Storageprovider für MAPI

Lesen Sie dazu auch die Abhandlungen zu "Profile, die Konfiguration von MAPI", "Kontakte und andere Adressbuchprovider" und "Transportprovider"

Wo liegen denn nun die ganzen Nachrichten, Kontakte, Aufgaben etc. ?. Irgendwo müssen all die gesammelten Werke, Nachrichten, Kontakte, Aufgaben etc. gespeichert werden. Verschiedene Programme nutzen dazu unterschiedliche Ansätze, die dementsprechend Vor- und Nachteile haben.

Während Notes lange Zeit je Postfach und je Ordner eine eigene Datei genutzt hat (Endung: NSF). Der größte Nachteil dieser Version ist, dass eine Mail an mehrere Leute auch auf dem Server in jede Datei einzeln abgelegt werden muss und damit mehr Platz und mehr Festplattenzugriffe benötigt.

Andere Mailprogramme legen sogar jede Nachricht als eigenständige Datei im Dateisystem an. Sie nutzen quasi das Dateisystem als Ordnerstruktur. Das ist z.B.: die Ablagestruktur der meisten UNIX-Mailsysteme, die ihre Nachrichten für den Abruf per POP3 bereitstellen. Die Nachteile dieser Ablage sind die hohe Anzahl an Dateien, wodurch die Festplatten eher fragmentiert und wegen halbvoller Blöcke schlecht genutzt werden und auch eine Suche bedeutet sehr viel Aufwand zum öffnen, lesen und schließen einzelner Dateien. 

Es gibt gute Gründe, warum große Datenmengen in entsprechend dimensionierten Datenbanken gehalten werden. Ein SQL-Server ist viel besser für die Verwaltung von großen Datenmengen mit starren Strukturen geeignet, als CSV-Dateien oder auch eine Accessdatenbank. 

Daher verwendet auch Exchange und Outlook eine Art "Datenbank". Im Gegensatz zu einer SQL- oder Access-Datenbank sind Nachrichten, Kontakte und all die anderen Elemente, die Exchange aufnehmen kann, keineswegs alle gleich groß und schon gar nicht als Tabelle zu sehen.

In folgenden "Datenbanken" speichert Outlook als Client seine Informationen:

Die PST-Datei

Wenn sie keinen Exchange Server haben sollten, und trotzdem Outlook verwenden, dann haben sich auch eine PST-Datei. Diese verbirgt sich hinter dem Eintrag "Persönlicher Ordner". Diese Datei ist aber auf 2 GB begrenzt und wird mit wachsender Datenmenge auch immer schwerer zu Handhaben. Es gibt zur Pflege der Datei sogar eigens das Programm SCANPST.EXE, um die Datei auf Fehler zu überprüfen und neu zu schreiben und damit auch zu defragmentieren. Wenn sie PST-Dateien nutzen, sollten sie ab und an diesen Check durchführen. Besonders nach "ungeplanten" Abstürzen oder Abschaltungen ihres PCs.

PST-Dateien können mit einem Kennwort versehen werden. Entsprechende Cracktools gibt es natürlich auch. Die Datei liegt meist lokal auf der Festplatte. Über die Sicherung muss sich der Anwender selbst Gedanken machen. Aber auch wenn die Datei auf einem Dateiserver ablegt, tut nicht wirklich etwas Gutes für das Netzwerk und den Server, da die Zugriff weiterhin exklusiv sind, d.h. es kann immer nur ein Anwender die Datei geöffnet haben. Zudem erhöht sich die Netzwerklast, wenn nach Nachrichten gesucht wird. Alles in allem sollten Sie überlegen, ob sie mit Outlook im Netzwerk nicht auch über den Einsatz eines Exchange Servers nachdenken.

PST Dateien sind offiziell nicht auf Netzwerklaufwerken unterstützt
297019 Personal folder files are unsupported over a LAN or over a WAN link

2GB oder 20 GB
PST Dateien können normalerweise bis 2 GB groß werden. Mit dem Wechsel auf UNICODE ist die Obergrenze bei 20 GB
832925 How to configure the size limit for both (.pst) and (.ost) files in Outlook 2003
830336 The .pst file has a different format and folder size limit in Outlook 2007 and in Outlook 2003

Mit Outlook 2010 gibt es ein 50 GB-Limit für OST/PST, welches aber angepasst werden kann:
982577 The file size limits of .pst and .ost files are larger in Outlook 2010
832925 How to configure the size limit for both (.pst) and (.ost) files in Outlook 2010, Outlook 2007, and in Outlook 2003

