Org2Org Migration Problem

Durch den umzug in eine neue Organisation ändern sich jede Menge interne Informationen und der Anwender erhält danach die komplette neue globale Adressliste. Auch Stellvertreter und Regeln und meist auch eigene Kontakte, solange diese auf den alten X.400 Adressen basieren, werden nicht mehr funktionieren. Exchange kennt natürlich auch hier Hilfen, z.B. indem die migrierten Benutzer zu ihren neuen Adressen auch noch die alten Mailadressen erhalten und der alte LegacyExchangeDN (Siehe auch ) zudem als X.500 Adresse migriert wird.

Aber auch auf dem Client muss das MAPI-Profil angepasst werden. Eventuell vorhandene OST-Dateien müssen in der Regel neu aufgebaut werden. Und das sind bei weitem nicht alle Punkte. Hier eine immer noch unvollständige Auflistung:

  • Windows Benutzerkonto
    Wird nicht mit "Associated External Accounts" gearbeitet, dann muss sich der Anwender mit einem neuen Windows Benutzerkonto anmelden. Je nach dem wie dieses umgestellt wurde (ADMT, Neuanlage etc.) sind seine Windows Profileinstellungen und Berechtigungen teilweise oder ganz ungültig geworden. Das betrifft natürlich auch die Einstellungen von Outlook, sofern diese im Windows Profil gespeichert sind.
  • Mailverlust
    Während der Migration der Inhalte könnten weiterhin Mails in das Postfach zugestellt werden. Dabei kann es passieren, dass MailMig diesen Ordner aber schon exportiert hat. Die neuen Mails werden also nicht mehr mit migriert und sind nach dem Löschen des Postfachs nicht mehr vorhanden. Dies kann reduziert werden, wenn z.B. die Connectoren und virtuellen SMTP-Server gestoppt werden. Allerdings bleibt immer ein Restrisiko, dass andere Benutzer im Postfach eine Objekt als Stellvertreter ablegen.
  • Gelöschte Mails kommen zurück
    Bei einer Migration von kann man mit MailMig auch "mehrfach" migrieren. Man kann nämlich erst einmal alle Inhalte vorab migrieren und wenn die umschaltung erfolgt dann noch einmal nur die Änderungen nach migrieren. So kann man die Downtime bei großen Datenbeständen reduzieren. Allerdings kann sich ein Anwender natürlich wundern, wenn er eine Mail gelöscht hat und diese dann im Zielsystem doch wieder auftaucht.
  • Mail unzustellbar
    Wenn alle Mails migriert wurden, dann sollte das Quellpostfach möglichst schnell "geschlossen" werden. Das geht, indem das Postfach gelöscht und ein Kontakt mit der Weiterleitungsadresse auf das neue Postfach oder im bestehenden Postfach eine Weiterleitung eingerichtet wird. Bei erstem gibt es einen Zeit in der der Anwender nicht erreichbar ist und die Mails als "unzustellbar/unbekannter Empfänger) quittiert werden.
  • MAPI-Profil (Siehe auch  MAPI-Profile)
    Neue Organisation hat einen neuen Namen. Damit funktioniert das bisherige MAPI-Profil nicht mehr; es muss neu eingerichtet werden. Hierzu kann EXPROFRE und andere Profile Tools genutzt werden. Trotzdem ist dies ein Prozess, der beim Anwender gestartet werden muss. Dazu eignen sich Anmeldeskripte, Gruppenrichtlinien oder eine andere Softwareverteilung. Allerdings laufen diese meist nur, wenn der Benutzer sich anmeldet, nicht wenn er nur einen PC wieder aus dem Standby oder Hibernate Mode aufweckt. Zudem stehen im Profil eventuell auch weitere Provider (siehe MAPI-Profile), die bei einer Neuanlage eines Profils neu konfiguriert werden müssen.
  • Regeln
    Der MailMig kann zwar Regeln, die Teil des Postfachs sind, mitnehmen aber diese sind nach der Migration häufig nicht mehr brauchbar. Oft dienen Regeln dazu, bestimmte Nachrichten an andere Personen weiter zu leiten. Hier ist in der Regel der Exchange Objektname hinterlegt, der nach der Migration meist nicht mehr gültig ist. Die Regeln müssen vom Anwender entsprechend angepasst werden. Natürlich funktionieren auch Regeln bei anderen nicht migrierten Postfächern, die Mails an das migrierte Postfach senden ebenfalls nicht mehr (unzustellbare Mails)
  • Stellvertreter
    Das gleiche gilt in für Stellvertreter, die eingerichtet wurden. Diese Berechtigungen, damit andere Anwender in ihre Postfach oder ihren Kalender schauen können, greifen nach der Migration nicht mehr. Auch kann der migrierte Anwender selbst nicht mehr auf die nicht migrierten Postfächer in der anderen Organisation zugreifen.
  • Globales Adressbuch (GAL)
    Jede Organisation hat ihr eigenes Adressbuch. Daher wird der Anwender nun das neue Adressbuch sehen und nutzen. Meist sind die Adressbücher nicht gleich, z.B.: dass frühere Kontakte nun ein Postfach sind und umgekehrt. Teilweise dürften Benutzer nicht auftauchen und es ist sehr wahrscheinlich, dass bisherige Verteiler nicht mehr vorhanden sind oder ein anderes Namenskonzept die Objekte anders aussehen lassen. für den migrierten Benutzer ist dies auf jeden Fall erst mal eine Umstellung
  • Offline Adressbuch
    Basierend auf dem Adressbuch und dem neuen Active Directory gibt es auch ein neues Offline Adressbuch. Speziell Anwender mit einem Notebook, Outlook 2003 Cached Mode oder OST-Dateien werden dieses Adressbuch bei der ersten Verbindung komplett herunter laden müssen, was über langsame Leitungen und bei vielen Anwendern länger dauert.
  • Offline Ordner (OST-Datei)
    Haben die Anwender bisher schon eine OST-Datei genutzt, dann ist es sehr wichtig,  dass diese ihre Änderungen vor der Migration noch einmal replizieren, denn nach der Migration ist die OST-Datei nicht mehr zu gebrauchen und kann gelöscht werden. Sie muss neu aufgebaut werden. Sorgen Sie bei Notebooks daher am besten dafür, dass Außendienstmitarbeiter vielleicht am Tag nach der Migration sich lokal am Server verbinden.

