Profile Tools

Um MAPI Profile automatisch anzulegen und zu verändern gibt es viele verschiedene Hilfsprogramme, die sich im Laufe der Zeit gebildet haben. Lesen Sie zum besseren Verständnis der Zusammenhänge auch:

PRF-Datei

Sowohl die MAPI Schnittstelle als auch die im folgenden vorgestellten Programme benötigen Informationen zur Konfiguration. Dies erfolgt über zwei Dateien:

Für uns hier sind PRF-Dateien wichtig, da die MAPISVC.INF sowieso auf dem PC vorliegt und durch die Installation von Outlook entsprechend der installierten Dienste erweitert wird. Diese Datei wird von NewProf und Modprof genutzt. Der Anfang der Datei enthält z.B.: folgende Zeilen:

[General]
Custom=1
ProfileName=MSXFAQ Profil
DefaultProfile=Yes
OverwriteProfile=Yes
DefaultStore=Service2

[Service List]
Service1=Microsoft Outlook Client
Service2=Microsoft Exchange Server
Service3=Outlook Address Book

[Service1]
EmptyWastebasket=FALSE
SelectEntireWord=TRUE
AfterMoveMessage=2
CloseOriginalMessage=FALSE
GenReadReceipt=FALSE
GenDeliveryReceipt=FALSE
DefaultSensitivity=0
DefaultPriority=1
SaveSentMail=TRUE

[Service2]
ConversionProhibited=TRUE
HomeServer=SRV01

[Service3]
Ben=TRUE

Die Einstellungen unter "General" bestimmen, dass ein Profil namens "MSXFAQ Profil" angelegt und zum Standardprofil gemacht wird. Ein bestehendes Profil wird überschrieben. Der Standardspeicher für Dokumente wird der später als "Service2" angegebene Dienst.

Die "Service List" legt fest, dass die folgenden Dienste eingerichtet werden

In der Folge werden die einzelnen Dienste konfiguriert

Tipp: Sie können als Exchange Server in der PRF-Datei auch einen oder mehrere DNS-Aliasse (CNAME oder A) hinterlegen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn der Exchange Server später deinstalliert wird und die Profilerstellung dann nicht mehr funktionieren würde.

Die Beispieldatei proftool.prf enthält die weiteren Definitionen, die benötigt werden. Allerdings sollten Sie beachten, dass Microsoft das Format der PRF-Datei mit Outlook 2002/XP umfangreich erweitert hat. Die PRF-Datei muss dann folgende Sektionen enthalten:

Für die Nutzung dieser PRF-Datei muss das Programm MODPROF statt NEWPROF genutzt werden.

Vielleicht vermissen Sie hier die Information, welches Postfach das Profil bedienen soll. Ohne Angabe wird der Windows NT Anmeldename als Mailboxname verwendet. Solange das Postfach als Alias den gleichen Namen hat und der Name eindeutig ist, verbindet sich Outlook automatisch. Ist das Postfach nicht zu erkennen, dann fragt Outlook beim Anwender nach. Sie können aber auch problemlos den Benutzernamen aus anderen Quellen generieren und in die PRF-Datei einbinden.

[Service2]
ConversionProhibited=TRUE
HomeServer=SRV01
MailBoxName=hier den Usernamen eintragen

Sie können hier auch den "Fullname" des Postfachs eintragen, damit MAPI das Postfach ohne Rückfrage verbinden kann. Suchen Sie einfach nach *.PRF auf ihrem PC. Sie sollten eine Datei "OUTLOOK.PRF" finden.

ACHTUNG: Die Endung "PRF" ist als Standardverknüpfung auf neueren Systemen mit eine PICS-Regel (Internet Explorer Einstellungen) verbunden. Ein Doppelklick bringt dann nicht das gewünschte Ergebnis.

Die Einstellungen werden dann in der Registrierung des Anwenders gespeichert.

PRF-Dateien können Sie auch mit dem Custom Installation Wizard aus dem Office Resource Kit mit einer grafischen Oberfläche erstellen

NewProf und Profgen

Seit Outlook XP und höher ist die Funktion in Outlook aufgegangen.
Outlook.exe /ImportPRF: pdfdatei

Nach all diesen notwendigen Vorworten kommen wir zu ersten Gespann für die Profilerstellung. Das Urprogramm aller Profilerstellungen ist "NEWPROF.EXE". Das Programm wurde früher mit jeder Exchange Client und Outlook Installation auf ihren PC gebracht.