PST-Dateien sind für Firmen ein kritisches Thema hinsichtlich Datenschutz, Stellvertreterzugriff, Backup und Compliance. Über Gruppenrichtlinien können Sie die Verwendung von PST-Dateien steuern. Für Outlook 2003 finden Sie diese Einstellung in der Maschinenrichtinie (nur verbieten). Ab Outlook 2007 können Sie dies pro Benutzer verbieten oder z.B. "ReadOnly" verwenden.
Suchbegriffe für Google etc. sind z.B. "DisablePST"

PST Capture
Tool zum Import von PST-Dateien in Exchange
Blog: http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2012/01/30/pst-time-to-walk-the-plank.aspx
Beschreibung: http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh781036.aspx
Download http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=28767

Übrigens ist auch die Archivdatei, in der Outlook wahlweise alte Elemente auslagert nichts anderes als eine PST-Datei. Denken Sie  daran, dass diese Archivdatei nicht zu groß wird. Vielleicht sollten sie regelmäßig die Archivdatei auf ein Band oder eine CD-R sichern und löschen. Kleinere Dateien sind viel einfacher zu handhaben.

Outlook 2007 warnt sie sogar, wenn die PST-Datei ca. 1,8 GB übersteigt und verhindert das Senden und Empfangen weiterer Mails

PST-Dateien bis Outlook XP hatten ein Limit von 2 GB (Gigabyte). Größere Dateien waren nicht möglich und leider verhält sich Outlook recht seltsam, je näher Sie sich dieser Größe nähern. Tipp: Richten Sie rechtzeitig weitere PST-Dateien ein. Erst Outlook 2003 erlaubt eine "Unicode-PST", die bis zu 20 GB groß werden darf.

Seit Outlook 2003 kann ein Administrator über Gruppenrichtlinien die Verwendung von PST-Dateien teilweise oder komplett abschalten

Policy name: Prevent users from adding PSTs to Outlook profiles and/or prevent using Sharing-Exclusive PSTs
 
Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook:
(default) PSTs can be added | No PSTs can be added | Only Sharing-Exclusive PSTs can be added:
RegKey: DisablePST (Values: 0,1,2)
By default, users can add PSTs to their Outlook profiles and can use Sharing-Exclusive PSTs for storing SharePoint Lists and Internet Calendars. You can use this setting to limit users' ability to store mail in a decentralized fashion. You can block the use of PSTs completely, but be aware that blocking all PSTs disables Outlook features such as SharePoint Lists and Internet Calendar.\n\nIf instead you allow only Sharing-Exclusive PSTs to be added to user profiles, PST usage is still limited but the Outlook features that rely on special PSTs are not disabled. The setting that allows Sharing-Exclusive PSTs to be added blocks users from creating new folders in the Sharing-Exclusive PST; copying existing mail folders from their default store to the PST; and copying individual mail items to the root of the PST.

Falls ihnen mal eine PST-Datei kaputtgehen sollte, dann können Sie diese mit dem Programm SCANPST wieder reparieren. Sollte die PST-Datei angeblich mit einem Kennwort verstehen sein, oder Outlook dies vorgeben, könnten ihnen die Information unter http://www.msexchange.org/how_to/passwords.htm helfen. Weiterhin gibt es ein Konvertierungsprogramm von Microsoft namens PST19UPG.EXE, welches PST-Dateien aus einem alten Format in ein neues Format überführt. und dabei zufällig das Kennwort entfernt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter http://www.DocOutlook.de/ unter "Umgebung/Tools"

ACHTUNG: Eine PST-Datei, die von CD kopiert wird, ist meistens auch auf der lokalen Festplatte "Read Only". Das führt unweigerlich zu einem Fehler. Damit Outlook eine PST-Datei öffnen kann, muss er schreibend darauf zugreifen können.

Auf Desktops und Notebooks kann mit dem Outlook Cached Mode natürlich die OST-Datei nach einiger Zeit ganz schön fragmentiert sein. Hier kann eine Defragmentierung helfen.

PST-Dateien können normalerweise nur von einer Person gleichzeitig geöffnet werden. Allerdings gibt es Produkte, die eine PST-Datei über einen Serverprozess mehreren Benutzern zugänglich machen (z.B. Public ShareFolder). Damit kann ohne Exchange Server eine kleine Arbeitsgruppe realisiert werden. Aber Nachrichtenrouting, Serverskripte und eine transaktionsorientierte Datenbank etc. fehlen und das 2 GB Limit von PST-Dateien wird erst mit der Unicode PST-Datei mit Office 2003 durchbrochen. Allerdings sollte dies nicht dazu führen, nun PST-Dateien mit vielen Gigabyte als Exchange Server Ersatz in Erwägung zu ziehen.

