Unified Messaging mit Exchange

Beachten Sie unbedingt den Bereich Unified Communication.

Unified Messaging war eines der Themen im Jahr 2000. Vielleicht wird dieses Thema noch einige Monate aktuell sein, aber ich denke die Erwartungen aber auch die Gewinnaussichten vieler Hersteller wurden bisher noch nicht erfüllt. Es mag zum Teil sicher auch bei der überzogenen Preispolitik oder Schutzbehauptungen einige Telefonanlagenhersteller liegen. Doch worum geht es überhaupt ?

Die Vision

Unified Messaging bezeichnet die Integration vieler zusätzlicher Dienste in einem zentralen System. Warum sollten Sie mit Outlook ihre Mails lesen, mit dem Telefon ihren Anrufbeantworter abhören, aus dem Faxgerät ihre Faxe entnehmen und die SMS-Nachrichten auf ihrem Handy mühsam auslesen ?

Der zweite Begriff in dieser Reihe ist "Universal Inbox".

  • Der Posteingang als Drehscheibe der Informationen. 
  • Einen Speicherplatz für alle Informationen
  • Zugriff von überall und über alle Wege
  • ...

Faktisch soll Unified Messaging die verschiedenen Systeme auf einer Stelle für den Anwender zusammenführen, damit er nicht mehr mit vielen Programmen und Geräten hantieren muss. Die Anbindung von Exchange an Faxserver in den vergangenen Jahren war hier sicher der größte Anteil. Aber nun steht die nächste Generation an: Die Verbindung der Anrufbeantworterfunktionen einer Telefonanlage mit dem Messagingsystem. 

Das Problem

Dabei gibt es nur ein Problem: Es gibt keine gemeinsamen Ansichten dazu

  • Telefonanlagenhersteller haben immer pfiffigere Anrufbeantworter in ihre Systeme integriert.
  • Intelligente Komforttelefone zeigen Anrufe, Liste, Nachrichten etc. an.
  • Computersysteme sind meist über komplett parallel verlaufende Netzwerke verbunden
  • Die Dienste "Daten" und "Sprache" sind technisch sowieso nicht mehr zu trennen. Die Zeit der Relays und analogen Leitungen ist vorbei. Heute werden "Pakete" geswitched. Eine TK-Anlage ist quasi ein Netzwerkrouter mit Sprachpakete.

Damit sind die Fronten geklärt:

Die ängste der TK-Anlagenhersteller

  • Die teuer erkaufte Sprachspeicherfunktion der Telefonanlage wird zukünftig in Exchange oder anderen Speichersystemen abgebildet
  • Die Vermittlungsleistung von Sprache wird durch das PC-Netzwerk erbracht (Voice over IP)
  • Die proprietären Telefone werden durch Endgeräte mit IP-Stack und Netzwerkanschluss ersetzt.

Die ängste der Netzwerkbauer und Systemhäuser

  • Die Switche und Router werden überflüssig, da die TK-Anlage diese Funktion mit übernimmt. Eine TK-Anlage ist es prinzipiell egal, ob nun 64kbit "Sprach"-Pakete oder 100 MBit "Daten"-Pakete zu übertragen sind.
  • Die teure Doppelverkabelung der Vergangenheit wird durch eine strukturierte Verkabelung ersetzt und gleich durch die Telefonbaufirma mit ausgeführt.
  • ...

Sie sehen, jede Fraktion hat ihr guten Gründe, eine allzu enge problemlose Zusammenarbeit nicht zu einfach und damit "preiswert" zu gestalten. Es gibt heute schon viele Telefonanlagen mit Netzwerkanschluss. 

Wünsche und Chancen

Definieren Sie für sich, was sie von einer Unified Messaging Lösung erwarten und benötigen. Hier einige Anregungen und Ideen:

  • Eine kleine Software für die PCs und die TK-Anlage könnte dem PC einen eingehenden Anruf signalisieren, welcher dann aus Outlook oder der Branchenanwendung gleich den korrekten Kundendatensatz anzeigt. (Stichwort: TAPI)
  • Ein Klick auf den Kontakt in Outlook und die TK-Anlage wählt den Teilnehmer an und stellt ihn auf den eigenen Apparat durch. (Stichwort: TAPI)
  • Eingehende Anrufe landen nicht auf einem Band, sondern Mail in ihrem Postfach. (z.B. Unsere TELES-iPBX sendet unsere Anrufe in einen öffentliche Ordner von Exchange)
  • Ein Anrufer erhält in einem Sprachmenü während ihrer Abwesenheit die Auswahl, eine Nachricht aufzusprechen oder einen Rückruf zu erhalten. Der Rückruf wird in ihre Outlook "Aufgabenliste" eingetragen
  • Ein Anrufer erhält basierend auf ihrem Outlook Terminplan, wann sie voraussichtlich wieder am Platz erreichbar sein werden. Optional reicht hier auch der aktive Bildschirmschoner.
  • Sie stellen ihr Telefon auf "Ruhe" und Outlook stellt dann auch die Benachrichtigung für neue Mails ab.
  • Umgekehrt funktioniert das auch. Sie verlassen Outlook oder melden sich am PC ab und das Telefon schaltet automatisch die Anrufe auf die Voicebox.
  • Die haben kein Outlook gestartet, aber eine neue Mail wird ihnen ebenfalls als Anzeige am Telefon signalisiert.
  • Eine Terminerinnerung funktioniert nur, wenn Sie Outlook gestartet haben und vor dem PC sitzen. Also warum sollte das System sie nicht per SMS oder Kurzanruf erinnern.
  • Faxserver empfangen Faxe: Warum sollten diese in einer eigenen Datenbank mit einer eigenen Software arbeiten. Sinnvoller wäre doch gleich die Ablage im Exchange Informationsspeicher.
  • .....

