Exchange Migration Wizard Funktion

Was kann MailMig ?

Der Exchange Migration Assistent ist primär ein Programm, um die Inhalte von Postfächern eines anderen Mailsystems in eine bestehende Exchange Organisation zu übernehmen. Dabei beschränkt sich der Wizard auf die Produkte, die als ehestes als Migrationsquellen in Frage kommen:

  • Notes nach Exchange
    Export der Inhalte aus servergestützten Notesdatenbanken nach Exchange
  • GroupWise nach Exchange
    Export der Inhalte aus servergestützten GroupWise Postfächern nach Exchange
  • Exchange nach Exchange
    Seit Exchange 2000 SP3 kann MailMig auch die Inhalten von Postfächern aus anderen Exchange Organisationen in eine neue Organisation übernehmen. Das wurde früher sonst immer mit EXMERGE gelöst. Ein migrieren von einem Standort in einen anderen Standort der gleiche Administrativen Gruppe geht aber nur über den Umweg über PST-Dateien
  • Microsoft Mail nach Exchange
    Exchange 2003 kann immer noch Informationen aus dem alten MS-Mail Postoffice (Verzeichnis MAILDATA, siehe Exchange und Microsoft Mail extrahieren und nach Exchange importieren.
  • Zweischritt Migration nach Exchange über Migrationsdateien oder PST-Dateien
    Wenn Sie einen bestehenden Server nach Exchange umstellen wollen, dann müssen Sie die Daten des alten Systems erst einmal exportieren. Dazu können Sie bei einigen Kombinationen angeben, dass der und Migrationsdateien die Daten in einer Verzeichnisstruktur ablegt. Nach der Installation von Exchange 2000/2003 kann dann in einem zweiten Schritt durch MailMig dieser Inhalt in den neu installierten Server auf der gleichen Hardware importiert werden. Achten Sie aber darauf, dass diese Migrationsdateien nicht durch die Neuinstallation gelöscht werden.
  • IMAP4 nach Exchange
    Über den generischen Ansatz, über IMAP4 die Inhalte eines anderen Servers zu exportieren und nach Exchange zu übertragen können nahezu alle halbwegs modernen Mailboxserver nach Exchange migriert werden. Alle guten Mailserver bieten ihren Clients den Zugriff mittels IMAP4 an. Im Gegensatz zu POP3 erlaubt IMAP4 die Ablage der Informationen auf dem Server. Bei entsprechender Nutzung liegen die Nachrichten der Anwender auf dem Mailserver und nicht in irgend welchen lokalen Dateien, Datenbanken oder Verzeichnissen. Dies vereinfacht natürlich die Migration erheblich.

Wie arbeitet MailMig ?

Der Exchange Migrationsassistent verbindet sich mit dem Quellsystem, als wäre er ein ganz normaler Client dieses Systems. Damit dies funktioniert, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

  • Clientsoftware
    Der angemeldete Benutzer muss alle zu exportierende Postfächer in der Quellsoftware auch lesen können. Je nach Quellsystem müssen Sie daher auf dem PC, auf dem MailMig gestartet wird, einen Notes Client oder GroupWise Client installieren.
  • Berechtigungen
    Der ausführende Benutzer muss auf dem Quellsystem alle zu migrierenden Postfächer öffnen können. Dies bedeutet, dass er z.B.: in Notes oder in GroupWise entsprechende Berechtigungen erhalten muss. Dies ist nicht immer so einfach einzutragen, wie eine Berechtigung in Exchange.
  • Daten auf dem Server
    MailMig kann nur migrieren, was auf dem Server vorhanden und auch exportierbar ist. Haben die Anwender bestimmte Daten nicht auf dem Server hinterlegt, sondern z.B. in lokale Dateien oder auf andere Datenspeicher ausgelagert (Stichwort Archiv !), dann ist die Frage zu stellen, wie diese Daten ebenfalls migriert werden können.

