Online vs. OnPremise

Schon länger gibt es Firmen, die Exchange "gehosted" anbieten und auch Microsoft bietet schon länger mit BPOS auch Postfächer für Kunden an. Dieser Trend dürfte sich mit fortsetzen. Darauf weisen nicht nur Begriffe wie "Cloud" oder "Azure" hin, sondern auch attraktive Lizenzmodelle und der Kostendruck, der Firmen ihre Heil im Outsourcing suchen. Es geht hier aber weniger um die Auslagerung der kompletten eigenen IT, sondern um einige Funktionen, die spezialisierte vielleicht besser, effektiver und damit günstiger bereitstellen können.

Exchange 2010 liefert nun die Möglichkeiten, den eigenen Exchange Server und gehostete Postfächer eng zu verbinden, so dass Sie sogar einen Teil der Anwender auf "BPOS" und einen anderen Teil auf ihren eigenen Server ("OnPremise") betreiben können.

Ehe Sie nun allein die Kosten für Anschaffung, Installation und Betrieb eines eigenen Exchange Servers mit den attraktiven Angeboten von externen Servern vergleichen, sollten Sie auch die Funktionen bewerten. Hier gibt es tatsächlich gravierende Einschränkungen, die für einige Firmen sicher ein "no go" sind. Und ich schreibe das nicht nur, weil ich meine Brötchen durch Dienstleistungen für Exchange Server verdiene und vor einer schwindenden Kundenanzahl Angst haben müsste.

Vergleichsmatrix

Hier eine Auswahl von Kriterien, die Sie neben dem Preis/Postfach bewerten sollten. Ich habe hier gezielt die Punkte aufgeführt, die beim gehosteten Betrieb problematisch sein können.

Funktion Beschreibung Wertung

Transport Regeln, SMTP-Sinks, Store Sinks

Exchange erlaubt die Verarbeitung von Mails über diese Schnittstellen. Bei "Hosted" können Sie hier natürlich keine eigenen Dienste integrieren.

 

Verschlüsselung

Über die Funktion "Rights Management" können Mails verschlüsselt und geschützt werden. Dennoch wird es immer privilegierte Konten geben, die an die Mails heran kommen. Sei es für ein Archiv, einen Virenscanner oder auch die Legislative.

 

OCS

Office Communications Server funktioniert ideal, wenn auch Exchange im gleichen Forest installiert ist. Wer eines hostet und das andere nicht, verliert Synergieeffekte.

 

Schutz der Inhalte

E-Mails werden nicht nur in den meisten Fällen in Klartext übertragen, sondern auch mehr oder minder schlecht geschützt auf dem Mailserver gespeichert. Verschiedene Mailserver nutzen einfach Textdateien dazu (Pegasus-Mail, diverse Unix-Systeme) während Exchange und einige andere Systeme eine Datenbank verwenden. Aber auch in der Datenbank sind die Inhalte nicht besonders geschützt. Meist ist es nur eine Frage der Berechtigungen, die sich ein Administrator auch geben kann. Dies ist für Zugriffe von Stellvertretern oder durch den Server selbst (Archiv, Antivirus, OWA, Regeln, Blackberry etc.) auch nützlich.
Beim Hosting ist dies aber die kritische Komponente, die der Dienstleister abdecken muss. Sowohl der physikalische Zugriff als auch logische Zugriffe.

 

Providerwechsel/Migration

Hier stellt sich die Frage, wie die Inhalte des einen Servers bei einem Wechsel zum anderen Server übertragen werden. Das können ja schon mal Gigabytes sein und nicht jeder Provider kann mit einer USB-Festplatte etwas anfangen.

 

Custom Anpassungen

Wie wichtig sind ihnen eigenen Anpassungen und Erweiterungen z.B. in OWA, ergänzen von Disclaimern und interne Workflows, Anbindungen an CRM und ERP. Möchten Sie einen Namen wie owa.meinefirma.de oder reicht ihnen ein generischer Name, aus dem der Provider zu ersehen ist ?

 

Spamschutz

Spamschutz ist Pflicht, aber prüfen Sie, ob sie mit der "Policy" des Anbieters zurecht kommen. ändern werden Sie hier kaum was können und einige Anbieter behalten sich auch hier "Anpassungen" vor.

 

Versionen

Hoster möchte immer das "Neueste" anbieten, aber was kostet es ihre user, von OWA 2003 auf OWA 2007 umzusteigen oder alte Zugriffswege nicht mehr "kompatibel" sind (z.B. NNTP ist bei Exchange 2007 weggefallen). Welchen Druck lassen Sie sich machen, wenn der Hoster alte Zöpfe abschneiden will ?

 

CDO/MAPI-Zugriff anderer Lösungen

z.B. Free/Busy Display, Zugriff durch CRM. Nicht alles macht "WebDav

 

Internes Messaging und eigene Connectoren

In vielen Firmen ist Exchange die "Spinne" im Mittelpunkt des Kommunikationsnetzwerks und viele anderen Prozesse senden Nachrichten und holen Aufträge ab. Das sind nicht nur Benutzer aus Fleisch und Blut, sondern Netzwerk Scanner, ERP-Anwendungen, Webseiten wie Sharepoint und andere Dienste.

 

Sharepoint Hosting

Microsoft bietet zwar Sharepoint als Dienstleistung an, aber verhindert, dass Sie eigenen Code hinterlegen können. Das macht aus Sicht des Shared Hostings natürlich Sinn, um die Server zu schützen. aber verhindert natürlich Anpassungen, die für ihre Sharepoint Nutzung wünschenswert währen. Natürlich kann ihnen der Anbieter einen eigenen Server offerieren, aber damit relativiert sich der Kostenvorteil wieder.

 

Insofern ist "Exchange in der Cloud" und "Exchange OnPremise" keine binäre Entscheidung sondern je Firma eine individuelle und immer wieder zu überprüfende Entscheidung. Sie können mit Exchange 2010 beide Welten miteinander kombinieren, so dass Sie für bestimmte Postfächer und Dienste ihren eigenen Exchange Server betreiben und einen Teil der Postfächer bei Microsoft betreiben.

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