Faxserver mit Exchange

Faxen und Exchange - die Grundlagen

Microsoft Exchange kann von Hause aus nicht Faxen. Microsoft bietet zwar einen Clientbasierten Faxdienst für den Exchange Client und Outlook an, bei der auf dem Arbeitsplatz ein Dienst die Faxe über ein Modem oder eine ISDN-Karte annimmt und per MAPI in das Postfach legt oder per Mail an den Server sendet.

Wer einen Exchange Server einsetzt, sollte aber auch einen Faxserver einsetzen. Das ist ein Programm, welches auf einem Server läuft und ohne Benutzerinteraktion die Faxübertragungen bedient. Dazu muss dieser Faxserver zum einen mit der entsprechenden Hardware (ISDN-Karte, Faxkarte, Modem) kommunizieren und zum anderen mit dem Exchange Server.

Warum heißt das Fax Fax?
http://blog.ferrari-electronic.de/2012/10/09/warum-heist-das-fax-fax/
http://www.youtube.com/watch?v=2SsfhCaaJgw

Exchange Connector

Microsoft Exchange bietet dazu eine Connector-Schnittstelle an, über die ein Hersteller eine Integration in Exchange erreichen kann. Einige Hersteller hingegen nutzen andere Schnittstellen wie POP3 und SMTP, um Faxaufträge anzunehmen und eingehende Faxe zuzustellen. Beide Wege funktionieren und haben ihre individuellen Vorteile und Nachteile.

Der Vorteil eines Connectors ist sicher die Integration in der Art, dass in Exchange ein neuer Adresstyp (FAX:) eingeführt wird und damit alle Benutzer auch an solche Adressen mit Angabe der Faxnummer ein Fax senden können.

Die Anbindung über ein Postfach bedeutet meistens, dass der Anwender eine Mail an einen Benutzer "Faxserver" sendet, und die Nummer anderweitig (z.B. im Betreff oder in der Mail selbst) übermittelt werden muss. Dieses Verfahren ist weniger effizient, aber erspart dem Hersteller die Entwicklung eines Connectors. ein Faxserver mit POP3-Schnittstelle kann problemlos an nahezu jedem Mailsystem eingesetzt werden.

Wenn Outlook erkennt, dass der Server den Adresstyp "FAX" unterstützt, dann bietet er automatisch alle Faxnummern aus den Kontakten als gültige Empfängeradresse an.

Benutzerverwaltung und Speicher

Wir pflegen schon bisher alle Benutzer im Active Directory oder im Exchange 5.5 Directory und da ist es von Vorteil, wenn auch die Konfiguration der Faxanbindung zu Exchange hier gepflegt wird. Diese Integration erspart doppelte Benutzerlisten. Allerdings bindet sich ein Faxserverhersteller damit auch an Exchange. Die meisten Faxserver führen daher eigene Benutzerlisten und Zuordnungen von Rufnummern zu Mailboxen. Einige erlauben aber zumindest den zyklischen Export von Daten aus Exchange.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass bei der Nutzung von Durchwahlen zu Mailboxen diese Zuordnung einfach gepflegt werden kann. Auf der anderen Seite sind Zusatzfunktionen wünschenswert, damit nicht jeder Exchange Benutzer ein Fax senden kann oder Deckblätter für einfache Mails erstellt werden.

Werden eingehende Faxe nach Exchange zugestellt, so braucht der Faxserver diese nicht als Datei zu halten. Da ein Faxserver aber meist mehrere Systeme unterstützt (z.B. Druckertreiber, LPD, SAP etc.) haben die meisten Server eigene Warteschlangen, in denen Faxe zwecks Nachkontrolle liegen.

Faxversand

Schauen wir uns den Faxversand über Outlook an. Alle anderen Wege ein Fax zu senden, z.B. per Browser, über Druckertreiber etc. sind hier nicht relevant. Ein Faxserver soll die schnelle Erreichbarkeit von Empfängern ohne Mailadresse erlauben. Vom Wunsch bis zum versandfähigen Fax gibt es jedoch mehrere Wege.

Outlook Mail

Der einfachste Weg ist sicher der Versand eine einfachen Nachricht aus Outlook per Mail. Üblicherweise wählt der Benutzer aus dem Adressbuch eine Faxadresse oder gibt diese mit der Syntax [FAX:Rufnmmer] direkt in der Adresszeile ein. Bei einem richtigen Connector wird die Mail nun bis zum Faxserver geleitet, welcher aus der Text oder HTML oder RTF-Nachricht eine mehr oder minder schön formatierte Faxmitteilung erstellt.

