Offline: Wie wird repliziert ?
Outlook repliziert die Änderungen in einem Ordner auf Mailebene, d.h. jede einzelne Nachricht wird repliziert. Wenn in einem Ordner mit 1000 Elementen nur wenige Elemente geändert, gelöscht oder hinzugekommen sind, dann werden auch nur diese Elemente repliziert. So kann eine OST-Datei durchaus 500 Megabyte mit 40 Ordner und und mehr umfassen, und trotzdem ist die Replikation auch hier effektiv und schnell. Die Replikation erfolgt bidirektional, d.h. auch unterwegs sind Änderungen möglich, die dann wieder auf den Server zurückrepliziert werden.
Rechte auf Ordner
Repliziert werden aber auch Rechte und Ansichten. Auch unterwegs haben Sie auf einen Ordner nicht mehr Rechte, als im LAN. Im Offlinebetrieb können Sie unterwegs die Rechte allerdings nicht ändern, selbst wenn Sie dazu zugelassen wären.
Grenzen der Replikation
Allerdings ist die Replikation auf Basis der Elemente auch ein Problem, wenn Elemente größer sind. Gerade mit öffentlichen Ordnern liegt es nahe, auch Dokumente in den Ordnern abzulegen, z.B. Preislisten, Produktdatenblätter etc. Dank Replikation können ihre Vertriebsmitarbeiter damit unterwegs nahezu sicher sein, die aktuelle Version vorliegen zu haben. Auch Firmenkontakte eignen sich wunderbar zur Replikation. So sind unterwegs Änderungen problemlos möglich. Allerdings wird dann immer das komplette Element repliziert und nicht nur die einzelnen Felder. Wenn sie nun an einen Kontakt oder eine Nachricht noch eine Anlage beigefügt haben, wird auch diese repliziert. Auch wenn Sie z.B. in einer Wordanlage nur ein Zeichen geändert haben. Hier haben andere Programme (z.B. Lotus Notes) ihre Stärken, sofern man deren eingebauten Editor nutzt. Sobald Sie dort eine andere leistungsfähigere Textverarbeitung verwenden, ist dieser Vorteil auch nicht mehr vorhanden.
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Hier sehen Sie die Karteikarte Synchronisierung, wenn Sie
die Eigenschaften eines Ordners anklicken.
Die Aufnahme entstand im "Offlinebetrieb", so dass die Auswahl "nur Server" nicht möglich ist. Wichtig ist hier die Möglichkeit eine Filterung je Ordner einzustellen, welche Nachrichten überhaupt repliziert werden. Zudem können Sie hier gut den Status erkennen, wann der Ordner zuletzt repliziert wurde. |
Diese Einstellung ist besonders wichtig, da eine sehr große OST-Datei sehr schnell langsam wird. Ab ca. 1 GB ist Performance ein Thema und über 2 GB sollte man Filtern in Betracht ziehen:
- White Paper: Planning für Large Mailboxes with Exchange 2007
http://technet.microsoft.com/en-us/exchange/cc671168.aspx
Das Problem dabei ist aber, dass man als Benutzer dann auch im Cached Mode nur noch die Elemente sieht, die in der OST-Datei sind.
Konflikte
Bei der Replikation von Änderungen ist es möglich, dass es zu Konflikten kommt. So kann es durchaus sein, dass Sie unterwegs ein Element verändern und ein Kollege das auf dem Server oder ein andere Kollege unterwegs auch verändert. Outlook kann den Replikationskonflikt nicht alleine lösen und braucht die Hilfe des Ordnerbesitzers. Dazu sendet Outlook in diesem Fall eine Nachricht an den Ordnerbesitzer, dass ein Konflikt aufgetreten ist und er diesen bitte beheben möchte.
Gelöschte Objekte
Vorsicht beim Löschen von Nachrichten. Diese landen ebenfalls im Ordner "gelöschte Objekte" und werden dort auch repliziert. Und wenn Sie dort die Nachricht löschen, dann ist sie wirklich weg. Es gibt nicht mehr den zweiten Papierkorb, den Sie mit Exchange Server haben, um Elemente wieder in zurückzuholen. Im Ordner "gelöschte Objekte" finden sie übrigens nur im Offlinebetrieb ein Synchronisationsprotokoll.
OST intern
Die Information, welche Ordner zu replizieren sind, liegen NICHT auf dem Exchange Server, sondern in der OST-Datei. Damit ist es möglich, verschiedene OST-Dateien in verschiedenen Profilen zu nutzen. Allerdings gibt es bessere Möglichkeiten, die Replikation zu steuern.
Ab Outlook 2000 können Sie verschiedene Profile für die Replikation einrichten, so dass Sie je nach Anbindung, Zeit und Kostenstruktur nur die wichtigsten Ordner oder mehr replizieren lassen.