Mailmig mit der Option "/m" aktiviert einen "Clone"-Mode,  bei dem die OST-Datei erhalten bleibt.
893706 You may not be able to synchronize an .ost file in Outlook 2003 with an Exchange mailbox after you migrate a mailbox in Exchange Server 2003

  • Free/Busy (Siehe Frei/Belegt Zeiten)
    Frei/Beleg-Zeiten werden in einem öffentlichen Ordner gespeichert und in einer neuen Organisation gibt es hierzu auch einen neuen Ordner. Ohne manuelle Zusatzarbeiten ist kein Zugriff auf die Frei/Belegt-Zeiten der noch nicht migrierten Anwender möglich. Allerdings können Sie diese Zeiten mit IOREPL - InterOrg Replication Tool replizieren.
  • Public Folder
    Auch die öffentlichen Ordner sind nur innerhalb der Organisation erreichbar. Der migrierte Benutzer kann nicht mehr auf die bisherige Ordnerstruktur zugreifen, sondern nutzt die Struktur der neuen Organisation. Über eine organisationsübergreifende Zusammenarbeit können öffentliche Ordner mit IOREPL - InterOrg Replication Tool abgeglichen werden.
  • Verteiler des Mailsystems
    Verteiler werden nicht migriert. Das bedeutet, dass sowohl die Verteiler selbst als auch die Mitgliedschaften nicht migriert werden. Der migrierte Benutzer ist demnach nicht mehr in den alten Verteilern enthalten und erhält auch keine Mails mehr an diesen Verteiler. Er kann aber in neue Verteiler der Zielorganisation aufgenommen werden
  • Individuelle Verteiler
    In dem alten Mailsystem (z.B.: Outlook) können Mitarbeiter Empfänger aus dem früheren Serveradressbuch (Exchange GAL) in ihre persönlichen Kontakte übernehmen. Auch selbsterstellte Verteiler können Empfänger aus dem Serveradressbuch enthalten. Nach der Migration stimmen natürlich all diese Einträge in der Regel nicht mehr, da das Serveradressbuch ja ein anderes ist. Wenn die Adressen z.B.: die SMTP-Adresse nutzen, dann ist die Funktion weiterhin denkbar. Aber wenn die Adressen z.B. auf proprietäre Adressen der Quelle verweisen, dann wird eine Migration eher schwer.
  • NickName
    Outlook pflegt eine Liste der zuletzt eingegebenen oder ausgewählten Empfänger. Die Datei liegt im Benutzerprofil und hat die Endung "NK2". Die Inhalte sind nach einer Migration natürlich nicht mehr gültig. Am einfachsten ist es, diese Datei zu löschen. EXPROFRE macht dies für Sie. Alternativ kann ihnen die Freeware NK2View (http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_autocomplete.html) helfen.
  • Mailrouting
    Dann bleibt noch die Frage, wie Nachrichten an das neue Postfach zugestellt werden. Wenn nicht alle Benutzer der gleichen SMTP-Domäne migriert werden, dann müssen Sie Exchange so konfigurieren, dass die Mails an eine Organisation zugestellt und Mails für die Benutzer der anderen Organisation weitergeleitet werden. Das kann durch nicht autoritative Empfängerrichtlinien in Verbindung mit einem SMTP-Connector, über Kontakte oder seit Exchange 2000 über das Feld "TargetAddress" beim verbliebenen Postfach passieren.
  • PDA/ActiveSync
    Auch die Verbindung von ActiveSync kann mit dem neuen Postfach nicht mehr funktionieren. Eine automatische Lösung existiert nicht. Am besten ist es, vorab einmal die Kontakte, Termine und Mails zu replizieren und dann die Verbindung in ActiveSync zu löschen. Nach der Migration kann die Verbindung wieder hergestellt werden. Dabei fragt ActiveSync dann, ob die Daten auf dem PDA zusammengeführt oder ersetzt werden sollen. Hier ist "Auf dem PDA Ersetzen" die richtige Antwort, es sei denn Sie möchten doppelte Einträge.
  • Public Folder Favoriten
    Wenn Sie Postfächer zwischen Exchange Organisationen migrieren, dann müssen Sie nicht nur die Inhalte der öffentlichen Ordner mit deren Rechten umstellen. Auch Ordner als persönliche Favoriten müssen vom Anwender frisch eingerichtet werden
  • Stellvertreter und Rechte
    Das gleiche gilt für Berechtigungen und Stellvertreter bei der Migration zwischen Exchange Organisationen. Auch hier müssen die Rechte manuell wieder eingetragen werden.

Sie sehen also, dass eine Migration zwischen Organisationen nicht ganz ohne Ecken und Kanten durchgeführt werden kann. Diverse kommerzielle Drittprodukte können Sie bei der Migration unterstützen, indem Sie z.B. Profile modifizieren, Mailboxen replizieren oder andere manuelle Aufgaben automatisieren. Allerdings ist die Auswahl zu groß und die unterschiede zu speziell, um hier eine Empfehlung zu geben. Ein fachkundiges Systemhaus wird aber sicher auf ihre Fragen eingehen und die passenden optionalen Produkte vorschlagen.

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