Office 365 Fax

Office 365 bietet mit Exchange Online eine umfangreiche Messaging-Lösung, solange es sich um SMTP-Empfänger und Absender handelt. Mit Skype für Business wird Exchange auch ihre Voice-Mail und UM-Lösung, sobald Microsoft Telefonie aus der Cloud bereit stellt. Dennoch ist Fax immer noch eine gängige Kommunikationslösung, die aber Microsoft selbst nicht bereit stellt. Als Office 365 Anwender müssen Sie sich selbst um eine entsprechende Lösung kümmern. Diese Seite stellt die verschiedenen Wege dar und versucht eine Produktübersicht.

Auch wenn diese Seite unter "Cloud/Office 365" einsortiert ist, so kann er genauso für OnPremise Installationen genutzt werden.

Fax mit Exchange und Outlook

Die Anbindung von Exchange und Outlook an Fax hat schon lange Tradition. Sicher schon über 20 Jahre ist der Empfang von Fax-Seiten als TIFF, PDF oder anderem Format im Posteingang ist genauso Standard wie der Versand von E-Mails an Faxempfänger. Sogar Anlagen sind heute möglich. Diese Funktion erwarten natürlich auch Anwender von Office 365.

Allerdings unterstützt Office 365 nur noch "SMTP-Adressen". Wer von früher noch Adressen in der Form "[FAX:+495251304650]" kennt, wird in Office 365 damit nicht weiter kommen. Das ist aber nicht weiter schlimm, denn es gibt Alternativen, die aus meiner Sicht sogar eingängiger erscheinen.

Faxempfang FAX2Mail

Es ist für jeden Faxserver heute möglich, eingehende Fax auf bestimmte Rufnummern als SMTP-Mail an das Ziel weiter zu leiten. Einige Dinge sind hier aber erforderlich:

  • Routing der FAX-Rufnummer auf den Faxserver
    Das geht innerhalb der Firma noch recht einfach, einen Teil des Nummernblocks zum Faxserver zu lenken. Beim "Hosted Faxserver" muss man mit Weiterleitungen oder Carrier-Grade Nummerntransfer arbeiten. Das ist wichtig, wenn beim späteren Faxversand nicht irgendwelche Rufnummern des Faxdienstleisters beim Empfänger auf tauchen sollen, sondern Nummern aus dem eigenen Bereich (Siehe CLIP - Rufende Nummer)
  • Zuordnung Rufnummer zu Mailadresse 
    Der Faxserver muss natürlich wissen, an wen er das eingegangene Fax weiter leitet. Eine Liste der Faxnummer zur SMTP-Adresse ist erforderlich. Fortgeschrittene Dienstleister erlauben hier einen Verzeichnisabgleich statt manueller Pflege.
  • Mailrouting
    Und dann muss der Faxserver den Weg zum Postfach können. Er kann natürlich per MX-Record einfach das Fax an die Empfängerdomain senden aber dann muss das Faxserver den Spamschutz überwinden. Ratsam ist hier beim Ziel einen privilegierten Zugang für den Faxserver. Damit stellt sich natürlich die Frage nach der eingehenden Authentifizierung.

Kompliziert ist diese Richtung aber nicht und wenn der Faxserver einfach nur weis, zu welche Durchwahl welche Mailadresse gehört, kann das empfangen Fax einfach zugestellt werden.

Faxserversand Mail2FAX

Anwender müssen natürlich auch "sicher" ihr Fax versenden können. Im ersten Schritt ist dies eine Mail aus Outlook.

