Offline, Online und die Verbindung

Sie wissen nun, dass sie zum Einrichten des Offlineordners zwingend eine bestehende Verbindung zum Exchange Server haben müssen. Aber auch nachdem Sie ihre OST-Datei eingerichtet und die erste Replikation durchgeführt haben, werden Sie immer wieder eine Verbindung zum Server aufbauen wollen. Dazu benötigt ihr Outlook einfach eine Verbindung zum Exchange Server. Das kann über einen Netzwerkkarte, ein Modem oder auch über das Internet erfolgen. Siehe RAS und VPN.

Online oder Offline

Unabhängig von der Netzwerkverbindung gibt es auch hier Optimierungspotential mit Outlook.

Unter dem Dienst "Microsoft Exchange Server" sehen wir die Starteinstellungen von Outlook. Normalerweise prüft Outlook automatisch, ob der Server zur Verfügung steht oder nicht. Dazu versucht Outlook den Server zu erreichen. Diese Verhalten verzögert aber den Start von Outlook, wenn der Benutzer keine Netzwerkverbindung hat.

In Verbindung mit einem automatischen Verbindungsaufbau bedeutet dies, dass das Betriebssystem versucht wird, die Verbindung herzustellen.

Versierte Benutzer sollten hier eine manuelle Prüfung aktivieren und jedes mal die Auswahl anfordern. Dann sind Sie sicher, dass Outlook in dem Mode gestartet wird, der ihnen als Sinnvoll erscheint.

Auf der Karteikarte "Erweitert" finden sich weitere Einstellungen zum Offlinebetrieb,

Die Option zusätzliche Postfächer zu öffnen funktioniert im Offlinebetrieb allerdings nicht.

Sie können hier auch Verschlüsselung aktivieren.

Wichtig ist hier die Möglichkeit, die Anmeldung umzustellen. Neben NT können sie hier auch "keine" einstellen. Sie werden trotzdem bei der Replikation nach dem Kennwort des Exchange Benutzers gefragt, aber sie müssen den Benutzer, die Domäne und das Kennwort selbst eingeben. Damit können Sie Outlook betreiben, ohne dass ihr PC "an der Domäne" angemeldet ist.

Hier finden Sie auch das Kreuz "Offline" und die Einstellungen der OST-Datei

Gerade Notebooks mit Suspendfunktion nutzen besser den Offlinebetrieb und planen eine automatische regelmäßige Replikation ein. Dies wird in Outlook selbst einstellbar.

Ob Sie die Möglichkeit nutzen, dass Outlook selbst die Verbindung aufbaut, bleibt ihnen überlassen. Ich ziehe es vor, selbst die Verbindung aufzubauen und abzubauen, zumal ich parallel über die ohnehin bestehende Verbindung auch noch Dateien replizieren kann. (Windows 2000 Synchronisierungsfunktion). Die Replikation kann ich in Outlook sehr einfach mit der "F9"-Taste anstoßen.

Ob Outlook Offline oder Online ist, sehen Sie in der Fußzeile von Outlook. Die Präsenz des Nerzwerksymbols mit dem roten X zeigt ihnen, dass Sie aktuell "offline" Arbeiten. Der Wechsel zwischen Offline und Online ist nur über den Neustart von Outlook möglich.

Seit Outlook 2003 gibt es noch die dritte Betriebsart des "Cached Mode". Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf Outlook 2003 Cached Mode.

Remote Mail bei langsamer Verbindung

Wenn Sie nun aber mit Outlook über eine Modemverbindung, ISDN oder gar Mobilfunk arbeiten, dann ist es vielleicht gar nicht sinnvoll, dass Outlook automatisch "online" oder im Cached Mode" arbeitet und alle Inhalte repliziert.

Daher gibt es noch eine Sonderfunktion, mit der sich die Kopfzeilen einer Mail abgleichen und übertragen lassen. Auf dem folgenden Bild ist gut zu sehen, dass Sie Outlook anweisen können, welche Elemente er wie herunter lädt. Bei langsamen Leitungen schaltet Outlook alleine auf "Kopfzeilen downloaden" herunter.

Die Kopfzeilen werden wie normale Mails in Outlook angezeigt. Nur am kleinen Symbol vor der Mail erkennen Sie, dass die Mail noch nicht lokal vorliegt. Sie können aber jetzt schon die Nachrichten verschieben und löschen oder natürlich "zum Download markieren". Wenn Sie eine Mail doppelt anklicken, dann wird diese eine Mail natürlich sofort herunter geladen und angezeigt.

So können Sie Outlook auch über sehr langsame oder auch teure Verbindungen effektiv nutzen, um zuerst die Kopfzeilen zu laden und dann die wichtigen Nachrichten zu übertragen.