Archivmailbox

Für den Einsatz der Archiv Mailbox benötigen Sie eine Enterprise-CAL für den Benutzer

Whitepaper der PRW Rechtsanwälte München zu Exchange 2010 Archiv
http://www.prw.de/prw/gallery/Whitepaper/MSExchangeServer2010.pdf.

Ask Perry > Exchange Archiving
http://blogs.technet.com/b/perryclarke/archive/2010/07/09/exchange-archiving.aspx

Mit Exchange 2010 können Sie zu jedem Postfach zusätzlich eine Archivmailbox anlegen. Aktuell verbinden viele Leser den Begriff Archiv mit Dingen wie "Unveränderlich", Migration in Archivspeicher, Reduzierung des Datenbestands (HSM). Hierzu finden Sie ausführlichere Konzepte auf den Seiten Archivieren mit Exchange. Exchange 2010 kann aktuell noch nicht die gleiche Funktion bieten, wie bisherigen "große" Archivfunktionen. Aber in den meisten Fällen ist dies auch gar nicht gefordert.

Überlegungen zur Exchange 2010 Archivmailbox

Nachdem Exchange 2010 nun auch "RTM" ist, darf ich auch ungefährdet über die Überlegungen dazu bei Microsoft sprechen: Bei der Wahl eines Archivs gibt es immer drei Parteien, die ihre Wünsche umgesetzt sehen wollen:

Je nach Gewichtung der einzelnen Themen entscheidet sich dann, mit welchem Archivprodukt die beste Übereinstimmung erreicht werden kann.

Die Gründe warum Microsoft überhaupt etwas zum Thema "Archiv gemacht hat waren wohl die folgenden:

Das ist zumindest die Argumentation von Microsoft, auch wenn ich nicht alles davon als "fair" betrachte. Aber einige Punkte lassen sich auch so ganz gut beantworten

Thema Microsoft Antwort
Migration von Daten in "günstigeren" Storage durch ein Archiv Mit Exchange 2010 kann sehr viel günstigerer Speicher eingesetzt werden, der zumindest nicht teurer ist als ein vergleichbarer Speicher für das Archiv. Es gibt also nicht mehr das "Kosten/Gigabyte"-Gefälle. Warum sollten Sie dann die Daten noch verschieben, was Aufwand bedeutet und die Nutzung durch den Anwender erschwert.
Ausgelagerter Speicher Aktuell muss die Archivmailbox des Benutzers in der gleichen Datenbank liegen, so dass alle Daten in der gleichen Datenbank bleiben. Sie können also den Platz auf dem Exchange Server nicht umorganisieren. Wenn man sich aber z.B. die neue Database Availability Group anschaut, die den druck von einem schnellen "Restore" der Datenbank nimmt, dann kann man schon mal überlegen, ob man die Daten wirklich auf einen eigenen Archivserver mit Disks umlagert oder ob man die gleiche Hardware nicht einfach als zweiten Exchange Server nutzt und damit noch die Verfügbarkeit verbessert.
Sicherheit gegen Datenverlust

Ein klassisches Archiv kopiert/verschiebt die Daten in den Archivspeicher, in dem Sie eine gewisse Zeit gegen Löschen geschützt sind. Änderungen sind nicht mehr möglich.

In Exchange 2010 ist es möglich, dass ein Anwender alles immer wieder ändert. ABER es bleibt nicht unbemerkt, denn Exchange legt eine nicht änderbare Kopie des Elements mit ab. Das ist unterm Stich sogar besser, weil ein User durchaus eine Mail, Notiz, Termin in sein Exchange 2010 Archiv verschieben und danach trotzdem noch Inhalte ergänzen kann. Und aus Revisionsgründen ist es möglich zu erkennen, wer wann was geändert hat.
Offline/Online

Drittprodukte haben oft ein Outlook Addin um Elemente im Archiv auch Offline verfügbar zu machen. Das kommt oft damit, dass Firmen Exchange gerne "leersaugen" und z.B. nur die Mails der letzten 60 Tage in Exchange lassen. Dann muss der Anwender natürlich auch unterwegs Archivdaten erreichen.