  • Neues Fax wird als Mail erstellt: Empfänger ist <faxnummer>@<faxdomain>
    Der Betreff ist die Titelzeile und die (HTML-)Mail das Fax. Optional können noch Anlagen angehängt werden, die dann vom Faxserver konvertiert werden müssen
  • Versand per SMTP
    Das absendende System Office 365 kann über entsprechende Connectoren angewiesen werden, Mails an eine bestimmte Domain an einen bestimmten Host abzuliefern. Alternativ kann das natürlich auch per MX-Record erfolgen. Besser ist aber ein Connector, da hier z.B. TLS erzwungen werden kann und die Tenant-ID mit übermittelt wird.
  • Empfang per SMTP
    Das Fax-Dienstleister muss natürlich die Nachrichten per SMTP annehmen. Bei Office 365 gibt es die Besonderheit, dass mehrere Firmen die gleichen Mailserver nutzen. Der Dienstleister kann also nicht allein auf die "Source-IP" und das TLS-Zertifikat vertrauen, sondern sollte auch noch die Tenant-ID prüfen.
    Die Details dazu habe ich auf Office 365:Fremdconnector beschrieben.
  • Faxkonvertierung und Versand
    Der Service muss die Mail möglichst formattreu konvertieren und dann versenden. Wichtig ist den meisten Firmen hier "CLIP - Rufende Nummer", d.h. dass der Empfänger nicht eine unpersönliche Nummer sieht sondern vielleicht eine Faxnummer aus dem Bereich des Kunden.

Beim Faxversand müssen Sie möglichst komplett die Anforderungen ihrer Firma aufnehme. Die einfache Mail2FAX und FAX2Mail-Funktion ist recht schnell bereit gestellt. Prüfen sie dennoch, ob es auch Anforderungen für Print2FAX, Barcode-Einbettung, Formular-FAX (ERP) etc. gibt und wie diese umgesetzt werden können

Anbindung an Fax

Aus all diesen Optionen ergeben sie für einen Office 365 Einsatz quasi drei Hauptlösungen:

Beachten Sie, dass der Adressraum "FAX:" in Office 365 nicht unterstützt wird. Das Routing von Nachrichten an von von FAX-Empfänger muss also als SMTP-Adresse erfolgen.

Anbindung Beschreibung

Fax OnPremise mit Exchange Hybrid

 

Solange Sie den Aufwand eines "Hybrid-Mode" mit Exchange OnPremise und Office 365 betreiben, können Sie natürlich auch weiterhin ihren OnPremise-Faxserver an den lokalen Exchange Server anbinden.

Über einen passenden SMTP-Adressraum können auch die Postfächer in der Cloud über den lokalen Exchange Server ihre Mails an den lokalen Faxserver weiter geben.

Bedenken Sie aber, dass die Nutzung des Adressraum "[FAX:]" nicht in Office 365 möglich ist.

Fax OnPremise direkt an Office 365

 

Wenn Sie keinen lokalen Exchange Server haben, dann können Sie einen lokalen Faxserver je nach Produkt an Office 365 anbinden. Der klassische Weg ist natürlich die Anbindung per SMTP. In Office 365 definieren Sie einen Adressraum, über den die Anwender ausgehende Faxe zu einer IP-Adresse ihres Faxservers oder einem Relay leiten. Neben dem lokalen Betrieb des Faxservers bedeutet dies aber auch, dass das Sie zumindest eine öffentliche IP-Adresse mit TCP/25 aus dem Internet erreichbar und entsprechend schützen müssen. Es gibt aber auch alternative Anbindungen per z.B. Connector per CatchAll.

Eingehende Faxe kann ihr Server natürlich per SMTP zu Office 365 senden. Damit diese Mails nicht durch den Spamfilter müssen, sollten Sie in Office 365 einen entsprechenden Connector anlegen.

Fax und Exchange in der Cloud

 

Wenn die lokale Integrationstiefe aber gering ist, könnten sie auch komplett auf einen lokalen Faxserver verzichten und komplett auf einen externen Dienstleisterzurückgreifen.

Der Cloud-Dienstleister sieht natürlich nun immer die IP-Adressen von Office 365, auch wenn es unterschiedliche Kunden sind und auch in der Gegenrichtung bekommt Office 365 im schlimmsten Fall sehr viele Mails von den gleichen IP-Adressen des Fax-Providers.

Das sind natürlich typische Fallen für Spamfilter oder Throttling. Hier sollte der Versender z.B. mit SPF-Einträgen im DNS oder die Konfiguration passender Whitelisten unterstützen oder zumindest einen Blick darauf haben.

Wer also heute noch einen Fax-Server "OnPremise" betreibt, macht dies primär nicht deswegen, weil Anwender per Outlook über Exchange ein Fax Versenden, sondern weil es sehr enge Anbindungen an andere System (CRM, ERP etc.) gibt. Je kleiner eine Firma und je geringer die Automatisierungsgrad ist, desto eher kann der Service "FAX" auch an einen Dienstleister ausgelagert werden.