Von Vorteil sind hier natürlich Deckblätter im Faxserver, die gestaltet werden können. Aber nicht alle Faxserver können mit RTF oder HTML-Nachrichten umgehen. Dies sollten Sie prüfen. Speziell HTML-Nachrichten mit externen Links scheitern oft, da der Faxserver sicher nicht direkt im Internet die passenden Icons beziehen soll.

Outlook unterstützt Formulare. Daher liegt es auch nahe, dass der Faxserver ein eigenes Formular anbietet. Einige Faxserver erlauben eine Priorisierung und Zeitplanung von Aufträgen. Ein Outlook Formular kann solche Parameter aufnehmen, damit sie nicht als Steuerzeichen irgendwo versteckt werden müssen

Für den Versand von "formatierten" Faxe gibt es weitere Wege:

Outlook Anlagen

Einer davon ist die Möglichkeit, eine Anlage an das Fax zu klemmen. So kann die Nachricht das kurze unformatierte Anschreiben enthalten und die formatierte Nachricht ist z.B. eine Word Datei. Hier kommen aber gleich mehrere Faktoren als Problemquelle zum Vorschein:

  • Wenn ich nur einen Teil einer mehrseitigen Worddatei faxen möchte, dann kann ich nicht einfach die Datei komplett anhängen, sondern muss aufwändig eine temporäre Teildatei erstellen.
  • Der Faxserver muss diese Anlagen konvertieren können. Dabei gilt es alle Schriften, eingebettete Grafiken und die verschiedenen Typen (DOC, XLS, PPT und viele andere) zu verstehen. Einige Faxserver nutzen dazu die originalen Anwendungen, welche installiert und lizenziert sein müssen. Andere nutzen entsprechende "Viewer" (INSO und andere).

Daher ist der Weg eine Anlage direkt an gemischte Empfänger (Mail und Fax) zu senden zwar nett, aber meist nur ein schwer zu erreichender Kompromiss.

Druckertreiber per MAPI

Daher gehen viele Faxserver über den Umweg eines Druckertreibers. Je nach Hersteller druckt der Anwender nun die Information auf einen Faxtreiber. Der Arbeitsplatz übernimmt dabei die fehlerfreie Konvertierung.

Der Druckertreiber übergibt diese Dateien nun entweder direkt an den Faxserver (RPC, TCP/IP, Dateisharing etc.) oder per MAPI an Outlook zu Weiterleitung an den Faxserver. für beide Wege gibt es Argumente dafür und dagegen:

  • Der direkte Weg ist zwar am schnellsten und entlastet Exchange, aber die Outlook Kontakte sind damit nicht mehr nutzbar.
  • Aber was bringt eine PCL-Druckdatei einem anderen Mailempfänger ?. Das Format des Druckertreibers sollte auch für "nicht Fax Empfänger" lesbar sein, um gemischte Verteiler zu erlauben
  • Aber wie groß wird eine Druckdatei ?. Exchange ist leistungsfähig aber für jedes Fax eine 2 MByte große BMP-Datei zu versenden kann nicht erwünscht werden

Zu all diesen Fakten kann ich entsprechende Produkte nennen, die genau diese Fehler begehen. Insofern Augen auf bei der Produktauswahl und bei der Bewertung der individuellen Anforderungen.

Status und Quittung

Nun haben wir eine enge Exchange Integration und unser Fax ist auch erfolgreich an den Faxserver übergeben worden, dann warten wir auf die Bestätigung. Wenn Sie Outlook, wie ich, als ihre Kommunikationszentrale verstehen, dann wollen Sie sicher nicht noch ein zusätzliches Faxstatusprogramm in der Taskleiste laden.

Per Mail

Der Faxserver sollte daher bei Erfolg oder Misserfolg an den Benutzer eine aussagekräftige Nachricht senden. Es ist recht einfach eine Quittung für ein per Mail versendetes Fax zu erhalten. Kniffliger wird es aber schon, wenn der Anwender das Fax auf anderem Wege eingestellt hat.