Aber unterm Strich ist der Migration Assistent nur eine Anwendung, die als Client von einem Quellsystem die Daten exportiert und nach Exchange kopiert. Die zu kopierenden Daten müssen daher auf dem Quellserver vorhanden sein.

Was kann MailMig nicht !

Nur allein mit der Migration von Inhalten aus Postfächern ist es ja nicht getan. Eine Migration von einem System zu einem anderen System beinhaltet viel mehr, als nur die Postfachinhalte.

  • Connector
    Wenn Sie nicht ein komplettes Mailsystem über mehrere Wochen hinweg migrieren, dann werden Sie nicht umhin kommen, beide Systeme parallel zu betreiben und während der Migration die Übertragung von Nachrichten zwischen beiden Welten zu ermöglichen. Es gibt für Exchange entsprechende Connectoren zu Notes, GroupWise aber auch SMTP, nur müssen Sie diese selbst korrekt konfigurieren. Dazu gehören natürlich auch korrekte Adressräume etc
  • Kein DirSync
    Für den längeren Parallelbetrieb ist es sinnvoll, wenn die Benutzer in einem System auf dem anderen System auch im Adressbuch erscheinen (z.B. als Kontakte, benutzerdefinierte Empfänger o.ä.) Ebenso sollten die Mitgliedschaften in der Verteilern natürlich bei der Migration mit übernommen und gepflegt werden. Mit Einschränkungen können Sie die DirSync Funktion der Connectoren verwenden. MailMig unterstützt sie hierbei nicht.
  • kein Deaktivieren der alten Postfächer
    Ebenso entfernt oder deaktiviert MailMig nicht bereits migrierte Postfächer. Das Ergebnis kann sein, dass weiter Mails an das alte Postfach gehen und Stellvertreter darin Änderungen durchführen. Diese werden aber nicht mehr in das bereits migrierte Zielpostfach übertragen. Hier ist auch Handarbeit angesagt.
  • Umstellen von Routing
    Sie müssen Sie schon selbst Gedanken machen, dass die Mails an ein migriertes Postfach, welche früher an das alte System gegangen sind, nun an das neue System gehen, aber Mails an noch nicht migrierte Postfächer weiterhin beim alten System verbleiben. Das ist etwas aufwändiger, wenn beide Systeme für die SMTP-Domäne "firma.tld" zuständig sind.
  • keine gemeinsamen Inhalte
    Ganz außen vor bleiben aktuell gemeinsame Inhalte, wie sie auch GroupWise und Notes anbieten. Diese werden durch MailMig nicht migriert. Hier müssen Sie selbst einen Weg suchen, z.B.: per NNTP; Export Import oder Drittprogramme eine Übernahme zu erreichen.
  • Angepasste Ansichten, Regeln, Formulare etc.
    Gleiches gilt für Posteingangsregeln, eigene Ansichten und Filter, Formulare etc. Da ein Wechsel des Servers  oft auch ein Wechsel der Clientsoftware erforderlich macht, ist diese Problem auch in den seltensten Fällen manuell oder mit Drittsoftware zu lösen.
  • Keine Verteiler
    Verteiler müssen z.B.: mit ADMT oder über Export und Import übertragen werden. MailMig kann keine Verteiler migrieren. Besonders unangenehm ist dabei, dass so auch die Exchange Eigenschaften von Verteilern (Mailadressen, Empfangsbeschränkungen etc.) nicht übernommen werden.

Lesen Sie dazu auch die Grenzen beim Einsatz von MailMig am Ende dieser Seite.

Was wird migriert ?