Anbieter

Ich habe im Sommer 2015 über Google und Co nach Fax-Anbietern in der Cloud gesucht und habe durchaus einige Anbieter gefunden. Die Liste ist natürlich nur eine Momentaufnahme, nicht repräsentativ und fokussiert auf meine Aufgabenstellung "Office 365". Nach einer ersten Analyse scheint es bei den Anbieter noch nicht angekommen sein, dass Office 365 für viele Firmen zukünftig in Office 365 arbeiten und Microsoft selbst keine FAX-Dienste anbietet. Stattdessen sind sie eher auf Einzelkonten ausgerichtet, bei denen Anwender per Druckertreiber oder ihrer Mailadresse ein Fax versenden und per Mail bekommen. Die Verwaltung erfolgt meist per Webbrowser oder App.

Da tut sich eine Lücke auf zwischen diesen "einfachen" Faxlösungen und entsprechenden "Faxservern", die bislang OnPremise installiert und betrieben wurden. Der Betrieb eines Fax-Servers mit Office 365 bedeutet durchaus eine veränderte Anforderung an das Produkt. Hier erst mal eine vereinfache Tabelle:

Hinweis: Es geht hier nur um Lösungen, die direkt an Office 365 angebunden werden können und z. B. nicht um Client-Lösungen, die vom Desktop aus direkt mit dem Cloud-Anbieter (z.B. Druckertreiber etc.) kommunizieren und im Postfach nur Quittungen, Reports oder eingehende Faxe landen. Ziel ist schon eine "Vertrauensstellung" zwischen dem Fax-Anbieter und Office 365.

Beachten Sie, dass aktuell (Aug 2015) anscheinend noch keiner der Anbieter die Anbindung an "Office 365" konkret beschreibt oder als Keyword oder für Marketing prominent verwendet. Technisch können es alle aber es kostet Zeit das pro Anbieter zu prüfen.

Produkt  Preise pro Seite (Ziel: DE) Funktion Authentifizierung
Mail->Fax
Management Rufnummern

Retarus Fax Services

10ct/Seite

  • Mail2Fax
  • Fax2Mail
  • Fax2FTP
  • Fax2HTTP
  • Fax2Print

  • Absenderadresse
  • SPF

DirSync

 

BlueFax

8-12ct/Seite

  • Web2Fax
  • Mail2Fax
  • Fax2Mail
  • Print2Fax
    Windows Fax Service Provider)

  • Absenderadresse
    + Kennwort im Betreff (SMTP mit SSL ist möglich)
  • Limit gegen müssenversand

Benutzer in der Kontoverwaltung oder Whitelist der Domain 

Alle in DE 

fax.de - Business Fax

7ct/Seite

  • Mail2Fax
  • Fax2Mail
  • Print2Fax
  • XML2Fax
  • App2Fax

  • Absenderadresse

Kundenportal mit manueller Pflege oder Import einer Excel-Datei

7000 Regionen weltweit 

Simple Communication GmbH

7ct/Seite

  • Mail2Fax (nur PDF Anlage)

  • Absenderadresse

Benutzer muss in der Kontoverwaltung angelegt worden sein

032-Gasse und bestimmte Ortsnetze 

eFax

11€/Monat/User
Senden:150Seiten
Empfang:150Seiten

  • Web2Fax
  • Mail2Fax

  • Absenderadresse

Benutzer muss in der Kontoverwaltung angelegt worden sein

032-Gasse
ca. 600 DE-Ortsnetze
Weltweit

popfax.com (F)

5-25ct/Seite

  • Mail2Fax (2€/Monat)

  • Absenderadresse + Sicherheitscode im Betress

Benutzer muss in der Kontoverwaltung angelegt worden sein

Portierung in US und Spanien. Sonst lokale Nummer 

Natürlich gibt es noch viele andere Anbieter. Die Liste kann nie vollständig sein. Zudem gibt es auch "Reseller", die ein Produkt unter eigenem Namen und Preisgestaltung verkaufen. Zudem gibt es Anbieter die sich auf müssenversand ohne EmpfangsMöglichkeit konzentrieren. Andere richten sich an Einzelpersonen, d.h. für jeden Absender ist ein eigener Vertrag erforderlich.

