Microsoft Teams

Mit Microsoft Teams (in der Beta hieß es noch Skype Teams), hat Microsoft eine Lösung für die Zusammenarbeit von Teams eine neue Plattform vorgestellt. Diese Seite schreibt in Kürze die Funktion und den Einsatzbereich und endet am Schluss mit einer Einschätzung.

“Office 365 is the universal toolkit & today we added a new tool…. chat-based workspace.”
Satya Nadella, Ignite 2016:Innovation Keynote https://www.youtube.com/watch?v=fLdJKcMLCbs

Satya Nadella Introduces Microsoft Office Teams
https://www.youtube.com/watch?v=-5eq5Awc--0

Was ist Microsoft Teams ?

Angeblich wollte Microsoft vor längerer Zeit das Produkt "Slack" kaufen und hätte dann entschieden die Funktion selbst zu entwickeln. Ob es so was, weil ich nicht aber dass sich die Anforderungen von Anwendern verändern, ist offensichtlich. War früher ein "Personal Information Manager" (PIM) vom Schlage eines Outlook oder Lotus Notes wichtig, verändern sich von Zeiten von Bandbreiten, WhatsApp, SCUM und Twitter auch die Kommunikationswege in Firmen. Statt Hierarchien finden sich immer mehr dynamische "Teams" ein, die teils Adhoc, teils länger an einem Projekt arbeiten und nach dem Abschluss wieder anders gruppiert werden. So gibt es schon Sharepoint Team-Seiten und Office Groups. Microsoft Teams komplettiert dies nun durch einen eigenen Client, mit dem Sie folgende Funktionen zusammenfassen

  • 1:1 und Gruppenchats
    In Microsoft Teams können Sie direkt zwischen Personen oder auch in Gruppen Kurznachrichten austauschen. Das ist zwar nun nicht neu, aber nützlich, wenn Teammitglieder eben nicht "online "sein und diese Meldungen auch im Nachhinein einsehen können. Aus meiner Sicht dürfte diese Funktion die bisher in Skype for Business/Lync vorhandene "Persistent Chat/GroupChat"-Funktion ablösen.
  • Dateifreigabe und Notizen
    Zudem können Sie in ihrem Team auch Dokumente hinterlegen und gemeinsam in einem OneNote arbeiten.
  • Besprechungen
    Es ist sehr einfach in einem Team sofort eine Diskussion zu einer Audio/Video-Konferenz hoch zu stufen. Natürlich kann das auch "geplant" erfolgen, wobei hier dann ein Eintrag in ihrem Kalender landet.

Teams ist daher wirklich für Vorgänge interessant, bei denen die Anwender sehr leicht Zugang zu den Informationen haben sollen und beim Wechsel der Bereiche kein Wechsel in der Applikation erfolgen soll.

Teams in Office 365 aktivieren

Teams läuft aktuell in Office 365, d.h. sie müssen einen entsprechenden Tenant dazu haben und es lohnt sich auch das Thema Verzeichnisabgleich (Siehe Office 365:Identity) und die Authentifizierung gelöst zu machen. Zudem muss der Administrator die Funktion "Teams" erst im Tenant aktivieren:

Hier müssen Sie dann Teams für den Tenant aktivieren.

Danach kann jeder Anwender einfach per https://teams.microsoft.com sich direkt per Browser anmelden. Interessant finde ich hier, dass die Url nicht unter "office365.com" läuft sondern unter der originären Microsoft Domäne.

Der Zugang per Browser ist natürlich nur die zweite Wahl, denn es stehen vollwertige Applikationen für folgende Clients bereit:

Aktuell ist aber nur der Windows und MAC-Client auch für Audio/Video nutzbar. die mobilen Clients und der Webbrowser erlauben noch keine Teilnahme an Audio oder Video-Sitzungen.