Mit Exchange kann man auch Mails anhand des Alters in die Archivmailbox verschieben, aber besser ist es doch, wenn der Mitarbeiter selbst seine Mails selbst klassifiziert und z.B.: abgeschlossene Korrespondenzen selbst "archivieren "kann. Aus Sicht von Microsoft ist es aber für den Anwender am einfachsten, wenn er weiß, dass sein Postfach "online und Offline" verfügbar ist (OST-Datei) und alles im Archiv eben von unterwegs nur erreichbar ist, wenn eine Netzwerkverbindung besteht.
PST Hell Viele Firmen erlauben oder nutzen PST-Dateien bislang, um alte Mails aus dem Store zu extrahieren, weil sie bislang keine Archivlösung haben. PSTs auf lokalen oder sogar Netzwerklaufwerken ist aber keine dauerhafte Lösung. Auch hier ist die Exchange "Archiv"-Lösung ein passabler Ansatz.

Grundfunktion

Das Archiv wird pro Mailbox aktiviert und ordnet jeder Mailbox eine zweite Mailbox als "Archivmailbox" zu. Outlook 2010 wird entsprechend erweitert, dass es diese zweite Mailbox direkt mit anzeigt. Im Active Directory wird entsprechend ein zweite Benutzer angelegt, welcher aus Sicherheitsgründen deaktiviert ist. Vier weitere AD-Felder definieren den Namen, Quotas und eben den Link zur Archivmailbox.

Im Active Directory können Sie ebenfalls die GUID zur Mailboxdatenbank einsehen:

dn: CN=Carius\, Frank,OU=Technik,OU=Abteilung,DC=netatwork,DC=de

msExchMailboxGuid:: gBhy5tVQpkGWDG2y9bHrKg==
msExchArchiveGUID:: GyCQ2Q3O+ECl+M/WdKTauw==
msExchArchiveName: Online Archive - Carius, Frank
msExchMailboxTemplateLink: 
 CN=NAW-RetentionPolicy,CN=Retention Policies Container,CN=Net at Work GmbH,CN=
 Microsoft Exchange,CN=Services,CN=Configuration,DC=netatwork,DC=de

Das Feld "msExchMailboxTemplateLink" steuert, welche Richtlinie auf das Postfach greift während in "msExchArchiveName" der angezeigte Name der Archivmailbox zu sehen ist.

Damit ist es möglich, das primäre Postfach "klein und überschaubar" zu halten und die alten Mails zu Archivzwecken in die Archivmailbox zu verlagern. Dabei bleibt aber die "gewohnte" Bedienung erhalten.

Durch die Abtrennung alter Inhalte aus der primären Mailbox wird natürlich auch die OST-Datei handlicher, so dass der Leidensdruck hier auch reduziert wird. Eine ähnliche Funktion mit Bordmitteln habe ich auf Postfachaufteilung beschrieben.

Archiv aktivieren und anzeigen

Ein Teil der Verwaltung zur Archivfunktion ist in der Exchange Management Console enthalten. Sie können mit wenigen Mausklicks ein Postfach für ein Archiv freischalten oder auch wieder deaktivieren

Achtung:
"Disable Archiv" löst einfach nur die Verbindung zwischen dem primären Postfach und dem Archivpostfach. Alle Mails im Archiv sind dann nicht mehr erreichbar und die Archivmailbox wird per Default nach 30 Tagen entfernt.

Über die Eigenschaften die Bezeichnung des Archivpostfachs in Outlook steuern:

Natürlich geht das auch per Powershell. Das ist aber nur der erste Schritt. Die komplette Konfiguration der Richtlinien, nach denen der Mailbox Folder Agent dann aber die Elemente aus dem primären Postfach in das Archivpostfach verschiebt, ist nur per Powershell erreichbar.