Sie haben sicher auch eigene Einfälle und Anforderungen. Senden Sie mir doch einfach ihre Ideen, wenn Sie mögen and die Adressen unter Kontakt.

Die Lösungsansätze

Es ist schwer die passende Lösung zu finden, da es verschiedene komplett unterschiedliche Ansätze gibt, die entsprechend ihre Vor- und Nachteile haben und nicht vergleichbar sind.

Das Grundprinzip von Unified Messaging beruht auf der Zusammenführung aller Daten an einem Ort. Erst damit ist ein zentraler und universeller Zugriff auf die Daten gewährleistet. Aber damit ist noch nicht gesagt, an welchem Ort die Daten zusammengeführt werden.

Messagesystem als Speicher

Unified Messaing mit Exchange als zentralem Store

Der Anteil elektronischer Dokumente wird zunehmen und bei der aktuellen Entwicklung gehe ich davon aus, dass leistungsfähige Messagingsysteme wie Exchange, Notes oder GroupWise zukünftig sehr viele Daten speichern werden.

Egal wie gut aber diese Messagingsysteme sind, so haben sie den Nachteil, dass es derer mit Exchange und Notes zwei dominante und viele andere Produkte gibt. Ein Hersteller muss daher entweder je Messagingsystem eine eigene Entwicklungslinie betreiben oder sich beschränken.

Es gibt Produkte, die daher nur mit einem Messagingsystem integrierbar sind. (z.B. VOIXX)

Eigener Speicher

Unified Messaging mit eigenem Server

Eine Alternative hierzu ist ein eigenes Speichersystem der Anwendung, welche die Sprache und Faxnachrichten hält. Der Vorteil hierbei ist, dass der Hersteller eine eigens optimierte Datenbank für die Ablage dieser Nachrichten nutzen kann. Allerdings ist die Integration in den Client nicht mehr direkt über den Exchange Server möglich. Die beiden Dienste werden am Client zusammengeführt.

Die Nachrichten liegen dann auf dem Messaging Server in einer eigenen proprietären Datenbank (z.B. Tobid David, oder einer SQL-Datenbank (z.B. bei Com:on)

Dazu ist auf dem Client natürlich eine entsprechende Option (SnapIn) für Outlook notwendig, welche installiert werden muss, oder der Hersteller nimmt für sich gleich in Anspruch einen viel besseren Client mit viel mehr Möglichkeiten mitzuliefern (z.B. Tobit DAVID)

Zu diesem Bild gehören auch die Kopplungen von Telefonanlagen mit einem Kommunikationsserver, bzw. Telefonanlagen, welche einen Netzwerkanschluss haben. Oftmals ist dabei auch "nur" ein PC mit integriert. 

Auch serverbasierte TAPI-Anwendungen sind häufig so realisiert

Client als Speicher

Zuletzt gibt es noch die Menge der Anbindungen über den Client. Hierbei wird eine entsprechende Hardware im PC eingebaut, welcher eine Kopplung mit dem Telefon oder der TK-Anlage zulässt, z.B. ein MSFAX-Dienst oder clientbasierte TAPI-Anbindungen, um mit Outlook das telefonieren zu unterstützen.

Mit passender Hard- und Software (z.B. Fritz Vox, FritzFax) können hiermit auch Anrufbeantworter und Fax integriert werden. Aber dies funktioniert nur so lange, wie der Client angeschaltet und aktiv ist. Zudem ist mit der Ausstattung eines PCs nur eine punktuelle Lösung geschaffen worden. Eine Serveranbindung steht gleichermaßen allen Personen zur Verfügung. Damit eignet sich diese Technik für kleine Büros oder wenige Anwender.

Nur zur Sicherheit: TAPI stet für "Telephone API" und bedeutet, dass Anwendungen die Dienste von Telefonanlagen nutzen können, z.B. die Anwahl unterstützen oder eingehende Rufe zu protokollieren und entsprechende Aktionen anzustossen. TAPI hat keine Funktion, wenn es darum geht, Sprachnachrichten aufzuzeichnen oder abzuhören oder andere Nutzdienste der Telekommunikation anzusprechen. TAPI bezieht sich meist nur auf die Signalisierung.

Ich hoffe ich habe ihnen einen "kleinen" Einblick in die Thematik gegeben aber weiß natürlich, das Sie mit diesen Infos noch keine Entscheidung treffen können. Ich bewerte daher auch keine Produkte sondern gebe ihnen mit der Linkliste einige Hinweise auf Hersteller, die vorgeben, sich in diesem Markt zu bewegen. Am besten definieren Sie für sich die notwendigen, wünschenswerten und überflüssige Ziele und was diese jeweils an Kosteneinsparung bringen. Und dann sollten Sie an die Hersteller herangehen und die Machbarkeit und Finanzierbarkeit prüfen. Und erwarten Sie am Anfang nicht zuviel. Eine TK-Firma weiß meist sehr wenig von Exchange und für viele Systemhäuser ist die Schnittstelle immer noch der analoge Telefonanschluss oder der S0-ISDN-Stecker.

Weitere Links

Ich kann leider nicht alle Produkte testen und evaluieren und sammle einige Informationen auch aus der Newsgroup und anderen Quellen. Insofern kann ich bei Bewertungen und Aussagen nicht garantieren, dass diese wertfrei und korrekt sind. Ich bin dankbar für Erfahrungsberichte und Hinweise zum Thema an Kontakt.