Notes Grundlagen

Microsoft Exchange sind zwei kaum vergleichbare Systeme, auch wenn viele Personen und Fachzeitschriften ausgerechnet diese beiden Systeme (und gerne auch noch Novell GroupWise) miteinander vergleichen zu versuchen. Aber das ist wie äpfel mit Birnen zu vergleichen.

Für Anwender scheinen die Produkte tatsächlich vergleichbar zu sein, da alle Systeme einen Posteingang, Gesendet Objekte und auch Kalenderfunktionen bereitstellen und eine Anbindung an das Internet ebenso per SMTP erlauben, als auch den Zugriff auf Informationen per HTTP.

Aber im "Unterbau" unterscheiden sich beide Systeme. Einige Beispiele (stark vereinfacht !!)

  • Die Datenbank
    Exchange nutzt eine Transaktionsorientierte Datenbank (PRIV.EDB/PUB.EDB) für die Speicherung der Nachrichten. Dabei landen mehrere Postfächer in einer Datenbank und die öffentlichen Ordner in einer weiteren Datenbank
    Bei Notes hingegen ist jeder Informationscontainer eine eigene NSF-Datei.
  • Replikation
    Exchange repliziert nur öffentliche Ordner zwischen Servern in der gleichen Organisation. Postfächer können nicht repliziert werden. Die kleinste Replikationseinheit ist das Objekt, d.h. die Mail
    Notes hingegen kann alles mit jedem replizieren. Mehrere Firmen können selektiv einzelne Datenbanken mit anderen Notes Servern replizieren. Eine Organisation wie bei Exchange gibt es so nicht.
  • Verzeichnisdienste
    Notes hat ähnlich wie Exchange 5.5 seinen eigenen Verzeichnisdienst. Was bei Exchange 5.5 die DIR.EDB ist, deren Inhalte die auf alle Server repliziert werden, ist bei Notes die NAMES.NSF. Diese ist aber auf den Server bezogen. Bei Exchange 2000 hingegen ist das Verzeichnis komplett entfallen und das Active Directory ist die Informationsquelle. Auch Notes kann andere Verzeichnisse befragen oder importieren. Auf der anderen Seite sind beide Systeme eigenständige LDAP-Server.
  • Programmierbarkeit
    Exchange kennt Regeln und Skripte, die auf  einzelne Ordner angewendet werden können. Mit Exchange 2000 sind EventSinks hinzugekommen. All diese Programme werden als VBSCRIPT, JavaScript oder DLL erstellt
    Notes hingegen ist von vorneherein als programmierbare Umgebung ausgelegt worden, in der sehr viel möglich ist. Dies erlaubt auf der einen Seite sehr viel, aber macht ein System natürlich auch komplizierter. Daher ist ein Notes nicht einfach mal installiert, sondern um wirklich das System zu nutzen, muss man auch die Programmierbarkeit nutzen wollen. Das ist aber wiederum kostenintensiv, da dies Individualsoftware ist und ganze Systemhäuser sich da gerne darauf werfen.
    Exchange war in der Vergangenheit im Bereich der Entwicklung anders ausgerichtet. So sind Entwicklungen möglich, aber gerade mit Exchange 5.5 waren die Grenzen schnell erreicht. Exchange 2000 hat dies stark verbessert und mit dem Office 2000 Workflow Designer ist ein Einführung einfacher Workflows sehr erleichtert worden. Trotzdem sind beide Systeme im Bezug auf ihre Anpassung durch eigene Entwicklungen nicht vergleichbar.

Soweit nur mal eine kurze Einführung zu den unterschieden.

Notes und Exchange betreiben oder migrieren

Nun kommt es vor, dass in einem unternehmen Lotus Notes und Exchange vorhanden sind. Entweder ist die das Ergebnis eines Firmenaufkaufs oder die unterschiedlichen Entwicklungsziele haben dazu geführt, dass Exchange früher für das Messaging eingeführt wurde, während Lotus Notes eine spezielle Aufgabe (z.B. Helpdesk, Dokumentation etc.) gelöst hat.

Ob Sie nun beide Systeme parallel friedlich nebeneinander nutze wollen, oder ob Sie durch eine Migration die Umstellung eines Systems zugunsten des anderen Systems durchführen ist ihre Entscheidung.

Abgesehen von einer kalten schnellen Migration, bei der ein System abgeschaltet und das verbleibende genutzt wird, wird sich eine Migration immer über eine längere Zeit erstrecken, da nicht nur die Server anders installiert werden, sondern auch die Daten übernommen werden müssen. Zudem muss auch auf dem Arbeitsplatz der Anwender das Programm ersetzt werden, z.B. muss der Notes Client deinstalliert und Outlook installiert werden. nur in kleinen Firmen kann dies sehr schnell passieren. Ansonsten bleibt nur der Parallelbetrieb beider Welten.

