Exchange 2013 - Public Folder

Windows XP Clients können aktuell nicht die "Modern Public Folder" auf Exchange 2013 Servern nutzen
2839517 Outlook is unable to connect to Exchange 2013 public folder or auto-mapped mailbox
2788136 Outlook users cannot access public folders in Exchange Server 2013
http://debugitblog.wordpress.com/2013/12/19/public-folder-unter-exchange-2013-cu3-mit-windows-xp/

Public Folder Updates in Exchange 2013 CU6: Improving Scale and More.
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2014/08/26/public-folder-Updates-in-cu6-improving-scale-and-more.aspx

Exchange unterstützt öffentliche Ordner seit Anbeginn. Auch Exchange 2010 gehört dazu und auch wenn Microsoft das Ende schon oft angedeutet hat, so ist es noch nicht gekommen. Es wird sogar noch besser da die "Hochverfügbarkeit" von öffentlichen Ordnern bislang nur auf der Replikation von Inhalten basierte. Es gab also mehrere Public Folder Datenbanken, deren Ordnerhinhalte aber manchmal mehrere Minuten voneinander abwichen. Und die Replikation war SMTP-Gestützt, so dass in vielen Firmen ein Großteil der übertragenen viel Mails durch öffentliche Ordner Replikation verursacht waren. Ein Problem das Microsoft mit jeder Exchange Version etwas "verbessert" hat.

Modern Public Folder

Mit der neuen Version werden öffentliche Ordner aber nicht mehr in einer eigenen Datenbank sondern quasi in "Postfächern" abgelegt. Die Hochverfügbarkeit wird wie bei Postfächern über die Datenbankreplikation in einer DAG sichergestellt. Leider entfällt damit aber die Inhaltsreplikation, d.h. ein Ordner kann immer nur in genau einer Datenbank auf genau einem DAG-Verbund abgelegt werden. Der große Vorteil war früher, dass über schwache Bandbreiten Server in Niederlassungen entsprechende Replikate haben konnten. Bandbreiten sind heute aber einfacher vorzuhalten und mit Outlook im Cached Mode nicht mehr so kritisch. Die Replikation ist ja auch nicht "kostenfrei" zu haben gewesen. ich will nicht wissen, wie viele Replikationsmails Inhalte in einer Exchange Organisation verteilt haben, die nie gelesen wurden.

Aber natürlich werden nicht alle öffentlichen Ordner nun in einer Mailbox abgelegt. Teilbäume können in eigene Postfächer und damit eigene Server abgelegt werden. So lassen sich weiterhin geografisch Ordner nahe an dem Anwender platzieren.

Migration

Die Umstellung einer bestehenden Public Folder Struktur auf die neuen Ordner ist eine "Stichtagmigration", die erst nach der Migration aller Postfächer von Exchange 2007/2010 auf Exchange 2013 erfolgen kann. Ein Benutzer mit einem Postfach auf Exchange 2010 kann nicht auf öffentliche Ordner auf einem Exchange 2013 Server zugreifen. Umgekehrt aber geht es. Daher dürfen bei einer Migration die öffentlichen Ordner erst nach Abschluss der Postfachmigration umgestellt werden.

Der Prozess ist nicht per GUI steuerbar, sondern erfolgt per PowerShell. Er ist aber an verschiedenen Stellen mittlerweile gut dokumentiert, so dass ich hier auf diese Seiten verlinke. Der Prozess ist mehrstufig.

  • Sie exportieren die aktuelle Struktur in eine CSV-Datei
    Wiese wird für die weitere Migration als Basis genutzt.
  • Aufbaue der Public Folder Struktur im Ziel
    Dann wird anhand der CSV-Datei auf Exchange 2013 die Ordnerstruktur angelegt. Sie wird aber noch nicht von den Client genutzt.
  • Start der Migration
    Dabei werden die Inhalte der bestehenden Ordner in die neue Umgebung übertragen. Die Anwender arbeiten weiterhin auf der alten Umgebung. Tipp: Es kann hilfreich sein, die Ordner vorher nur noch auf den Server zu replizieren, der auch neben dem Exchange 2013 Server steht.
  • Umstellung mit Downtime
    Nun werden die Anwender auf der Quelle ausgesperrt und der Migrationsprozess holt alle zwischenzeitlich geänderten Elemente in das Ziel. Am Ende sind die Ex2007/2010 Quelle und das Exchange 2013 Ziel identisch. Das ist zu prüfen.
  • Abschluss der Migration
    Wenn alles i.O. ist, dann wird die Migration abgeschlossen, so dass die Client nur noch auf die Exchange 2013 Datenbanken zugreifen. Die alten Exchange 2010 Ordner werden nun nicht mehr verwendet, da die Clients über die Exchange 2013 CAS-Rolle nicht mehr zum Exchange 2010 Server geleitet werden.

Es gibt theoretisch auch den Weg den Zugriff auf die alten Exchange 2007/2010 Server frei zu schalten. Allerdings werden die Informationen dort nicht mehr weiter gepflegt, d.h. zwischenzeitliche Änderungen in den Exchange 2013 Ordnern sind nicht mehr verfügbar. Dieser "Rückweg" ist also wirklich nur ein echter Notfall.

Quota

Entgegen ersten Befürchtungen, dass man Quota Einstellungen nur noch auf der PF Mailbox Datenbank machen könnte, ist es auch mit Exchange 2013 weiterhin möglich, pro Ordner individuelle Quota-Einstellungen zu verwalten. Die Vergabe ist sogar dreistufig

  • Orgweite Quotas
    Mit Set-OrganizationConfig können Sie organisationsweit die Grenzwerte vorgehen. Diese Werte können aber pro Datenbank und Ordner überstimmt werden.
Set-OrganizationConfig `
   -DefaultPublicFolderAgeLimit `
   -DefaultPublicFolderDeletedItemRetention 14.00:00:00 `
   -DefaultPublicFolderIssueWarningQuota unlimited `
   -DefaultPublicFolderMaxItemSize unlimited `
   -DefaultPublicFolderMovedItemRetention 14.00:00:00 `
   -DefaultPublicFolderProhibitPostQuota unlimited
  • Quota pro PF Mailbox
    Weiterhin kann auf jeder Public Folder Mailbox ein abweichendes Limit gesetzt werden. Das geht auch per ECP
  • Quota pro Ordner
    Abweichend von der Einstellung auf der PF Mailbox kann auch pro Ordner noch das Quota angepasst werden. Auch das geht per ECP.

ACHTUNG: Tippfehler GB statt MB
In der GUI hat sich ein Tippfehler eingeschlichen. Die "Warnmeldung senden ab" werden als GB angefordert. Es sind aber "nur" MB, d.h. die im Beispiel eingetragene "2" bedeutet, dass schon ab 2MB Warnmeldungen gesendet werden.

Hier die Warnmeldungen an den "Ordnerbesitzer", wenn die 2MB eingetragen sind, der Ordner aber größer ist.

Die Verwaltung per PowerShell zeigt es aber wieder "richtig" an. Beachten Sie bei der Verwaltung der öffentlichen Ordner auf jeden Fall auch die Grenzwerte bezüglich der Support-Aussagen von Microsoft.

Weitere Links