Team und Channels

Wenn Sie sich dann angemeldet haben, sehen Sie ein relativ aufgeräumtes Fenster. Nicht zu vergleichen mit einem Outlook oder Office-Paket mit Ribbons, Ordnerstrukturen etc. Links sehen Sie aktuell neben den Einstellungen und Feedback die folgenden vier Bereiche:

  • Aktivität
    Hier finden Sie als Übersicht die Aktivitäten in den verschiedenen Bereichen, die sie direkt betreffen
  • Chat
    Hier sind 1:1 Chats mit anderen Personen, die ebenfalls "Teams" benutzen". Der Chat kann durchaus auch Skype for Business-Teilnehmer erreichen.
  • Teams
    Hier öffnet sich dann rechts daneben der gerade sichtbare Bereich mit den Teams, in denen Sie Mitglied sind
  • Dateien
    Darunter erscheint dann die zuletzt verwendeten Dateien, die in Teams aber auch in OneDrive etc. liefen können

Dieser Linke Bereich wird sicher noch erweitert. So habe ich in einem anderen Tenant, in dem auch ein Exchange Postfach liegt, noch den Bereich Kalender mit anstehenden Meetings. Das scheint aktuell nicht zu erscheinen, wenn das Postfach noch nicht in Office 365 liegt.

Die zweite Spalte ändert sich dann entsprechend der ausgewählten Hauptkategorie. Hier habe ich den Teams-Bereich geöffnet und Sie sehen gut, dass ich zwei Teams habe und es im UC Team nur einen Kanal "Allgemein" gibt. Kanäle (Channels) stellen eine Möglichkeit darf, in einem Team die Themen zu separieren. Berechtigungen werden aber nur auf dem Level des Team vergeben. Eine recht schlanke Steuerung.

Innerhalb eines Kanals gibt es dann mehrere Konversationen. Ein typischer Anwenderfehler ist es, auf eine Konversation mit einer neuen Konversation zu antworten anstatt die vorherige Konversation durch ein "Antworten" weiter zu führen.

Ein Kanal ist aber nicht nur für die Teammitglieder nutzbar. Sie können über Konnectoren hier z.B. Informationen aus Twitter, RSS-Feeds, Github, Wunderlist, etc. Informationen aggregieren. Über die Karteikarte "Dateien" können Sie eine kleine Ablageplattform bilden und Notizen sind ein servergestütztes "OneNote". Über das "Plus" können Sie weitere Karteikarten addieren, die z.B. Daten aus Word, Excel, OneNote, Planner, PowerBi, SharePoint oder PowerPoint enthalten. So ist. z.B. eine Kalkulationstabelle in Excel oder eine Auswertung per PowerBi direkt im Team erreichbar.

Teams verwenden

Es ist noch sehr früh um konkrete Anwendungsfälle für Teams zu beschreiben. Seit November 2016 ist Teams im "Public Preview", so dass jeder Office 365 Kunde damit seine ersten Erfahrungen machen kann. Es läuft aktuell auch noch nicht alles rund. So stört mich, dass die Präsenz noch nicht immer mit Skype for Business synchron läuft. Anscheinend nutzt Teams einen anderen Präsenz-Service im Background, denn auch die A/V-Konferenzfunktion weicht noch von üblichen Skype for Business Konferenzen ab. Aktuell ist keine Einwahl der Telefon möglich und auch anonyme Teilnehmer sind noch nicht möglich. Auf der anderen Seite gibt es ein Video-Bild, welches 4 aktive Video-Streams anzeigt und damit schon eher dem neuen Skype for Business für MAC-Client nacheifert. In Teams gibt es mehrere Ablageort der Daten, die sich wie folgt aufteilen

  • Präsenz und Instant Messaging
    Wird über HTTPS per JSON an einen Service gesendet, den ich so noch nicht kenne. Es ist zumindest kein Skype for Business Server. Daher ist auch die Präsenz nicht mit Skype for Business identisch.
    Die Daten der Chats landen in Office Groups des lokalen Tenant.
  • Konferenzen
    Die Audio/Video-Konferenzen werden über eine MCU geleitet, deren IP-Adressen eher im Skype Consumer Bereich zu suchen sind.
  • Dateien und OneNote
    Diese Daten liegen ein einer eigenen SharePoint Seite, die für jedes Team neu angelegt wird. Anders als bei Yammer liefen die Daten damit aber im Tenant und der geografischen Region.
  • Termine für Meetings
    Zusätzlich wird für jedes Team eine Exchange "Group Mailbox" angelegt, in der die Termine für Meetings hinterlegt sind. Alle Teammitglieder sehen diese Termine dann in ihrem Client.