Notes Connectoren

Microsoft liefert mit Exchange 5.5 und Exchange 2000 durchaus geeignete Werkzeuge mit, um die Migration und die Koexistenz beider Welten zu vereinfachen.

Genau genommen gibt es hier drei wesentliche Komponenten, die geschickt und gezielt eingesetzt werden können.

Notes Connector

Diese Connector verbinden beide Welten, damit Nachrichten ausgetauscht werden können. Natürlich könnten beide Systeme auch einfach per SMTP miteinander verbunden werden, aber SMTP ist nur der kleinste gemeinsame Nenner und die Verluste bei der Konvertierung von Nachrichten sind nicht immer erwünscht. Daher kann der Notes Connector hier besser für die Verbindung sorgen.

Aktuelle Microsoft Transporter Suite (von Notes und POP3/IMAP4
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=35FC4205-792B-4306-8E4B-0DE9CCE72172&displaylang=en

Technisch gesehen wird auf dem Server, auf dem der Connector gestartet wird, ein Notes Client installiert. In Notes ist entsprechend eine "Fremde Domäne" einzutragen mit einer eigenen NSF-Datei. Der Notes Connector wird diese Datei über die DLL's des Notes Client öffnen und so die Nachrichten abholen und einstellen. Damit die Adressierung direkt durchgängig ist, bekommen alle Exchange Empfänger zusätzlich eine "NOTES"-Adresse und alle Notes Empfänger können aus Exchange über deren Notes-Adresse erreicht werden.

Notes Dirsyc Connector

Damit die Adressierung nun nicht blind erfolgen muss, gibt es zusätzlich einen Connector, der die Verzeichnisse beider Welten abgleicht. Aus Notes Empfänger werden dann Exchange "Benutzerdefinierte Empfänger" mit der passenden Notes Adresse und alle Exchange Empfänger werden in der Notes Umgebung zu Empfängern in einer fremden Domäne. Nun können auch die Anwendern die Personen aus beiden Welten im Adressbuch sehen und erreichen. Verteiler können aufgebaut und Termine versandt werden.

Besonders interessant ist hier die individuelle Anpassung der Felder, die zueinander zugeordnet ist. In so genannten "MAP"-Dateien werden die entsprechenden Felder und die Zuordnung definiert.

  • Q180517 XFOR: Customizing Directory Synchronization Between Exchange and Notes

Diesen Artikel sollte jeder Administrator vor der ersten Synchronisation gelesen haben, damit nicht z.B. die Exchange Benutzer als "Nachname, Vorname" geführt werden und die Notes-Anwender die Sortierung mit "Vorname Nachname" durcheinander bringen.

Notes Calendar Connector

Eine Besonderheit von Exchange und Notes ist die Möglichkeit, Termine zu vereinbaren und dabei zu erkennen, ob der Eingeladene zu diesem Zeitpunkt überhaupt "frei" und im Hause ist. Diese so genannten "Frei/Belegt-Zeiten" werden von Outlook in einem Systemordner von Exchange gehalten und angezeigt. Der passende Connector erlaubt es, diese Zeiten auch zwischen den beiden Welten auszutauschen.

In Outlook taucht der Notes Anwender bei der Terminvereinbarung dann wie selbstverständlich mit auf und auch umgekehrt kann der Anwender von Notes direkt erkennen, wann sein Kollege in Exchange gerade nicht beschäftigt ist.

Natürlich sind für die Funktion über mehrere Standorte und Server hinweg entsprechend umfangreichere Konfigurationen notwendig, die aber alle recht gut in der Dokumentation beschrieben. Allerdings ist es nicht immer einfach, beide Welten ausreichend gut zu können. Hier bietet sich dann die Hilfe eines kundigen Systemhauses an.

Anwendungskonvertierung / Workflow

Auch wenn die Art, wie Notes und Exchange Programmierschnittstellen anbieten nicht kompatible sind. Gibt es Hilfsprogramme, um auch hier zu versuchen, bestimmte Mechanismen zu übernehmen.

Aus meiner Erfahrung möchte ich Sie aber darauf hinweisen, dass es besser ist, bei einem kompletten Systemwechsel auch jede einzelne Anwendung anzuschauen und deren Realisierbarkeit auf dem neuen System zu prüfen. Oftmals ist eine manuelle Anpassung oder gar Neuentwicklung besser, zukünftig leichter pflegbar, stabiler und schneller als irgend eine emulierte oder konvertierte Lösung. Exchange 2000 (genauer Office 2000 mit Exchange als Backend) bringt einen Workflow Designer mit, mit welchem Abläufe (Workflows) grafische entwickelt und als Skripte hinterlegt werden können.