In "328871 How to use the Exchange Migration Wizard to migrate mailboxes from an Exchange organization" steht sehr gut beschrieben, was MailMig bei Postfächern migriert und was nicht migriert wird:

  • Posteingang
  • Entwürfe
  • Gesendete Objekte
  • Kalender
  • Aufgaben
  • Kontakte
  • selbst angelegte Ordner
  • Er legt neue Benutzer an, wenn er keine bestehenden Kontakte oder AD-Konten findet. Kontakte werden zu Benutzern konvertiert. Dabei werden auch die Gruppenmitgliedschaften aktualisiert.
  • Er überträgt die Mailadressen (Primäre und sekundäre) an das Zielkonto
    Hierbei ist zu beachten, dass er bei der Migration in ein bestehendes Postfach die Quelladressen nur zusätzlich als sekundäre Adressen addiert, wenn diese noch nicht vorhanden sind. Die bisherige primäre Mailadresse wird aber nicht geändert. Wenn das Zielkonto noch nicht für Exchange aktiviert ist, dann werden die Adressen der Quelle wie erwartet übernommen.

Aber der MailMig kann bei der Migration folgende Dinge nicht tun:

  • Migriert keine benutzerdefinierter Empfänger. Es werden Kontakte angelegt.
  • Konvertiert keine Zugriffsrechte, d.h. Berechtigungen auf Ordner, andere Postfächer etc. sind verloren
  • Migriert keine eigenen Adressbücher oder persönliche Speicher (PST).
  • Aber vor allem deaktiviert er nicht das Quellkonto, d.h. es können weiterhin Mails in das Quellkonto zugestellt werden und Stellvertreter darin Daten ändern, ohne dass der migrierte Anwender davon Kenntnis erhält.

Insofern bleibt genug Handarbeit übrig. Besonders die Migration der Verteiler, das Löschen bestehender Konten und das Einrichten von Weiterleitungen bzw. das Mailrouting ist nicht zu unterschätzen.

MailMig im Einsatz

Ich möchte hier nun nicht eine Schritt für Schritt Migration aufzeigen, da jede Migration mit dem MailMig ihre eigenen Besonderheiten hat. Sie benötigen MailMig oder ähnliche Tools nur dann, wenn Sie nicht von Exchange nach Exchange 2000/2003 innerhalb der gleichen Organisation migrieren. Das dürften aber die meisten Migrationen sein, so dass MailMig nur dann zum Einsatz kommt, wenn ein Fremdsystem migriert wird oder eine neue Exchange Organisation aufzubauen ist.

Der Aufruf des Migrationsassistenten erfolgt ganz normal über das Startmenü:

Nach dem obligatorischen Willkommensbildschirm kommt auch schon die Hauptauswahl zur gewünschten Migration. Wenn ihr Quellsystem nicht aufgeführt wird, dann sollten Sie bei Microsoft prüfen, ob es mittlerweile eine neuere Version gibt, die ihr System unterstützt. Ansonsten gibt es auch Dritthersteller und alternative Migrationswege über den Client (Siehe weiter unten)

Wenn bei ihnen einige Einträge fehlen, dann ist ihre Version vermutlich zu neu. Exchange 2003 unterstützt z.B. nicht mehr Microsoft Mail und cc:Mail.

Je nach ausgewählter Migration zeigt ihnen MailMig als nächstes Fenster einen Hinweisbildschirm für die Systemvoraussetzungen an und die gewünschte Migration. MailMig verbindet sich mit dem Quellsystem als wäre es ein Client. Insofern sind für Notes, cc:Mail und GroupWise die entsprechenden Client, entsprechende Einstellungen und Berechtigungen erforderlich. Ein Blick in das Handbuch und die Anleitungen ist hier der erste Schritt.

Bei der Migration von cc:Mail, Notes, GroupWise und anderen Systemen haben Sie die Wahl zwischen einer einstufigen oder zweistufigen Migration. Bei einer einstufigen Migration werden die Daten direkt aus der Quelle exportiert und in das Ziel importiert. Bei der zweistufigen Migration werden die Daten und Einstellungen in Dateien gespeichert, die sie z.B. an einen anderen Standort mitnehmen können. Alternativ können Sie die Daten ähnlich zu EXMERGE auch in PST-Dateien exportieren lassen, aber MailMig macht das viel besser. Dies erlaubt die Zentralisierung, die mit Outlook 2003 und Exchange 2003 sehr viel einfacher geworden ist. Allerdings ist dies auch hilfreich, wenn der alte Server über eine Neuinstallation zum Exchange Server werden soll. Wobei dieser Weg nicht unbedingt anzuraten ist.