In wie für sie auch Meldungen über einen Zwischenstatus (z.B. Gegenstelle belegt. Versand wird in 5 Minuten erneut versucht) wichtig sind, sollten Sie klären. Nicht alle Produkte unterstützen dies

eigener Statusordner

Einige wenige Faxserver nutzen einen anderen Weg um einen Status zu übermitteln. Sie "spiegeln" die Faxwarteschlagen in einem eignes angelegten Ordner im Posteingang. Dazu hat der Faxserver die Rechte, in jedem Postfach diesen Ordner anzulegen und darin Nachrichten zu hinterlegen. Der Server kann dann bei der Änderung eines Jobstatus dies dort anzeigen. In Verbindung mit einer passenden Ansicht und Formularen kann damit ein Anwender direkt live den Status verfolgen ohne einen zusätzlichen Client. Diese Leistung erbringen aber nur wirklich ausgewachsene Faxserver.

Faxempfang und eingehendes Routing

Nachdem wir nun wissen, wie ein Fax gesendet werden kann, stellt sich die Frage, wie eingehende Faxe an das passende Postfach geleitet werden. In Zeiten von ISDN kommen hier nur die Durchwahlziffern (MSNs) in die engere Wahl. Früher wurden oft zusätzliche Entscheidungskriterien (OCR-Erkennung, Absenderkennung, CSID, DTMF-Durchwahltöne etc.) genutzt. Letztlich kann mit ISDN jeder Benutzer eine "eigene" Faxnummer haben. Hier unterscheidet die Anschlusstechnik nach Mehrgeräteanschlüssen (Punkt zu Multipunkt, PMP) und Anlagenanschlüssen (Punkt zu Punkt PP). Bis zu 10 Teilnehmer können problemlos mit MSNs versorgt werden. Über 10 Teilnehmern werden auch zwei B-Kanäle nicht mehr reichen, so dass die Karten im Anlagenanschlussbetrieb mit mehreren ISDN-Anschlüssen oder sogar S2M-Anschlüssen betrieben werden.

Die Technik - Faxkarte, ISDN-Karte oder Modem

Früher wurde immer der Streit zwischen den Vertretern "ausgewachsener Faxkarte" und der Fraktion der ISDN-Karten/Modems geführt. Jeder behauptete von sich, die bessere Basis für die Faxübertragung zu sein und jeder hatte auf seine Weise recht:

  • Faxmodems und ISDN-Karten
    Günstige Preise, breite Produktpalette und einfache Installation sprechen für diese Geräte. Aber die meisten Arbeit hatte damit der Treiber. Die "Dummheit" diese Systeme wurde durch Software auf der CPU des Rechners kompensiert. Die meisten ISDN-Karten haben das Faxprotokoll allein als Software im Host ausgeführt. Das war anfangs ein Problem, da ein Pentium 200 nicht wirklich schnell genug für den gleichzeitigen Empfang und Versand mehrere Kanäle war. Klassisches Beispiel ist die AVM B1 ISA-Karte, welche entweder auf beiden Kanälen mit 14400 Baud senden konnte ODER auf einem Kanal mit 9600 Baud empfangen. Dies bedeutet aber, dass beim Versand auf einem Kanale trotzdem kein Empfang möglich war.
  • Spezielle Faxkarten (Brooktrout, Dialogic, Ferrari) haben hingegen die gesamte Faxabwicklung auf der Karte durchgeführt. Der Server bekam nur noch die empfange Seite komplett als TIFF-Image zur Weiterverarbeitung. Einige Karten konnte sogar direkt Postscript auf der Karte konvertieren.
    Hinzu kommt, dass diese Hersteller ihre Karten auch Interoperabilitätstests nach CCITT unterworfen haben. Diese Test durchlaufen normalerweise alle "zugelassenen" Faxgeräte und Faxkarten, aber nur sehr wenige ISDN-Karten.

Durch den Preisverfall und die Weiterentwicklung der ISDN-Hardware sind diese Grenzen fließend geworden. Einige ISDN-Karten unterstützen Fax in der Firmware (AVM C4) während einige Faxkarten auch andere Funktionen anbieten.

So bleibt es letztlich den High End Faxservern mit TK-Anlagen Kopplungen vorbehalten, spezielle Karten einzusetzen. Ein Faxserver mit wenigen Leitungen kann mit aktuellen Karten meist problemlos laufen. Allerdings kann es mit einfachen Karten durchaus vorkommen, dass Überseeverbindungen oder bestimmte Empfänger wegen Inkompatibilitäten nicht erreicht werden können.