Mail und Shared Datenbanken

Notes kennt ähnlich wie Exchange gemeinsame Datenbereiche. Es muss sich dabei nicht immer um eine Anwendungsdatenbank handeln. Man kann auch NSF-Dateien mit einem Mail-Template versehen und Über Berechtigungen von mehreren Personen auch gleichzeitig öffnen lassen. Ein Stück weit lässt sich damit eine Funktion ähnlich den Exchange öffentlichen Ordnern abbilden. Bei der Migration muss man aber wissen, dass diese Datenbanken nicht im Notes Adressbuch auftauchen und entsprechend nicht direkt mit den Migrationstools übertragen werden können.

Der Trick ist hier relativ einfach: Man verbindet diese NSF-Datei einfach mit einem temporär angelegten Notes user als Postfachdatenbank und migriert diesen Benutzer. Später kann man als Administrator in Outlook die Inhalte dieses Postfachs einfach in öffentlichen Ordner verschieben und das Postfach wieder löschen.

Optional muss der öffentliche Ordner auch für Mails aktiviert werden.

Lotus Analyzer

Für die Migration von Lotus Notes/Domino zu Microsoft Exchange gibt es von Microsoft ein Tool, das versucht Anwendungen unter Domino zu analysieren und eine Aussage zu Komplexität, umfang und Verwendung zu machen. Der Analyzer besteht aus zwei Teilen:

Teil 1 ist unter http://www.Microsoft.com/exchange/techinfo/interop/AppAnalyser.asp samt Trainingsvideo (10min) ladbar und analysiert die Daten und liefern eine "Zusammenfassung" mit den Inhalten:

  • Wie viel Prozent der Datenbanken wurden seit über 30 Tagen nicht mehr verwendet?
  • die größten fünf Datenbanken
  • die fünf Datenbanken, mit den meisten Dokumenten
  • die fünf wichtigsten Datenbanken mit hoher Komplexität, die in den letzten 30 Tagen verwendet wurden
  • die fünf wichtigsten Datenbanken mit der niedrigsten Komplexität, die in den letzten 30 Tagen verwendet wurden.
  • Zahl der Datenbanken für jede der fünf Komplexitätsstufen
  • Zahl der Datenbanken für jede der fünf Stufen für den umfang
  • Zusammenfassender Überblick über die Datenbanken mit Informationen zur durchschnittlichen Größe einer Datenbank und der durchschnittlichen Zahl an Objekten in einer Datenbank sowie die Summe aller Dokumente aus allen Datenbanken und die aufaddierte Gesamtgröße aller Datenbanken zusammen.

Weiterhin legt dieser Teil eine Datenbankdatei an mit den genaueren Informationen
Der Teil 2 analysiert eben diese Datenbank, aber ist nicht frei verfügbar, sondern nur bei Microsoft Consulting Services oder ausgewählten Partner vorhanden, die ihre Datei damit analysieren und mehr Informationen erhalten um ein Angebot für die Migration der Anwendungen zu erstellen.

Ob sie nun solche Daten wirklich an andere Firmen zu Auswertung senden oder nicht, sei ihnen überlassen. für die Migration von Postfächern auf Exchange ist diese Prozedur nicht notwendig, sondern nur, wenn sie Anwendungen auf Basis von Notes entwickelt haben und diese übernehmen möchten, aber nicht mehr wissen, wie viele Anwendungen sie eigentlich haben. Ich denke dass die meisten Leser dieser FAQ daher den Teil 2 dieses Programm nicht benötigen.

Wer doch die erweiterte Auswertung benötigt, kann unter http://www.Microsoft.com/exchange/partners/migration_l.asp eine Liste der Partner einsehen die mit dem Collector gesammelten Daten in Berichte umwandeln können.

Installation

Eine Musterinstallation habe ich in meiner TestUmgebung mitgeschnitten:

Notes und Active Directory

Wenn Sie kein Exchange verwenden, aber Domino 6 und ein Active Directory betreiben, dann sollten Sie die Funktion seit Domino 6 können, auch hier eine Kopplung mittels ADSync herzustellen. Allerdings ist dies kein dem ADC vergleichbares Prinzip, bei dem wirklich eine Kopplung der beiden LDAP Verzeichnisse erfolgt, sondern es ist eher eine Erweiterung der MMC.

Wann immer Sie dann einen Benutzer im Active Directory anlegen, können sie Zeitgleich auch die Einstellungen in Notes durchführen. Dies betrifft das Anlegen, ändern und Löschen von Benutzern.

Weitere Links