Unabhängig, von welcher Quelle Sie migrieren, ist das Ziel natürlich immer ein Exchange Server. Sie geben als Ziel einen Exchange Server an.

Danach sind je nach Quelle der Quellserver oder die Quelldateien auszuwählen und dann Benutzer aus der Quelle zu selektieren.

Details hierzu finden Sie auf

MailMig Praxis und Grenzen

So einfach dies alles aussieht, so einfach ist es in den meisten Fällen auch, aber sie sollten doch einiges beachten und die entsprechenden Beschreibungen von Microsoft ausführlich lesen. denn MailMig bedeutet unter anderem:

  • Festplattenplatz für Migrationsdateien
    Die temporären Migrationsdateien sollten Sie nicht unterschätzen. Sie benötigen ausreichend Festplattenplatz
  • Transaktionsprotokolle Importserver
    Der Exchange Server, auf dem die Inhalte importiert werden, wird sehr viel Platz belegen, da die Transaktionsprotokolle der Datenbank erst beim Backup wieder abgeschnitten werden. Ihr Server wäre nicht der erste Server, der mangels freier Kapazität nicht mehr weiter arbeiten kann. Sichern Sie daher zwischenzeitlich die Datenbank oder aktiveren Sie die Umlaufprotokollierung für den Zeitraum der Migration.
  • DirSync zwischen Systemen
    Gerade wenn Sie mehrere Mailsysteme haben, besteht aus historischen Gründe ein Verzeichnisabgleich. Wenn Sie z.B. den Notes Connector oder GroupWise Connector eingesetzt haben, dann gibt es die bisherigen Postfächer des alten Systems schon als Kontakt im Active Directory. Diese Kontakte müssen mit den neuen Benutzern zusammen geführt werden, da ansonsten die neuen Benutzer ihre frühere Mailadresse nicht erhalten. Diese ist ja dem Kontakt zugewiesen und muss eindeutig sein. Das gleiche gilt natürlich auch in die Rückrichtung: Ein Postfach im alten System muss für den Zeitraum der Migration durch einen benutzerdefinierten Empfänger ersetzt werden. Und die Mitgliedschaft in Verteilern muss natürlich auch gewahrt bleiben.
  • Pausieren/Umstellung der Connectoren
    Während der Migration sollten keine Mails an die gerade zu migrierenden Postfächer gesendet werden. Denn es kann nicht sichergestellt werden, dass die Mails erst im Quellpostfach ankommen, nachdem die Migration schon abgeschlossen ist. Es muss daher sichergestellt werden, dass eingehenden Mails nach der Neunanlage des Zielpostfachs auch dort landen oder während der Migration vor beiden Systemen angehalten werden, bis die Migration und der Abgleich der Verzeichnisse abgeschlossen ist. Das ist in größeren Umgebungen nur sehr schwer möglich.
  • Client Umstellung
    Die Umstellung von GroupWise, Notes oder anderen Systemen auf Exchange bedeutet meist auch, dass die Anwender auf ihren Arbeitsplatz Outlook einsetzen wollen. Damit stellt sich die Frage der Profile aber auch die Verteilung der Software auf den Client und die Entfernung der alten Software und der Verknüpfungen in verschiedenen Dokumenten.
  • Lokale Archive
    Oftmals erlauben auch die bisherigen Programme eine Art "Archiv" auf einer lokalen Festplatt anzulegen, wie Outlook dies auch kann. Nur werden solche Daten dann nicht migriert. Archive sind daher entweder aufzulösen (beachten Sie den erforderlichen Festplattenplatz auf dem Server und die Netzwerkbelastung) oder anderweitig zu übernehmen oder zu löschen.
  • Gemeinsame Daten
    Exchange kenn öffentliche Ordner, Notes nutzt gemeinsame Datenbanken, GroupWise kennt auch gemeinsame Ablagen. Auch diese Daten sollten bei einer Migration übernommen werden. Leider ist ihnen MailMig hierbei keine Hilfe. Hier müssen Sie selbst einen geeigneten Weg suchen.
  • Fehlende Verzeichnisreplikation
    Das größte Problem bei MailMig ist die mangelnde Unterstützung einer bestehenden Verzeichnisreplikation. MailMig migriert Inhalte aber kümmerst sich nicht darum, dass eventuell im Ziel existente Kontakte erst entfernt werden müssen und in der Quelle entsprechende Platzhalter zurückbleiben sollten. Auch die Mitgliedschaft von Gruppen und Verteilern wird nicht aktualisiert. Hier sind je nach Größe eigene Lösungen oder Drittprodukte als Unterstützung zu evaluieren.
    Siehe auch ADC Interorg.