Für eine Firmenlösung ist dies weniger geeignet.

Orientieren Sie sich nicht nur am Preis oder der schönen Webseite. Der Betrieb von Servern und vor allem Leitungen kostet Geld und es ist in der Natur der Sache, dass Anbieter hier gerne knapper kalkulieren. Wichtig ist hier eine geeignete Priorisierung. Nicht dass ein müssenfaxe eines Kunden auch die Zustellung von anderen Kunden allzu stark beeinträchtigt. Neben der Qualität sollten Sie also auf jeden Fall eine Testoption nutzen, um die Zustellgeschwindigkeit überwachen.

Kosten

Schaut man sich die verschiedenen Preise einmal an, dann bewegen sich diese fast durchgehen unter 10cent/Seite. Eine Firma, die z.B. 5000 Seiten/Monat sendet, muss mit Kosten von 500€/Monat oder weniger rechnen oder 6000€/Jahr. Das hört sich viel an aber wer anderseits einen eigenen Faxserver betreibt, muss auch hier "rechnen". Ich habe exemplarisch die Kosten für einen einzelnen Server mit bis zu 4xS0 für ca. 100 Anwender angesetzt. Sie können sicher ihre eigenen Kosten besser ermitteln.

Komponente Kosten pro Jahr ihre Kosten

Serverhardware oder VM-Ressource

Ein "OnPremise" Faxserver wird entweder direkt als Physik aufgebaut, z.B. wenn er noch eine ISDN/FAX-Karte eingebaut hat oder man nutzt die Ressourcen einer virtuellen Umgebung in Verbindung mit VoIP/FaxIP

2000

 

ISDN-Karte, Fax Gateway oder VoIP Link

Dazu passen braucht der Server eine Außenverbindung zur TK-Welt über die genannte ISDN/FAX-Karte oder eine Fax-Gateway bzw. VoIP-Gateway. Viele FaxServer nutzen dazu z.B. für eine VoIP-Anbindung die XCAPI von TE-Systems.

300

 

TK-Anlagen-Port oder Amtsleitung

Auf der anderen Seite der Anbindung steht eine TK-Anlage oder ein SIP-Trunk, der auch dort
Hier hat natürlich das Hosting den riesen Vorteil, dass Sie im Idealfall (ohne Weiterleitung) kein Kapazität vorhalten müssen und Faxempfang sogar beim Ausfall ihrer TK-Anbindung weiter funktioniert.

200

 

Betriebssystem ggfls. Office

Wenn ihr FaxServer auf Windows Server läuft, ist eine Windows Lizenzen anzusetzen. Eventuell benötigen Sie noch eine Office Lizenz für das Rendern von Anlagen.

100

 

Fax-Server Software

Einen Fax-Server müssen Sie natürlich auch lizenzieren.

300

 

Installation, Updates, Wartung und Pflege

Der Faxserver muss installiert, konfiguriert und über die gesamte Laufzeit auch überwacht und gewartet werden. Ein paar Personenstunden/Monaten sollten Sie da schon ansetzen, z.B. 2h/Monat a 40€

80

 

Verbindungskosten

Zum Versand von Faxen sind "Gesprächsminuten" erforderlich, die in die Summe mit eingehen, da Sie beim Fax Hoster schon enthalten sind. Eingehend kostete es OnPremise nichts aber wird der eingehende Ruf per Weiterleitung zum Hoster geleitet, muss dies beim Hosting noch addiert oder hier entsprechend gutgeschrieben werden. Wer sowieso eine "Flatrate" hat, kann hier weiterhin die 0€ stehen lassen

0€

 

Gesamt 2980€  

Der Betrieb eines eigenen Faxservers hat natürlich den Vorteil, dass Sie auch ohne Internet-Verbindung arbeiten können. Bei der Betrachtung der Kosten im Verhältnis zur den Seiten ist ein Cloud Anbieter natürlich durchaus interessant. Vor allem weil Sie dafür keine eigene Leitungen benötigen und ihr Marketing oder Vertrieb auch nicht mehr "Rücksicht" auf limitierte Kapazitäten nehmen müssen.