Seit Outlook 2003 können Sie auch "Unicode"-PST Dateien anlegen. Der große Vorteil ist dabei, dass die Größe nicht mehr auf 2 Gigabyte beschränkt ist, sondern die Grenze über einem Terabyte liegt. Allerdings können diese Dateien nicht mehr von Outlook 2002 und kleiner verarbeitet werden. Eine Konvertierung bestehender ist ebenso wenig vorgesehen. Hier hilft nur "Export und Import".

Wenn Sie den Inhalt ihrer PST-Datei gerne in einer anderen Form haben wollen, dann ist vielleicht PMSEU eine Lösung für Sie:

PMSEU steht für "Personal Message Store (PST) Export Utility" und exportiert ihre Nachrichten ein Textdateien, z.B. zur weiteren Verarbeitung etc.

Die OST-Datei

Eine OST-Datei erlaubt Outlook auch ohne Verbindung mit dem Exchange Server unterwegs zu arbeiten. Nur mit Hilfe des Exchange Servers kann Outlook eine OST-Datei nutzen, wobei Outlook selbst eigentlich nicht viel davon mitbekommt. Outlook nutzt einfach die Transportdienste, die im Profil definiert sind und der Exchange Dienst erlaubt eine Konfiguration, bei der das Postfach, eines der vom Administrator bereitgestellten Serveradressbücher und zusätzlich Ordner aus dem Postfach und den Favoriten repliziert werden können.

Es handelt sich dabei um eine echte Replikation, d.h. Elemente, die auf dem Server gelöscht werden, werden beim nächsten Kontakt mit dem Server auch auf dem Client gelöscht. Änderungen auf dem Client während der "offline-Phase" werden ebenso wieder auf dem Server nachgeführt. Natürlich können hierbei auch sogenannte Replikationskonflikte auftreten. Diese sind an einem eigenen Icon erkennbar (gekreuzte Schwerter) und bei der nächsten Öffnung dieses Objektes wird der Anwender auf beide Versionen hingewiesen und kann dann beide ansehen und zusammenführen, beide behalten oder eine löschen.

Für den Administrator interessant ist die Tatsache, dass die Nachrichten nicht wie bei einer PST-Datei nur auf dem Notebook liegen, sondern immer auf dem Server. Zudem ist die OST-Datei über einen Cookie im Mailprofil gesichert. Es ist aktuell nicht möglich, eine erhaltene OST-Datei ohne eine Verbindung zu gleichen Server wieder nutzbar zu machen. Insofern muss ich jedem die schlecht Nachricht mitteilen, dass eine OST-Datei nur solange eine "Sicherheitskopie" ist, solange das Profil nicht verändert worden ist, Outlook "offline" gestartet werden kann und die Inhalte dann in eine PST-Datei exportiert werden können. Falls ihnen mal eine OST-Datei kaputtgehen sollte, dann können Sie diese mit dem Programm SCANPST wieder reparieren.

Gerade die OST-Datei sollte aber zumindest beim permanenten Wechsel des Endgeräts, z.B. durch Hardwaretausch auf das neue System übertragen werden. Unterbleibt ist, dann ist zwar nicht mit einem Datenverlust zu rechnen aber beim ersten Outlook-Start wird der Cache neu aufgebaut. Die Anwender sehen dies, dass am Anfang das Postfach eine kurze Zeit „leer“ ist, bist Outlook zuerst den Kalender, Kontakte und dann Posteingang und andere Ordner repliziert hat. Die Geschwindigkeit ist direkt von der verfügbaren Bandbreite abhängig und birgt das Risiko eine WAN-Leitung zu überstrapazieren. Daher ist es dringend angeraten, zumindest bei Postfächern mit mehr als vielleicht 100 MB die OST-Datei auf das neue System zu übertragen.

Die Fragestellung ist an sich nichts neues und betrifft auch die Millionen Outlook Benutzer in der Microsoft Office 365 Umgebung. Entsprechend gibt es schon verlässliche Quellen:

Allerdings sind diese Beschreibung nur bedingt auf die eigene Exchange/Outlook-Umgebung passend und sollten für die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Die Beschreibung gilt für einen Benutzer auf einem Windows-PC. Wird der Computer von mehreren Personen genutzt, muss für jeden Benutzer diese Abfolge durchgeführt werden.

Wenn die Benutzerprofile mit USMT o.ä. übertragen werden, dann sollte die OST-Datei samt Outlook Profil sowieso übertragen werden.