Es gibt verschiedene andere Webseiten und YouTube-Videos zu ersten Gehversuchen mit Teams.

Microsoft Teams: Step-by-step intro for using, enabling and managing the experience
https://www.youtube.com/watch?v=tAqAtI6K7NY

Introducing Microsoft Teams
https://www.youtube.com/watch?v=nKU-FMzZFF0

Microsoft hat auch noch jede Menge Videos produziert

Allerdings ist das immer noch nicht der Tod von Yammer.

Go deep into Yammer updates - from new user experiences to new IT capabilities
https://www.youtube.com/watch?v=uRterOGw2g4

Connectoren

Microsoft Teams wird richtig interessant, wenn die Daten in den Channels nicht nur von Menschen erstellt werden, sondern über Connectoren von anderen Diensten eingebunden werden. Der Connector wird von dem Mitarbeiter eingerichtet, um Daten einzusammeln.

Die so im Channel veröffentlichten Daten sind wieder für alle Personen sichtbar und nicht nur für den Anwender, der den Connector eingerichtet hat.

Technik und Backend

Alles, was in Teams erzeugt und erstellt wird, ist "dauerhaft". Anders als ein Chat bei Skype for Business ist ein Chat in einem Teams Channel dauerhaft. Das gleiche gilt natürlich für Dateien, die an einem Channel abgelegt werden. Im Hintergrund gibt es für jedes "Team" einen Ordner in Office Groups im der für jeden Channel ein Ordner angelegt wird. Auch die Informationen in OneNote werden in der Office Group mit abgelegt. Sie können aus einer bestehenden Office 365 Group ein Microsoft Team machen.

Für die Konferenzen kommt ein Skype-vergleichbares Backend zum Einsatz. Es ist nicht die Skype for Business Online-Instanz, die in ihrem Tenant betreiben können.

Dokumente, die ein einem Meeting hochgeladen werden, erscheinen ebenfalls als Anlage der Konversation, die im Channel geführt werden. All das liegt in der Office 365 Group. Informationen, die im "Privaten Chat" gehalten werden, landen im persönlichen Onlinedrive for Business des Benutzers.

Die Audio/Video-Komponente arbeitet wie wir es von Skype for Business und jeder anderen Lösung gewöhnt sind. Dank ICE und Kandidaten handelt die beiden Partner, sei es ein Client mit der MCU oder zwei Client bei P2P, die Endpunkte aus und suchen den besten und kürzesten Weg.

Einschätzung

Als ich "Teams" das erste Mal gesehen habe, war ich mir unsicher über den Einsatzzweck. Zuerst habe ich gesehen, dass es bekannte Elemente erst einfach mal nur neu kombiniert, als da wären:

Teams Vergleichbar

Bereitschaftsanzeige

Skype for Business Presence

1:1 persönlicher Chat

Skype for Business Chat

Chat in Channels

SfB GroupChat/Persistent Chat, Office 365 Groups, Yammer Groups

AdHoc-Konferenzen

SfB MeetNow

Filesharing

Office Groups, SharePoint, Yammer

OneNote

SfB Konferenzen, SharePoint, OneDrive

Sie sehen auch, dass es noch kein Programm gibt, welches eben diese Elemente in einer Oberfläche zusammenfasst. Auf der einen Seite bin ich natürlich nicht gerade happy darüber, dass ich nun neben Outlook, Skype for Business und Webseiten zu Yammer und Groups auch noch die nächste App gestartet haben sollte um nichts zu verpassen. Das gleiche gilt ja auch für Apps auf Smartphones (Yammer, Groups, Teams, Skype for Business, Mailclient, Twitter etc.). Ich kenne noch die Zeit, da wurden mir Informationen per direkter Mail, Newsletter oder Mailinglisten zugestellt. Später durfte man die per RSS-Feed sich noch abholen. Zeiten ändern sich aber weil sich die Anforderungen und vor allem die Menschen ändern. Insofern wird es auch Bereiche geben, die für eine Teamzusammenarbeit mit Teams prädestiniert sind.

Weitere Links