Ob sie nun einen eigenen Fax-Server betreiben oder einen Fax-Dienstleister verwenden ist also eine Kostenfrage

Auch wenn Fax eine weiter abnehmende Bedeutung hat, ist es in vielen Fällen immer noch einfach mal eben schnell eine Information per Fax zu senden. Es hat immer noch etwas mehr den Charakter eines Dokuments und im Gegensatz zu elektronisch versendeten Office und PDF-Dokumenten gibt es beim Fax keine "versteckten" Informationen.

Legitimation

Der Versand eines Fax ist eine Dienstleistung, die vom Hoster gegen Geld erbracht wird. Zudem ist der Service-Anbieter in der Regel von "überall aus dem Internet" erreichbar. Der Zugang soll ja möglichst "einfach" möglich sein. Wer nun genau drüber nachdenkt, kann hier verschiedene Risiken für den Faxdienstleister aber auch für den Vertragspartner konstruieren, wenn eine fremde Person z.B. anhand der Absenderadresse vorgibt, ein Kunde zu sein und der Dienstleister dies nicht auseinander halten kann. Bei Lösungen für "OnPremise"-Mailserver kann ein Faxdienstleister in der Regel die Source-IP des einliefernden Gateways als zusätzliches Kriterium nutzen. Aber etwas wie ein SPF-Eintrag analog zu Mailservern ist mit Office 365 nicht hilfreich, da alle Tenants ja mit den gleichen IP-Adressen senden.

In der Liste können Sie ebenfalls sehen, dass alle gelisteten Dienstleister aktuell nur die SMTP-FROM-Adresse als Kriterium nutzen. Eine weitergehende Überprüfung von Office 365 Merkmalen erfolgt nicht. Das wäre durchaus möglich, wie ich auf Office 365:Fremdconnector und Office 365: Mail Connector beschrieben habe. Aber lohnt sich der Aufwand im Verhältnis zu den Risiken?

Wenn ich wüsste, welche Absenderadresse einer Firma welchen Faxdienstleister nutzt, wäre ein Versand auf dessen Kosten und in dessen Namen möglich. Der eigentliche Kunde würde aber die Zustellreports und Belege finden und könnte anhand der Zielnummern und ggfls. dem Sendejournal den Vorgang analysieren. Aber "passiert" wäre es dennoch und die Auswirkungen könnten sein:

  • Fax auf fremde Kosten
    Ein Missbrauch müsste schon große Faxmengen versenden und für einen Fax-Dienstleister ist es relativ einfach, solche ungewöhnlichen Mengen
    Ich denke dass die meisten Faxdienstleister das vergleichbar zu Banken und Kreditkartenfirmen halten. Zudem ist davon auszugehen, dass finanziell für Kriminelle interessante Rufnummern (0900 etc.) sowieso nicht erreichbar sind.
  • Ausgeben als Absender
    Dies ist bei Mails heute schon möglich und genau genommen beim Fax vergleichbar. Mit dem Angebot von "Flat-Rates" sollte es auch hier sehr einfach sein, massenhaft Faxe zu senden. Wobei ein Fax-Dienstleister mit seinen Servern sicher mehr Seiten/Zeiteinheit versenden kann. Dennoch gilt auch hier, dass ein Fax schon immer gefälscht sein kann.

Technisch sind beide Probleme mit Faxanbietern möglich und sicher auch "störend" aber anscheinend sind solches Missbrauchsfälle aktuell bei den Anbietern (noch) kein Thema.

Allerdings kann natürlich ein Fax-Provider zumindest sicherstellen, dass die Mails zu einer Domäne wirklich von Office 365 kommt. Jeder Office 365 Kunde wird darum gebeten, einen entsprechenden SPF-Eintrag zu addieren:

Wenn es schon keine Authentifizierung zwischen Office 365 und dem Fax-Provider gibt, dann sollte ein Fax-Provider zumindest diese Information nutzen, wenn Sie vom Kunden angeboten wird. Dies ist schon ein recht guter Schutz, dass ausgehende Faxe in dem Fall nur von Office 365 kommen und nicht von allen IP-Adressen der Welt angenommen werden müssen.

