Microsoft Bookings

Wer von Office 365 oder Microsoft 365 redet, denkt immer erst an Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive und die Office Suite aus Word, Excel, PowerPoint und Co. Das Microsoft Cloud Angebot enthält aber noch viele andere nützliche Lösungen, von denen ich hier einmal "Microsoft Bookings" vorstellen möchte.

Lizenz

Microsoft Bookings war anfangs nur in den "Small Business"-Paketen enthalten aber sehr bald wurde es auch in den Enterprise-Plänen freigeschaltet.

Office 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3
Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Standard, Business Premium
Quelle https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/bookings/bookings-overview?view=o365-worldwide#before-you-begin

Spätestens jetzt sollten Sie sich überlegen, welchen Anwendungsfall Sie mit Bookings in ihrem Unternehmen effektiver gestalten können.

Früher musste man die Funktion noch extra als Produkt für 0€ dazu kaufen.

Das ist mittlerweile aber nicht mehr der Fall. Bookings ist einfach eine anwählbare Option bei den Lizenzen:

Sie können die Funktion natürlich auch abschalten, die der Benutzer nicht mit Bookings arbeiten kann.

Was ist Bookings?

Der erste Entwurf sollte kleinen Firmen, Freiberuflern, Handwerkern etc. eine sehr einfache Terminplanung erlauben. Überlegen Sie mal, wie eine Einzelperson, die eine Standarddienstleistung anbietet, ihre Termine verwaltet. Nehmen wir einfach ein Frisör, der sehr gut seine Dienstleistung beschreiben kann. Er hat aber kein Sekretariat und natürlich rufen ihn Kunden an, während er gerade jemandem die Haare schneidet. Stellen Sie sich nun mal folgendes vor:

  • Klar umrissenes Angebot
    z.B. Herren Haarschnitt, Herren Haarschnitt mit Waschen, Damenhaarschnitt, u.a. mit festgelegter Dauer
  • Ein oder mehrere Mitarbeiter können die Leistung erbringen
    Sie definieren später, welche Mitarbeiter welche Leistung erbringen können
  • Mitarbeiter nutzen Exchange Online Kalender
    Die geplanten Zeiten werden direkt im Kalender des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt. Damit kann jeder Mitarbeiter in seinem Kalender sehen, wann er welchen Termin hat.
  • Bookings liest auch die Kalender der Mitarbeiter aus, um verfügbare Slots anzuzeigen.
    Wenn ich als Mitarbeiter einen anderen Termin in meinen Kalender schreibe, dann verhindert Bookings eine Überbuchung. Das bedeutet aber auch, dass Mitarbeiter keine "Ganztages-Termine" eintragen sollen, mit denen Sie ihren "Auf Arbeit"-Status mitteilen. Sie sollten eher "Abwesenheitszeiten" eintragen, d.h. Urlaub oder bei Teilzeit eben auch dieses Abwesenheiten.

Mit wenigen Mausklicks kann dann der Bookings-Verwalter die Öffnungszeiten des eigenen Betriebs, die Angebote und die Mitarbeiter hinterlegen und einen "Buchungslink" freigeben. Die Kunden können dann über die Webseite direkt selbst das Angebot, die Person und den Zeitpunkt auswählen. Sobald etwas gebucht ist, wird der Slot nicht mehr angezeigt. Wenn denn alle Kunden mit Bookings arbeiten, dann müsste niemand mehr Anrufen und per Telefon Terminpläne abstimmen. Der Kunde muss nur eine Mailadresse bei der Registrierung angeben.

