Rund um die OST-Datei

OST als Backup

Eine OST-Datei ist keine Datensicherung. Die Replikation leistet ganze Arbeit, dass Elemente gelöscht werden, wenn diese auf dem Server nicht mehr vorhanden sind. Wenn sie wirklich eine Information aus einer OST-Datei retten möchten, dann müssen sie zwingend "Offline" starten und die Inhalte in eine PST-Datei exportieren. Zur Sicherheit sollten Sie jede Verbindung zum Exchange Server dann vorher gekappt haben, damit Outlook sicher den Server nicht findet und im Offline Modus startet.

OST und Verschlüsselung

Im Gegensatz zu einer PST-Datei ist eine OST-Datei immer verschlüsselt. Der "Key" hierzu liegt im Postfach des Exchange Servers undin im MAPI-Profil. Wenn Sie die Exchange Datenbank leeren, dann werden auch die OST-Dateien ungültig. Umgekehrt können Sie eine OST-Datei nur dann wieder öffnen, wenn Sie im Profil den Key haben. Es bietet sich daher vielleicht an, diese Werte ab und an zu sichern.

Weitere Details finden Sie in folgendem Artikel.

  • Q282496 XADM Considerations and Best Practices When Resetting an Exchange Mailbox Database

OST und 2GB Limit

Auch die OST-Datei von Outlook XP und älter hat leider ein Größenlimit von 2 GB. Erst mit Outlook 2003 kann nicht nur die PST-Datei entsprechend "größer" werden, sondern auch die OST-Datei. Leider konvertiert Outlook 2003 eine ältere OST-Datei nicht, so dass sie auf folgende Meldung stoßen können:

Die Datei .....OST hat die maximale Größe erreicht. Reduzieren Sie die Datenmenge in dieser Datei indem Sie Elemente auswählen, die Sie nicht mehr brauchen, und diese mit den Tasten UMSCHALT-ENTF endgültig löschen. Oder wechseln Sie in den unicodemodus und verwenden Sie eine neue Offlineordnerdatei von Outlook 2003 (.ost). Das neue Format bietet eine erhöhte Speicherkapazität für Elemente und Ordner
 

In diesem Fall hilft leider nur, die OST-Datei zu löschen, neu anzulegen und dann die Inhalte erneut zu replizieren. Das ist natürlich nicht sehr elegant, wenn Sie unterwegs sind oder der Zugriff auf den Exchange Server aus anderen Gründen langsam oder teuer ist. Schließlich muss erneut der gesamte Datenbestand repliziert werden. Der Tipp Elemente mit "UMSCHALT-ENTF" zu löschen ist gefährlich, weil damit die Daten nicht nur in der OST-Datei gelöscht werden. !!

Praktische Tipps

Aus meiner eigenen Erfahrung mit der Replikation von Outlook haben sich einige Regeln entwickelt, um die Replikation pflegeleicht und sicher zu halten:

  • Order gezielt in die Replikation aufnehmen
    Zuviel ist schnell zu groß. Es ist verführerisch, alles zu replizieren, was irgendwann einmal gebraucht werden könnte. Allerdings bedeuten viele Ordner auch viele Änderungen . Beschränken Sie sich auf die notwendigen Ordner. Addieren Sie langsam Ordner. Sind sie besonders vorsichtig bei Ordnern oder mit hohem Nachrichtenumschlag (z.B. Newsgroups) oder gemeinsamen  Ordner, die auch als Dokumentenarchiv genutzt werden.
  • Posteingangsregel für große Nachrichten
    Große Nachrichten kommen schneller in ihren Posteingang. Nicht jeder Absender weiß, dass sie auch unterwegs arbeiten. Wenn Sie offline nur Zugriff auf ihre zuletzt im LAN replizierten Daten brauchen, dann stört das nicht, aber bei der Replikation über ISDN, Modem, VPN oder gar Funktelefonen sind dies ernste Steine auf dem Weg zu ihren Nachrichten. Richten sie eine Serverregel ein, die solche Nachrichten in einen nicht replizierten Ordner ablegen.
  • Filter auf Ordner bei der Replikation
    Ohne Posteingangsregel für große Nachrichten, sollten sie zumindest auf dem Posteingang eine Beschränkungsregel bei der Replikation einrichten, damit eine sehr große Nachricht nicht zur Kostenfalle wird. Solche Nachrichten könnten Sie dann durch einen Kollegen lesen lassen oder per OWA oder Terminal Server verarbeiten.
  • Kein Mischbetrieb mit PST-Datei oder "remote Mail"
    Sie können diese Kombination nutzen, aber Sie sollten genau wissen, was sie tun, dass Sie nicht versehentlich Nachrichten in eine lokale PST Datei exportieren und damit ihrem Server und dadurch dem Backup und Stellvertretern entziehen.
  • Vorsicht mit clientbasierten Posteingangsregeln
    Nicht alle Regeln sind "serverbasiert". Diese Regeln werden vor der Replikation erst ausgeführt und kann recht lange dauern !

Ich hoffe Sie haben jede Menge Anregungen für den Einsatz von Outlook auch und gerade bei mobilen Systemen erhalten und sehen nun davon ab, POP3 oder IMAP-Clients als Anbindung für Reisende und Heimarbeiter vorzusehen.

OWA offline

Mittlerweile gibt es aber auch Programme, die den Outlook Web Zugriff von Exchange 2000 "offline" Verfügbar machen. Diese schalten Sich als Proxy zwischen den Browser und den Server und puffern die Inhalte in einer Datei. So ist dann auch ohne Server Verbindung ein erneutes Lesen möglich