Policies und Journal

Nun wird es natürlich nicht dem Benutzer überlassen, Elemente in ein Archiv zu verschieben oder schlimmstenfalls sogar vorab zu löschen. Exchange 2010 nutzt dazu entsprechende Richtlinien und den Dumpster. Zuerst zu den drei Richtlinien, die auf eine Mailbox oder Ordner angewendet werden können:

Diese Richtlinien steuern, wie der Exchange 2010 Server im Hintergrund die Elemente aus dem primären Postfach in das Archivpostfach verschiebt oder gelöscht werden. Eine Art "Workflow" agiert im Hintergrund auf dem Exchange Server.

Ein Journal mit einer Auslagerung auf andere Server ist mit dieser Konstellation aber nicht möglich. Hier öffnen sich wieder Wege für Dritthersteller, die eine Journalarchivierung anbinden können.

Hold Policy und Dumpster 2.0

Damit Dinge wie die "Hold Policy" überhaupt funktionieren, sind weitere Änderungen im Informationsspeicher erforderlich, die den Dumpster betreffen. Bislang wurde dieser "Superpapierkorb" dazu genutzt, um Elemente wieder herzustellen, die aus "Gelöschte Objekte" entfernt wurden. Auf dem Postfachspeicher konnten Sie als Administrator die Zeit vorgeben, wie lange solche Elemente längstens wiederherstellbar waren. Allerdings konnte ein Benutzer "seinen" Dumpster auch schon vorher manuell löschen und diverse Aktionen (z.B. POP3) haben Elemente erst gar nicht in den Dumpster gelöscht. Auch per MAPI war es z.B. möglich, ein Element unter Umgehung des Dumpster zu löschen.

Mit Exchange 2010 hat Microsoft diese Funktion so geändert, dass Sie nun eine "Copy on Write"-Logik darstellt. Jedes Objekt, welches auf dem Exchange Server geändert wird, wird als Kopie gespeichert und das alte Element landet im Dumpster. Dies passiert mit jedem Zugriff unabhängig vom Weg des Zugriffs. Es gibt also keinen Weg an dieser Sicherung vorbei, wie dies in früheren Exchange Versionen durchaus möglich war.

Die dadurch entstehenden Kopien können nicht einfach gelöscht werden. Vor allem ist diese Aktion nicht durch einen Client möglich. Der einzige Weg, die Informationen im Dumpster zu entfernen geht über die Anpassung der "Hold Policy". Über eine temporäre Anpassung der Richtlinien können diese Informationen entfernt werden. Wenn eine Mailbox verschoben wird, wird auch der Inhalte des Dumpster mit verschoben.

Discovery mit MultiMailboxSearch

Sie können sich sicher vorstellen, dass damit in kurzer Zeit sehr viele Mails im Dumpster landen und durch den Benutzer nicht mehr erreichbar und einsehbar sind. Für die Firma selbst müssen diese Informationen aber weiterhin durchsuchbar und exportierbar bleiben. Hier kommt eine neue Funktion von Exchange 2010 zum Tragen: "Multi-Mailbox.Search"

Diese Funktion erlaubt, abhängig von den Berechtigungen, die Suche nach Informationen in der eigenen Mailbox aber auch in anderen Postfächern und sogar den gelöschten oder ersetzten Objekten, die im Dumpster liegen. Es ist sogar möglich, die gefundenen Informationen in eine PST-Datei zu exportieren und z.B. an Anwälte oder Gerichte zu übergeben.

Microsoft Archiv = Archiv ?