  • Bookings erlaubt aber nur starre Zeiten/vorgegebene Produkte
    Ein Kunde kann wohl nicht selbst die Dauer vorgeben. Er kann nur die angebotenen Zeitkontingente buchen. Als Anbieter könnten Sie aber mehrere Produkte mit unterschiedlicher Dauer anbieten. Allerdings werden Sie natürlich dies bei der Abrechnung berücksichtigen, d.h. wenn der Kunde die Zeit nicht braucht, könnte es Diskussionen geben.
  • Mehrere Teilnehmer in einem Slot
    Sie können pro "Produkt" auch die Teilnehmer zulassen. Es kann ja Gruppenveranstaltungen geben. Für den Frisör vielleicht nicht optimal aber für kleinere Events schon interessant
  • Chef-Übersicht
    Eine Chef-Übersicht, welcher Mitarbeiter an welchem Tag welche Termine hat, gibt es auf https://outlook.office365.com/bookings/calendar. Ich sehe nur die Belegung aber Details hängen von den individuellen Rechten ab. Für ein Firmenkonto sollte es aber kein Problem sein, die Rechte entsprechend einzurichten

Ich bin sicher, dass Microsoft kontinuierlich die Funktionen von Bookings ausbaut und die Planung funktioniert sogar innerhalb einer Firma. Vielleicht brauchen wie zukünftig gar nicht mehr in Outlook einen Termin zu planen, sondern Bookings übernimmt diese Funktion mit.

Booking ist aber keine Terminfindungsplattform wie z.B. FindTime (https://findtime.microsoft.com/) Doodle, über den viele Personen einen passenden Termin ermitteln können.

Einsatzzwecke

Lösen Sie sich einfach mal von dem primären Beispiel eines Frisör-Geschäfts, bei dem Kunden ihre Termine selbst buchen. Auch eine Arztpraxis ist kein gutes Beispiel, da der Patient meist nicht abschätzen kann, wie lange eine Untersuchung dauert. Wobei es doch wieder interessant wäre, wenn z.B. die Hausärzte so direkt Termine bei Fachärzten vereinbaren könnten. Aber ansonsten gibt es ganz viele Ideen.

  • Elternsprechtage
    Wen Sie Kinder haben, dann kennen Sie das sicher: Die Schule gibt Tage vor und die Kinder bekommen einen Zettel mit. Die Eltern können dann Terminwünsche eintragen, die wieder bei den Lehrern landen und irgendwie im 15Min-Takt dann ausgefüllt werden. Wenn die Schule, z.B. Office 365 nutzt, dann kann die Schule die Termine und 15Min-Slots anbieten, während die Lehrer ihrerseits im Kalender die verfügbaren Zeiten" bereithält. Die Eltern können dann direkt selbst aus den freien Terminen wählen und direkt buchen.
  • PreSales / Produkt-Information
    Klassischerweise versucht ein Vertriebler immer den Kontakt zu einem Kunden oder Interessenten aufzubauen. Aber sehr oft "sucht" ein Kunde auch im Internet nach Informationen und landet auf einer interessanten Seite. Es gibt geführt immer eine kleine Hürde bei einer Firma einfach mal anzurufen. Man weiß ja nicht, wen man erreicht und ob das Fachpersonal gerade da ist. Als Anbieter könnte ich aber eine "Fachberatung" einfach per Webseite mit dynamischen Terminen anbieten.
    Ich stelle mir grade mal vor, ich würde auf der MSXFAQ z.B. Workshop-Termine anbieten.
  • Interne Schulungskoordination
    Bookings ist zwar keine Schulungslösung aber genau genommen können Sie Bookings nutzen, damit Mitarbeiter sich zu einem Kurs anmelden. Leider kann ich ein Angebot nicht direkt auf einen Zeitrahmen beschränken. Aber ich kann natürlich einen
  • Betriebsarzt/Betriebsrat
    Ich denke nun nicht an Covid19-Impfungen in Firmen aber natürlich können auch solche Stellen entsprechende internen "Beratungstermine" anbieten und Mitarbeiter können sich selbst einen Termin aussuchen

Ich habe einige Zeit lang Bookings nicht ernst genommen, da es bei den Enterprise-Plänen erst nicht enthalten war und "Small Business" die primäre Zielgruppe gewesen ist. Mittlerweile hat sich Bookings aber durchaus gemausert und mit der Verfügbarkeit in den Enterprise-Plänen sollten Sie sich durchaus die Funktionen einmal anschauen. Vielleicht ist es genau die bessere Lösung zur Planung von Terminen mit externen Personen, Kunden oder auch internen Anwendern.