Wenn ältere Versionen von Outlook beim ersten Start feststellen, dass noch kein Profil vorhanden ist, dann ruft Outlook seinerseits "NEWPROF" auf. NEWPROF nutzt dann die vorhandene OUTLOOK.PRF und schon ist ein Profil angelegt. Das ist aber nicht mehr bei neuen Outlook Versionen so.

Aber das Programm NEWPROF.EXE ist auf vielen PCs noch vorhanden und kann nun von Administrator eigenständig aufgerufen werden. Sie können z.B. die PRF-Datei und NEWPROF.EXE in die NETLOGON-Freigabe ihres Server kopieren und z.B.: über das Anmeldeskript mit folgender Zeile aufrufen.

newprof -P \\%logonserver%\NETLOGON\outlook.prf

Wenn Sie dann noch in der PRF-Datei ihren Exchange Server eintragen und vielleicht die Option "OverWriteProfile=No" in der PRF-Datei setzen, dann können Sie sicher sein, dass alle neuen Anwender ein korrektes Profil erhalten und bestehende Profile nicht verändert werden.

NEWPROF [-P <Path to .PRF file>] [-S] [-X] [-Z]
Where:
-P <Path to .PRF file> is the .PRF file with the complete path.
-S Causes the Newprof.exe to program to bring up a window, allows the user
   to choose a .PRF file, and displays status and error messages in this window.
-X Causes Newprof.exe to start execution automatically when the -S option is used,
   without waiting for a .PRF file to be selected. Requires the -P option to be used
   or the Default.prf file to be present in the windows directory.
-Z Causes Newprof.exe to display MAPI error codes in case any errors are encountered.
   This option requires the -S option.

Das Programm PROFGEN kann vorgeschaltet werden, da es den Benutzernamen aus der Netzwerkumgebung auslesen kann und in die PRF-Datei einbinden kann.

Outlook Kommandozeile

Mit Outlook 2000 wurde das eigenständige Programm "NEWPROF" aufgegeben und in Outlook integriert. Die Optionen sind unverändert geblieben. Der Aufruf erfolgt mit folgender Zeile:

<Programmpfad>\OUTLOOK.EXE" /ImportPRF \\%logonserver%\NETLOGON\outlook.prf

Oder optional mit Rückfrage

<Programmpfad>\OUTLOOK.EXE" promptimportprf  \\%logonserver%\NETLOGON\outlook.prf

Outlook 2003 hat mittlerweile auch eine Option "/CleanProfile", deren Funktion ich aber noch nicht erschlossen haben.

Für den Einsatz im Netzwerk kann man drei Wege verwenden, um Outlook mit dem Profil

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Setup
ImportPRF: Reg_SZ ="\\server1\share\outlook.prf"

Drei Stufen der PRF-Nutzung

Wenn man aber nun immer eine PRF-Datei beim Start mit anzieht sollte man die verschiedenen Optionen sinnvoll einsetzen, damit die Anwender auch ihr Profil anpassen können. Zuerst sollte man dem "Firmenprofil" natürlich mal einen eindeutigen Namen geben, damit man sicher nicht in Konflikt mit bestehenden "Outlook" oder "Microsoft Outlook"-Namen kommt.

DefaultProfile OverwriteProfile Aktion Einsatzbereich
Yes Yes Profil wird immer neu angelegt Ideal für die Anfangszeit eines Exchange /Outlook Rollouts. Die Anwender können quasi nichts permanent ändern. Wenn er Outlook neu startet, wird alles frisch gemacht.
Damit schränkt man Anwender sehr stark ein aber gerade am Anfand reduziert das Supportcalls, weil neue Outlook Anwender am Profil "rumspielen" und dann die Schuld gerne beim Migrationsteam suchen.
Yes No Profil wird bei Bedarf neu angelegt, nicht geändert und immer Default gesetzt. Diese Einstellung erlaubt den Anwendern nun, das Profil selbst zu verändern aber sind auf dem einen Profil festgelegt.
Machen Sie ihre Profil kaputt, können Sie es einfach löschen, damit es beim nächsten Start wieder automatisch angelegt wird.
No Yes Firmenprofil wird immer zurückgesetzt aber nicht erzwungen. Eventuell sinnvoll, wenn Mitarbeiter aktiv mit zwei oder mehr Profilen Arbeiten. Für den Helpdesk hilfreich, weil der Anwender bei Fehlern Outlook mit dem Firmenprofil starten kann. Sind die Fehler dann weg, ist das Problem nicht beim Server zu suchen.
No No Firmenprofil wird nur einmalig angelegt Kaum in Gebrauch.