Wer bislang schon mit Archivprodukten gearbeitet hat, hat diese meist aus zwei wichtigen Gründen eingesetzt:

Die erste Forderung wird Exchange 2010 abbilden können, wobei es vielen Administratoren wohl nicht gefallen wird, dass die früheren Versionen sich alle im Dumpster ansammeln. Die Reduzierung der Datenmenge wird sich aber so nicht erreichen lassen, da die Archivdatenbank in der gleichen Datenbank angelegt wird, wie das primäre Postfach. Selbst eine Trennung in eine andere Datenbank auf einem anderen Massenspeicher oder einem anderen Server ist in RTM nicht möglich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass dies später noch geändert wird, so dass man die Daten auch physikalisch verlagern kann. Vielleicht sogar zu einem Hosted Archive. Insofern ist dieser erste Schritt primär zur Auflösung der PST-Dateien geeignet, auch wenn es die passende Importfunktion noch nicht auf dem Server gibt.

Was heute als HSM (Hierarchical Storage Management) bezeichnet wird, ist mit dem Ansatz natürlich auch nicht zu lösen. Schaut man sich aber die Konzepte der Database Availability Groups an, dann können sich zumindest größere Firmen überlegen, ob überhaupt noch "teurer SAN-Speicher" erforderlich ist. Wenn der Speicherplatz auf der Exchange Farm am Ende nicht teurer ist, also die Disks im Archivsystem, dann egalisiert sich diese Forderung.

Outlook 2010 und Archiv Mailbox

Outlook 2010 wird die erste Version sein, die diese besondere Archivmailbox, die dem Benutzer zugeordnet ist, auch direkt mit einbinden und anzeigt:

Outlook 2010 Archivmailbox
Bild von Outlook 2010 RC1

OWA 2010 und Archiv

Auch in Outlook Web Access wird das Archivpostfach direkt mit eingeblendet:

Auch hier muss der Anwender keine weitere Konfiguration vornehmen.

Archiv und Powershell

IN den Exchange 2010 Beta-Zeiten war die Archivmailbox tatsächlich noch ein eigener Empfänger der über ein eigenes Commandlet "Get-AlternateMailbox" anzusteuern war, wie folgendes Bild zeigt:


Vielen Dank an Wolfgang Sauer für die Bereitstellung des Bilds

Selbst das entsprechende Attribut im Schema "msExchAlternateMailboxes" ist immer noch vorhanden. Da das Feld im Plural geschrieben ist, gehe ich davon aus, dass man sogar mehrere anlegen könnte. Das Feld ist zumindest "MultiValue". Allerdings wird es mit dem Exchange 2010 Archiv nicht mehr verwendet. Statt dessen sind die Befehle in die normalen Mailbox-Commandlets aufgegangen.

[PS] C:\Windows\system32>get-mailbox fcarius | fl

LitigationHoldEnabled                  : False
RetentionHoldEnabled                   : False
EndDateForRetentionHold                :
StartDateForRetentionHold              :
RetentionComment                       :
RetentionUrl                           :
RetentionPolicy                        : NAW-RetentionPolicy
ArchiveGuid                            : d990201b-ce0d-40f8-a5f8-cfd674a4dabb
ArchiveName                            : {Online Archive - Carius, Frank}
ArchiveQuota                           : unlimited
ArchiveWarningQuota                    : unlimited

Persönliche Einschätzung

Es wird schwer für Dritthersteller, ein Produkt zu verkaufen, wenn eine Basisfunktion in Exchange schon enthalten sein wird. Natürlich ist das Exchange 2010 Archiv kein HSM, d.h. alte Elemente werden nicht auf dem Postfachspeicher entfernt. Aber über entsprechende Richtlinien kann eine Firma schon vorgeben, dass Nachrichten eine Mindestzeit vorgehalten werden, auch wenn der Anwender die Mail löscht. Über die Export Funktionen können auch diese Informationen bei Bedarf einer Revision oder der Strafverfolgung übergeben werden.

Fragen und Antworten

Weitere Links

Set-Mailbox <identity> -SingleItemRecoveryEnabled $true

Set-MailboxDatabase <identity> -DeletedItemRetention <Number of Days>

Set-Mailbox <identity> -RetainDeletedItemsFor <Number of Days>

Keywords: Exchange2010 Archiv