Ich werde das Thema weiter beobachten. Auch wenn es in Office 365 nicht möglich ist, die Absenderadresse zu fälschen, so zeigt z.B. Office 365 Erste Spamail, dass nicht alle Tenants "gut" sind. Wobei hier nicht klar ist, ob der Tenant selbst so angelegt wurde oder nur Benutzer ihr Kennwort verraten haben.

Rufnummernplanung

Ehe Sie nun mit wehenden Fahnen ihren OnPremise-Faxserver abschalten, sollten Sie noch mal kurz über das Thema "Rufnummern" nachdenken. Die meisten Firmen mit einem eigenen Faxserver nutzen als Faxnummer auch Rufnummern aus dem eigenen Nummernbereich. Natürlich können Sie diese Rufnummern beibehalten und über ihre TK-Anlage zum Provider weiterleiten.

Sie könnte sich aber auch überlegen, einen komplett neuen Rufnummernblock dafür vorzusehen und diesen dann zum Provider ihrer Wahl zu portieren. Natürlich mit der Zusicherung, dass Sie diesen Nummernblock bei einem Wechsel des Providers ebenfalls wieder mitnehmen können.

Dann wäre nämlich nun die Change gegeben, so einen neuen Nummernblock parallel zu etalieren und während einer Übergangsphase parallel zu betreiben. Sie haben dann Zeit alle Prozesse, Kontakte etc. zu informieren und auch das Briefpapier, Webseite und Visitenkarten zu aktualisieren. Nach einiger Zeit werden Sie dann sehen, dass die bisherigen Faxnummern kaum noch genutzt werden. Die Umstellung ist damit etwas sanfter. Der ganze Aufwand lohnt sich natürlich nur unter Betrachtung der folgenden Aspekte:

  • Kosten für die Rufweiterleitung
    Wenn Sie die bisherigen Faxnummern zum Provider Weiterleiten, dann bezahlen Sie diese zweite Verbindung. Mittlerweile sprechen wir hier schon lange nicht mehr von 23Pf/8 Minuten aber prüfen Sie ihren TK-Vertrag.
  • Leitungen für die Weiterleitung
    Wenn die Weiterleitung nicht schon beim Carrier erfolgt oder die TK-Anbindung das nicht anders unterstützt, dann kommt der Ruf erst bei ihrer TK-Anlage an und wird dann wieder ausgehend als eigener Ruf aufgebaut. Neben den Kosten steht natürlich die Leitungskapazität hier im Blickpunkt.
  • Verfügbarkeit
    Solange ihre TK-Technik die Weiterleitung steuert, muss diese Technik auch funktionieren. Ein Ausfall ihrer TK-Technik (Update, Hardware, Stromausfall o.ä.) betrifft auch den Faxempfang, obwohl dies bei einer alternativen Rufnummernkonfiguration nicht sein müsste.
  • Rufnummernumfang
    Zuletzt kann es natürlich auch ein guter Zeitpunkt sein, die neue Rufnummern für Fax die bisherigen Rufnummern für andere Dienste frei zu bekommen.

Wer nur ein paar wenige Faxnummern mit überschaubarem Aufkommen hat, kann natürlich einfach die alten Faxnummern weiter leiten

Weitere Prüfpunkte bei der Providerauswahl

Wenn sie nun glauben, dass sich nun jeder zum Fax-Cloud-Anbieter aufschwingen kann, dann ist dies nur partiell richtig. Der Betrieb entsprechender Fax-Server muss schon überwacht und bereit gestellt werden. Und dann gibt es noch einige Sonderwünsche der Kunden, die Sie eventuell unterstützen müssen, auf die ich aber nicht weiter eingehe:

  • Rufnummern eingehende Faxe
    Wenn Sie bislang ein eigenes Faxgerät oder einen Faxserver betrieben haben, dann haben Sie natürlich mit ihrer Rufnummer gesendet und waren unter ihrer Rufnummer erreichbar. Sobald ein "Hoster" für den Faxversand und Empfang zuständig ist, stellt sich zum einen die Frage, unter welcher Faxnummer Sie zu erreichen sind. Ist dies eine Faxnummer des Hosters, oder können Sie einen Teil ihrer Nummern zum Hoster portieren oder leiten Sie einfach die Anrufe in der TK-Anlage zum Hoster weiter?. Die Weiterleitung ist für den Start und eine Evaluierung der einfachste Weg. Allerdings kann dies nicht nur ihre Telefonrechnung erhöhen, sondern die Funktion ist weiter von der Funktion ihrer TK-Anlage abhängig und belegt im schlimmsten Fall doppelte Amtsleitungen. Ein Wechsel der Faxnummer zum Hoster muss aber gut überlegt sein. (Geschäftspapier, Visitenkarten, Meldeprozess etc.). Wenn der Hoster portierbare Rufnummern unterstützt, könnten Sie sich einen Block kaufen und zum Hoster portieren und beim Anbieterwechsel wieder mitnehmen.
  • Rufnummern ausgehende Faxe
    Beim Versand ist das Thema der abgehenden Rufnummer (CallerID) meist nicht wichtig. Interessanter ist da aber vielleicht der Inhalt der Fax-Headerzeile (CSLID), die im Report des Empfängers auftaucht. Hier wäre die Nummer für die Rückantwort optimal, alternativ ein Firmenname aber die meisten Kunden werden sicher nicht eine Sammelnummer des Faxdienstleisters oder gar dessen Namen auf dem Titel sehen wollen.
  • Geografische Rufnummern
    Wenn ein Anbieter mehrere Standorte oder sogar international aktiv ist oder eigene Services in anderen Ländern betreibt, dann kann er seinen Kunden natürlich auch Rufnummern in den Regionen und Ländern zum Faxempfang anbieten. Der Kunde kann so z.B. Niederlassungen über den gleichen Dienstleister anbinden oder seinen Lieferanten und Kunden lokale günstige Faxnummern nennen. Oft ist die Faxübertragung auch besser, wenn die Töne nicht um die halbe Welt müssen, sondern nahe am TK-Übergang das Fax als TIFF dann per SMTP weiter geleitet wird.
  • Deckblatt
    Speziell beim einfachen Schnellversand einer kurzen Mail per Fax ist es schön, wenn beim Hoster ein "Deckblatt" hinterlegt werden kann, in welches die einfache Text-Mail eingebettet wird.
  • Attachement Rendering
    Viele "OnPremise"-Faxserver unterstützen den Versand von Mails mit angehängten PDF oder Office Dokumenten, die dann vom Faxserver entsprechend konvertiert werden.
  • Office 365 unterstützt nicht mehr die Adressierung mit dem Format "[FAX:123234]". Wenn das Fax über die Cloud zum Dienstleister muss, dann muss der Anwender eine SMTP-Adresse eingeben, die zum Faxdienstleister verweist. Es gibt aber schon erste Hoster, die ein Outlook-AddOn entwickelt haben (z.B. Retarus), damit ein Anwender hierbei unterstützt wird und auch verschiedene Optionen des Faxversand einfach nutzen kann.
  • Print2Fax
    Ein Fax muss nicht immer über Exchange übertragen werden. Es gibt durchaus Anforderungen und entsprechend auch Angebote vom PC direkt ein Fax über einen Druckertreiber zu versenden. Meist muss der Anwender dazu natürlich eine Verbindung zum Faxdienstleister und entsprechende Anmeldedaten hinterlegen.
  • LPR-Druck (ERP)
    Interessanter wird es aber, wenn eine Firma aus Prozessen, z.B. Lagerwirtschaft, CRM, Buchhaltung, SAP o.ä. ohne Mithilfe des Clients drucken oder faxen möchte. Beim Drucken ist dies der klassische Lieferscheindruck aber auch hier wird vieles per Fax übertragen. Diese Anbindung ist relativ einfach, wenn der "Host" eine statische IP hat und der Faxdienstleister damit die Legitimation prüfen kann. Interessant wird es, wenn auch dieses System irgendwo "gehosted" wird. Dann liefert aber meist dieser Betreiber schon eine Lösung mit. Auf der Referenzliste von Retarus steht z.B. TDS
  • Serienfax/MailMerge
    Eine Sonderfunktion von Print2Fax oder LPD-Druck ist der Faxversand eines Dokuments an viele Ziele. Hier kann ein Kunde ein Fax mit mehreren Empfängern versehen oder das Fax an jeden einzelnen Empfänger senden, was dann aber mehr Bandbreite bedeutet. Sicher ist das aber nur bei größeren Verteilern ein Thema. Hier ist ein Faxdienstleister oft um vieles besser, da er viel mehr Leitungen als ein lokaler Faxserver nutzen kann
  • Authentifizierung Mail2Fax und Fax2Mail
    Wenn Office 365 Exchange Server mit einem Fax-Dienstleister kommunizieren, dann erfolgt dies in der Regel per SMTP und beide Seiten haben natürlich Schutzvorkehrungen gegen Spammer, DoS-Angriffe o.ä. etabliert. Eine entsprechende "Partnerschaft" und Absicherung (IP-Adressen, TLS, Absenderdomänen) kann den Service sicherer gestalten. Siehe auch "Legitimation"
  • Least Cost Routing
    Wenn ein Anbieter auch international aktiv ist oder eigene Services in anderen Ländern betreibt, dann kann er natürlich Kosten bei der Übertragung sparen, indem er die Faxe erst über Computernetzwerke in das Zielland überträgt und dann dort als "National Call" weiter vermittelt.
  • Quittung/Rückläufer/Reporting
    Beim Faxversand kann auch immer etwas schief laufen. Ein Anbieter sollte auf jeden Fall beim fehlerhaften Faxvorgängen den Anwender informieren. Aber auch erfolgreiche Sendevorgänge sollten zumindest optional bestätigt werden können. Eventuell kann ja das versendete Fax zum Sendebericht als Anlage zwecks Archivierung zurück geliefert werden. Das ist insbesondere beim Einsatz von Attachment Rendering wichtig.
  • OCR-Erkennung
    Wenn eingehende Faxe schon per Mail zugestellt werden, können viele OnPremise-Server gleich eine OCR-Erkennung durchführen und den erkannten Text in den Mail-Body einzufügen.
  • DirSync und Identitätsverwaltung
    Gerade Hoster, die primär kleinere Firmen bedienen, erwarten die Definition der Fax-Anwender per Webbrowser in ihrem Portal. Wenn sie viele Anwender haben oder häufig Änderungen anstehen, sollten Sie zumindest einen Export/Import fordern. Interessant kann auch ein DirSync sein, bei dem lokale Benutzer und Einstellungen automatisch beim Fax-Dienstleister landen.