Konfiguration

Dass Books irgendwie etwas mit Exchange zu tun hat, sehen Sie schon an der URL zum Start.

https://outlook.office365.com/bookings/

Die Ansicht zeigt zuerst eine Kalenderansicht aller Termine und erlaubt einen schnelle Zugriff auf "Kunden". Als Kunden sieht Microsoft die Teilnehmer, die einen Termin gebucht haben. Zuerst sollten Sie aber "Settings" öffnen, um Bookings zu konfigurieren:

Die Administratoren können einen neuen "Booking Kalender" erstellen.

Ein Assistenz führt sie dann durch die drei Schritte:

Schritt Beschreibung

Kalendername angeben

 

Irgendwo muss die Cloud ja die komplette Konfiguration "ablegen". Das Benutzerpostfach wird zwar genutzt, um die vereinbarten Termine für den Mitarbeiter zu speichern aber die Koordination erfolgt über einen eigenen "Booking"-Kalender.

Dienste addieren

Microsoft übersetzt das englische "Services" mit "Dienste". Der Begriff "Angebote" oder "Pakete" oder "Produkte" würde es wohl besser beschreiben.

Der "Time Off" ist vordefiniert aber kann geändert oder gelöscht werden. Sie können alle Änderungen auch noch später duchführen

Buchungs-Berechtigungen

Zuletzt bestimmen Sie, ob die Reservierung z.B. für Jeden im Internet erreichbar oder nur für Benutzer der gleichen Firma zugänglich sind.

Freigabelink

Den  Freigabelink können Sie dann an ihre Zielgruppe bereitstellen.

Der Assistent ist aber nur der Anfang. Die Einstellungen erlauben noch viel mehr individuelle Anpassungen:

Auch die Informationen zu ihrer Firma können Sie bei "Geschäftsinformationen" noch anpassen:

Auch die Mitarbeiter in diesem Buchungskreis, die die hinterlegten Produkte liefern, können mit eigenen Zeiten angelegt werden

Und auch die Dienste sind umfangreich anpassbar. Interessant finde ich die Option, jede Buchung gleich mit einem Teams Meeting zu verbinden:

Die weiteren Seiten können Sie gerne selbst erkunden

Booking-Seite

Jeder Booking-Kalender hat einen individuellen Link. Ein Besucher oder Mitarbeiter erreicht so die Übersichtsseite, auf der die konfigurierten Dienste zur Auswahl stehen. Nachdem der Besucher den Service gewählt hat, kann er mit der Datumsauswahl sehen, zu welcher Zeit ein Slot verfügbar ist

Nach der Eingabe seiner Daten kann er den gewünschten Slot buchen. Für den angebotenen Dienst gibt es auch noch einen direkten Link, mit dem der Besucher schon die Vorauswahl gewählt hat. Dann geht es direkt zur Terminfindung.

Bookings App (Teams/IOS/Android)

Damit die Nutzung mit Bookings noch einfacher wird, können Sie eine Bookings App fpr IOS/Android aber auch für Teams installieren. Beide Apps erlauben quasi den Mitarbeitern aber auch der Führungskraft direkt zu sehen, welche Termine für welche Mitarbeiter vereinbart wurden. Wenn ihr Kunde sie quasi noch klassisch anruft, können Sie aber auch manuell Termine mit Kunden eintragen und anpassen. Das funktioniert auch Mobil oder auf einem Tablet oder in Teams

Reporting

Natürlich möchten Geschäftsführer auch immer wissen, wo das Business optimiert werden kann. Neben der normalen Übersicht der Kalender und gebuchten Termine gibt es auch erste Berichtfunktionen, die ein Bookings-Administrator nutzen kann.

Einschätzung

Ich muss meine frühere Einschätzung korrigieren, bei der ich Bookings für "Kleingewerbetreibende" abgetan habe. Sicher hat Microsoft auch den US-Markt mit vielen Einzelselbständigen im Visier. Frühere Office 365 Pakete in den USA haben sogar einmal eine Buchhaltungsfunktion enthalten. Da wird auch ein Firmenkalender zur Terminbuchung gerne genommen. Mit der Verfügbarkeit für E-Pläne sollten Sie wirklich prüfen, welche internen Buchungsprozesse so vielleicht umgestellt werden können.

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