Die wesentlichen Schritte sind:

  1. QuellComputer: Outlook letztmalig erfolgreich replizieren Damit wird sichergestellt, dass wirklich alle lokal erfassten Mails auch gesendet wurde. Insbesondere der Postausgang/Outbox sind zu prüfen, dass alle Elemente versendet wurden.
  2. QuellComputer: Kontoeigenschaften auslesen Prüfen Sie, dass es nur ein relevantes Profil gibt. Von diesem Profil müssen wir den Dateipfad und Namen der OST-Datei ermitteln
  3. Quellcomputer: Outlook beenden Nun ist die OST-Datei geschlossen
  4. OST-Datei „sichern“ Dazu ist diese Datei über einen UNC-Pfad, einen USB-Stick oder anderen Weg auf den neuen PC zu übertragen.
  5. Zielcomputer: Benutzer meldet sich an und startet Outlook Damit richtet Outlook ein neues Profil mit neuer OST-Datei ein. Nach dem Start von Outlook sollte Outlook umgehen wieder beendet werden
  6. OST-Pfad ermitteln Von dem neu angelegten Profil muss nun ebenfalls der Pfad zur OST-Datei ermittelt werden. Die bestehende OST-Datei wird nun durch die Kopie des Quellcomputers ersetzt.
  7. Outlook erneut starten Nun sollte Outlook alles Mails der alten Umgebung wieder anzeigen

Hier noch ein paar weitere Links zum Thema OST:

Weitere Informationen zum Einsatz der OST-Datei finden Sie auch unter "Unterwegs mit Outlook" bzw. der Nutzung von öffentlichen Ordnern

Auf Desktops und Notebooks kann mit dem Outlook Cached Mode natürlich die OST-Datei nach einiger Zeit ganz schön fragmentiert sein. Hier kann eine Defragmentierung helfen.

Seit Outlook 2003 können auch die OST-Dateien bei der Nutzung einer UNICODE-Datei größer als 2 Gigabyte werden. Dazu muss aber die bestehende OST-Datei gelöscht und neu angelegt werden. Eine Konvertierung kann nicht stattfinden.

PAB-Datei

Eine PAB-Datei ist der Speicherplatz für ein Adressbuch und wird nur mit Outlook oder Exchange Clients verwendet. Sie ist damit zwar ein Speicherplatz, aber nicht für Nachrichten, Ordnern, Kalender etc. und damit kein Storageprovider im Sinne von MAPI. auch der Exchange Server nutzt keine PAB-Dateien. Weitere Informationen finden Sie beim Thema Kontakte.

Es gibt keine Hinweise auf Größenbeschränkungen für eine PAB-Datei. Allerdings dürften die Zugriffsgeschwindigkeit und Handhabbarkeit kaum eine PAB-Datei von mehr als 2 GB entstehen lassen. Und das könnte ein Limit ähnlich wie bei PST und OST sein.

MMF-Datei

Diese Datei ist eine Altlast von MS-Mail. Hier speicherte früher Microsoft Mail 3.x seine Nachrichten ab. Outlook kann die Inhalte in seine PST-Datei oder den Exchange Speicher importieren. Während also bei Microsoft Mail die MMF-Datei der Ablageplatz für alle Nachrichten war, ist dies kein gültiger Storageprovider mehr für Outlook. Dieses Dateiformat wird vom Exchange Server überhaupt nicht genutzt und vom Outlook Client kann es als Importformat genutzt werden. 

Die Exchange Datenbank (EDB, LOG, CHK, PAT)

Nur zur Klärung: Der Exchange Server speichert seine Dateien nicht in PST oder OST-Dateien, sondern in EDB-Dateien. Diese wurden speziell dafür entwickelt, um die anfallenden Datenmengen aufnehmen können und zudem für einen 24h Betrieb mit Onlinesicherung, Defragmentierung und transaktionsbasierte Verarbeitung vorgesehen ist. Die Datenbank ist auch außerordentlich robust gegen plötzliche Ausfälle des Servers. Selbst beim Ausfall der Datenbank kann der Stand bis nahezu wenige Sekunden vor dem Ausfall wiederhergestellt werden können. Vorausgesetzt, wenn die Randbedingungen für ein richtiges Backup erfüllt sind. Details zur Exchange Datenbank finden Sie auf der Exchange Datenbank-Seite. 

Die Exchange Datenbank ist indirekt auch ein Storage Provider für den Outlook Client. Denn über den Exchange Dienst im MAPI-Profil kann Outlook über das Netzwerk seine Daten auf dem Exchange Server ablegen.

Andere "Storageprovider" Notes, SQL und andere

Die offene Struktur der Profile erlaubt auch andere Dienste, die auch Speicherdienste anbieten können. Angeblich soll es passende Komponenten für GroupWise und Lotus Notes geben, damit Outlook die Datenbanken dieser Mailsysteme als Ablage nutzen können.

Weitere Links

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