Der Exchange Migration Wizard ist sehr leistungsfähig aber gerade die mangelnde Replikation eines Verzeichnisses zwischen Fremdsystemen und Exchange beschränkt den Einsatz eher auf kleine und  mittlere Systeme, bei denen in kurzer Zeit eine Migration durchgeführt werden kann. für die Migration größerer Umgebungen mit einem längeren Parallelbetrieb haben Dritthersteller wie Aelita, Quest, NetIQ und andere entsprechend leistungsfähigere Lösungen geschaffen, die allerdings auch nicht als "Plug and Play"-Lösung zu verstehen sind. Sowohl Lizenzkosten als auch entsprechende Dienstleistung sind hier zu berücksichtigen. Dafür werden natürlich einige der nachfolgend genannten Probleme entschärft.

Alternative Migrationswege

Ein ganz anderes Problem sind natürlich Quellsysteme, die der Exchange Migration Wizard nicht unterstützt. Hier bleibt dann die Migration über den Client der viel versprechende Weg. Hierbei sind drei Wege üblich.

  • Import mit Outlook/Outlook Express
    Sowohl Outlook als auch Outlook Express können einige Fremdformate importieren, die der MailMig zumindest nicht serverseitig übernehmen kann. Damit ist eine Übernahme in
  • IMAP4
    IMAP4 ist ein einfaches aber leistungsfähiges Protokoll, um Nachrichten auf einem  Server zu verwalten. Outlook als auch Outlook Express können ihre Informationen auf einem IMAP4-Server ablegen, Auch Exchange kann als IMAP4 Server dienen. So kann ein Anwender, der bisher mit einem beliebigen Programm seine Mails auf einem bestehenden IMAP4-Server verwaltet diese auch über den Client einfach auf den Exchange 2003 IMAP4-Server verschieben. in kleineren Umgebungen kann das sogar der einfachste und schnelle Weg sein, wenn Sie nicht über MailMig alle IMAP4 Postfächer migrieren wollen.
    Oft ist IMAP4 aber auch der einzige Weg, wenn die bisherige Mailanwendung ihre Daten in einem proprietären Format auf der lokalen Festplatte gespeichert hat. Diese Anwendung kann meist die Daten trotzdem auch auf einen IMAP4-Server verschieben und damit nach Exchange und Outlook migrieren.
  • Abruf in PST per MAPI oder POP3
    Sollte IMAP4 nicht zur Verfügung stehen, dann kann versucht werden, die Mails aus dem bestehenden System per POP3 oder mit einem passenden Transportdienst (Siehe Transportprovider) in eine PST-Datei zu übernehmen und später mit EXMERGE wieder zu importieren.

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