Eingehendes FAX mit dem W2K Faxdienst

Der W2K FAXDienst kann das aber NUR über ein permanent laufenden Outlook. Outlook empfängt das Fax und stellt es in "seinen" Posteingang ein. Genau genommen braucht man eigentlich auf dem Server ein Outlook, welches mit dem Namen des Benutzers angemeldet ist, der das Fax bekommen sol. Aus Aspekten der Sicherheit und Stabilität ist dies aber als schlecht anzusehen. Zudem ist Outlook auf Exchange 2000 "not supportet". Aber die Faxe landen als DCX-Datei im Posteingang. Ein Routing anhand von Durchwahlen etc. ist nicht möglich. Durch Regeln kann man einiges versuchen aber es ist wohl eher eine Lowcost Option. Von Lösung möchte ich hier nicht sprechen. Besser ist es dann wirklich einen Faxserver einzukaufen.

  • Q246151 How to Configure Outlook 2000 to Receive Windows 2000 Faxes
  • Win FaxDienst

Zukunft von Faxservern = Unified Messaging oder Hosting

Der Anteil von Faxen in der Kommunikation wird weiterhin abnehmen, da Mails immer mehr ein akzeptiertes Kommunikationsmittel werden. Trotzdem werden immer noch sehr viele Faxe gesendet und empfangen und daher ist das Thema Faxserver weiterhin aktuell. Aber ein Faxserver alleine ist heute zu wenig. Der Trend geht zu Mehrwertdiensten, bei denen der Server mit der ISDN-Karte nicht nur Faxe bedient, sondern auch SMS-Nachrichten sendet, Voicemail-Funktionen übernimmt und Telefongespräche per Tape vermittelt.

Insofern sind gerade in kleineren Umgebungen diese Multifunktionsserver auf dem Vormarsch. Einiges sind modular aufgebaut, so dass Funktionen nachgerüstet werden können und die Kosten nicht sofort anfallen. Allerdings sind gerade in größeren Installationen dedizierte leistungsfähige Faxserver immer noch gefragt.

Interessant kann da natürlich auch das "Outsorcing" sein. Verschiedene Anbieter im Internet stellen Faxserver bereit, die eingehende Faxe per SMTP an ihren Mailserver zusenden und die über einen Druckertreiber auf ihrem Client per HTTP oder SMTP entsprechend auch Faxe versenden können oder über eine Anbindung an das Mailsystem wie ein Connector arbeiten.

Beachten Sie, das auch einige Faxserverhersteller nun "Fax in der Cloud" anbiet. Hier ist es aber eher umgekehrt, dass nämlich Firmen, die ihre Exchange hosten (z.B. BPOS) dort keinen Faxserver haben und so die Faxfunktion nachrüsten.

Net at Work Fakten über Faxen

Net at Work hat bis vor einiger Zeit aktiv das Produkt FACSys vertrieben. Wir setzen FACSys immer noch bei unseren Kunden ein und halten es für ein sehr leistungsfähiges Produkt im Highend Markt.

Aus dieser Zeit ist noch das Dokument "Fakten über Faxen" der Firma "Net at WorK" an, welche früher den Vertrieb von FACSys unterstützt hat. Die dort gemachten Aussagen sind aber allgemein gültig.

Fakten über Faxen
PDF-Datei 266 kb

Der beste Faxserver ?

Ich kann ihnen keine Produktempfehlung zu einem Faxserver geben, da die Vielfalt an Funktionen und deren Umsetzung nur schwer vergleichbar sind und letztlich immer erst eine Aufnahme ihrer heutigen und zukünftigen Anforderungen die Grundlage für eine Entscheidung liefert. Der Exchange Server ist nur eine Anwendung für einen Faxservers. Aber Faxserver werden in der Regel nicht für Exchange gekauft, sondern als universelle Lösung. Eine gute Exchange Anbindung ist dabei von Vorteil. Sie können aber gerne mich entsprechend in ihre Überlegungen mit einbeziehen (Kontakt).

Weitere Links

Folgende Faxserver haben eine gewissen Bedeutung bzw. Verbreitung in Deutschland erreicht. Nicht alle sind reine Exchange Dienste, sondern haben unterschiedliche Zusatznutzen. Einige sind Teil einer Gesamtlösung (Unified Messaging)