieder herzustellen. Wenn ein Restore zu lange dauert, dann werden Zwischenlösungen gesucht wie Schattenkopien, Backup2Disk, Replikation der Daten oder Datenbanken etc.

Wenn vielleicht nur 70% der Daten vom Server auf ein Archiv verlagert wurden, dann kann der Server sehr viel schnelle wieder bereit gestellt werden. Ein Ausfall des Archivs dauert zwar wieder länger, aber ist ungleich unkritischer, da die laufenden Geschäfte fast immer weiter gehen können. Nur historische Daten sind temporär nicht erreichbar.

Suche

Sie müssen wissen, in welchem Datentopf sie die Information suchen müssen und die Suchfunktionen sind nicht immer sehr ausgereift, d.h. langsam und nicht Bestandsübergreifend.

Fast alle Archivsysteme erlauben die Suche im Bestand. Im Archiv sind aber nicht nur Mails, sondern auch Dateien, Faxe und andere Quellen, die dann über eine Suchmaske gefunden werden können.

Rechtliche Aspekte

Eingehende Mail kann ein Benutzer vor dem nächsten Backup löschen und als Firma kann man maximal nachweisen, dass die Mail zugestellt wurde. Inhalte sind aber weg.

Alles was empfangen wird, kann als Kopie im Archiv landen. Keine Mail geht verloren und jede Kommunikation ist nachvollziehbar.

Die Frage einer Archivierung ist also weniger ein Ja oder Nein, sondern eher ein Wie. Archivierung ist ein Baustein der Dreiergruppe "Datensicherung (Backup), Datenarchiv (Bestandsicherung) und Datenmigration (HSM). Zwar gibt es auch rechtliche Aspekte, die eine Archivierung erforderlich machen, aber die betriebswirtschaftlichen Vorteile sind ebenfalls zu bewerten.

Wenn Sie jetzt neugierig geworden sind, dann sind die folgenden Seiten für Sie sicher auch interessant:

  • Archivierung - Rechte und Gesetze
    Dieser Kurze Ausflug kann ihnen als Geschäftsführer ein paar Fakten liefern, warum Sie das Thema "Archiv" genauer beleuchten sollten und warum die Mittel für solch ein Projekt sinnvoll eingesetzt sind.

Für die technischen und administrativen Belange, enthalten die folgenden Seiten weitergehende Informationen:

  • Aufgabenstellungen
    Welche Aufgabenstellungen sollte ein ein Archivsystem erfüllen?
  • Komponenten
    Zum besseren Verständnis finden Sie hier die einzelnen Bausteine einer Archivsoftware
  • manuellen Hilfsmittel
    Wenn Sie kein Geld ausgeben können oder wollen, gibt es einige alternativen zur Archivierung mit einer eigenen Software. Teilweise können Sie mit Hilfsmitteln von Exchange oder Outlook eine Art Archiv erstellen, wobei hier das Ziel fast immer die Reduzierung des Speicherbedarfs der Exchange Maildatenbank ist. Den rechtlichen Anforderungen an ein Archiv kommen Sie damit kaum näher.
  • Archivprodukte
    Übersicht und Links zu verschiedenen Archivprodukten
  • MSXFAQ Archivkonzept
    Ich habe mir losgelöst von aktuellen Produkten selbst einmal meine Gedanken gemacht, welches Anforderungen und Funktionen ein Archivsystem sinnvoll sein könnten. Bislang habe ich aber kein Produkt gefunden, welches dies abdecken kann, auch wenn einige schon sehr nahe dran sind.
  • Archivieren von Prozessmails
    Gedanken zur nachweisbaren Ablage von Prozessmails
  • Archiv Appliance
    Ein anderer Ansatz zur Archivierung.
  • Journal
    Beschreibung der Journalfunktion, welche bei der Archivierung von Nachrichten eine wichtige Rolle spielt.
  • Postfachaufteilung
    Eine Möglichkeit, alte Daten eines Postfachs gesondert bereit zu stellen.
  • ArchivMailbox
    Exchange 2010 bringt eine weitere Komponente mit ins Spiel

Outlook AutoArchiv

Der Vollständigkeit halber komme ich hier auch auf die "Outlook Autoarchivierung" zu sprechen, welche sicher bekannt aber deren Einsatzspektrum nicht jedem bewusst ist. Die Funktion gibt es seit Outlook 97 und erlaubt es Mitarbeitern auf dem Desktop alte Elemente in eine PST-Datei zu extrahieren. Nutzen die Mitarbeiter dabei schon den Outlook Cached Mode (Seit Outlook 2003), dann werden die fraglichen Dateien aus der OST-Datei in eine PST-Datei kopiert und dann gelöscht. Der Löschbefehl entfernt das Objekt aus der OST-Datei und über die Replikation aus dem Exchange Speicher. Die EDB-Datenbank wird aber nicht kleiner, sondern nur "leerer". OST-Datei werden die Elemente vom Server über die Leitung zum Client übertragen und dort in eine PST-Datei kopiert und dann auf dem Server gelöscht. Dies bedeutet also eine entsprechende Server und LAN-Last und ist langwierig, wenn es sich um mobile Anwender handelt. Ein echtes Archiv ist es aber nicht, da die PST-Datei natürlich zu sichern ist und nicht gegen nachträgliche Löschungen geschützt ist. Die PST-Datei sollte nicht auf dem LAN liegen. für Exchange Administratoren ist es also viel interessanter, serverseitig zu archivieren. Die Outlook Client Archivfunktion ist also eher mit einer lokalen HSM-Lösung zu vergleichen um die primäre PST-Datei eines Privatanwender mit POP3/IMAP4-Verbindung an sein Providerpostfach klein (und damit schnell) zu halten

Allerdings kann diese Archivfunktion durchaus interessant sein, um Postfächer zu reduzieren und für eine Migration vorzubereiten. Sind die Exchange Postfächer "klein", dann kann auch die Migration natürlich schneller erfolgen. Dies gilt insbesondere bei einer Migration "CrossOrg", bei der Postfächer einer Firma in eine andere Firma übertragen werden. Da kann es durchaus interessant sein, die Datenmenge der Quelle zu reduzieren um z.B.: nur die Mails der letzten 6 Monate zu migrieren und alle älteren Objekte später zeitunkritisch über eine PST-Datei wieder einzubinden oder direkt in das Archiv zu bringen.

  • 290847 Description of archiving and the AutoArchive feature in Outlook
  • 239652 Description of Archive and AutoArchive feature in Outlook 2000
  • 239702 OL98: An Overview of Archive and AutoArchive
  • 239704 OL97: An Overview of Archive and AutoArchive
  • 830119 Description of the AutoArchive feature in Outlook 2007 and in Outlook 2003
  • 260217 Calendar items are not archived as expected when you use the Archive or AutoArchive features in Outlook
  • 197899 Recurring appointments are not archived

Weitere Links

Leitfaden Archivierung von Dokumenten
http://www.zvei.org/Verband/Publikationen/Seiten/Leitfaden-Archivierung-von-Dokumenten.aspx

BITKOM-Broschüre zu Archivanforderungen
http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_GDPdU_Version_3.0_-_Dezember_2006.pdf  840 Kilobytes