All diese Punkte habe ich aber nicht in einer Vergleichstabelle aufgeführt und mit Anbietern abgeprüft. Sie sollten selbst für diese Punkten bewerten, wie wichtig ihnen diese Aspekte sind und mit den Anbietern deren Umsetzung prüfen.

Einrichten in Office 365

Abgesehen von der Lösung, die aktuell Ferrari Fax auf Basis des Connector per CatchAll umsetzt, nutzen alle anderen Cloud Anbieter einfach den SMTP-Transport mit offiziellen DNS-Domänen. Damit sollte der Versand als auch auf der Empfang von Faxen ohne weitere Konfiguration in Office 365 möglich sein.

Sie brauchen also weder einen Connector von Office 365 zum Fax-Dienstleister einzurichten, da Office 365 über die Domäne und den MX-Record den gleichen Server erreicht. Es ist sogar besser hier auf DNS und MX-Records zu vertrauen, weil so der Fax-Anbieter seine Umgebung ändern kann, ohne dass Sie bei sich an Connectoren etwas anpassen müssen. Sie können ihrem Faxdienstleister bei der Ausfilterung von Fälschungen helfen, in dem Sie einen SPF-Eintrag für ihre Domäne auf Office 365 setzen. Dies mahnt Office 365 aber sowieso schon bei der Einrichtung der Domäne an.

Auch eingehende Faxe wird der Dienstleister einfach an die zur Faxnummer hinterlegten Mailadresse per SMTP-Senden. In der Regel werden diese Mails nicht als Spam eingestuft. Der FAX-Provider kann hier etwas mithelfen, indem er seine ausgehenden Sende-Systeme über einen SPF-Eintrag bekannt gibt. Office 365 prüft dies und so wird zum einen "Phishing" erschwert und vielleicht bewertet Office 365 diesen Eintrag etwas positiv.

Wenn sie als Office 365 Kunde natürlich sehr sicher sein wollen, dann können Sie z.B. eine Partner-Connector einrichten, um den Fax-Dienstleister als Partner zu klassifizieren.

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