Ein "Backup" eines Profils sollten Sie aber nur in Ausnahmefällen machen, da sonst bei jedem PRF-Durchlauf ein Backup angelegt wird und letztlich sehr viele Profile sich beim Anwender ansammeln. Auch die Einstellung "ModifyDefaultProfileIfPresent" ist mit Vorsicht zu genießen, aber kann effektiv eingesetzt werden, wenn man die Einstellungen nicht überschreiben will

ModProf

Microsoft hat im Rahmen des Office 2000 Ressource Kit eine Weiterentwicklung des Programms 'NEWPROF' bereitgestellt. MODPROF fügt Services einem bereits existierenden Profil hinzu ohne Einstellungen bestehender Dienste zu ändern die und ist somit der ideale Partner, wenn in einem Netzwerk zu einem bestehenden Internet E-Mail Profil z.B. ein Exchange Server hinzukommt oder ein altes Profil zu entfernen muss.

Leider kann MODPROF nicht bestehende Einstellungen eines bestehenden Profils ändern.

ExPROFRE

Neu mit Exchange 2003 SP1 ist das Programm ExPROFRe entstanden, welches ebenfalls Profile anpasst. Der Primäre Einsatzzweck ist hierbei die Umstellung eines Profils nach dem Umzug eines Benutzers in eine andere Organisation oder Administrative Gruppe. Solche Fälle kann MAPI nicht automatisch auflösen. Eine Neuanlage des Profils würde aber auch die sonstigen Outlook Einstellungen verwerfen.

ExPROFRe kann hierbei helfen, indem das bestehende Profil umgestellt werden. Eine eventuell vorhandene OST-Datei wir aber unbrauchbar. EXPROFRE ist komplett als Kommandozeile zu steuern. Ein Aufruf mit "/?" zeigt folgende Hilfe an:

Exchange Profile Update Tool 1.0
Usage:
        exprofre.exe [/?] [/targetgc=<global catalog server>] [/logfile=<path\filename>] [/v] [/f] [/a] [/r] [/o] [/n] [/p=<RPC over HTTP Proxy server>] [/s] [/q]
        /?              Displays help
        /targetgc       Specifies the target global catalog server (required)
        /logfile        Specifies the path and filename for the log file
        /v              Turns on verbose output
        /f              Keeps the Favorites
        /a              Keeps the Offline Address Book
        /r              Specifies read only mode
        /p              Specifies an RPC over HTTP Proxy server
        /o              Deletes the OST file.  (If not used, the OST will remain unchanged for Outlook 2003 and be renamed for previous versions of Outlook.)
        /n              Clear Outlook Nickname Cache
        /s              Updates profiles based on a change in server name rather than a change in legacyExchangeDN
        /q              Suppress popup notifications

Mit 260 Kilobyte lässt sich EXPROFRE und ohne weitere Installation lässt sich EXPROFRE auch problemlos in einem Anmeldeskript oder eine Gruppenrichtlinie aufrufen.

After you move a mailbox across an administrative group, any Microsoft Outlook profiles that were in use for this mailbox no longer function correctly. Mailbox servers can refer Outlook to the correct server after mailboxes have been moved within an administrative group, but this process does not work correctly for mailboxes that are moved across an administrative group. Security settings for e-mail mesages, calendaring, free and busy information, public folder moderation, and delegation may not work. You must update the profile for 100 percent functionality after such a move. A profile redirector tool has been created to address this situation.
Quelle: 873214 The Exchange Profile Update tool

PROFMAN

Ein interaktives Tool von Microsoft heißt PROFMAN und erlaubt die Einrichtung von MAPI-Profilen auch ohne installiertem Outlook, z.B. auf einem Exchange Server

Registrierung

Sie können natürlich versuchen, direkt in der Registrierung an den Profilen Änderungen vorzunehmen. Davon ist aber mit wenigen Ausnahmen abzuraten. Weitere Details finden Sie auf MAPI mit RegEdit.

Programmierung

Für die Entwicklung eigener Programme werden in der Regel folgende Schnittstellen genutzt:

Alle Schnittstellen sind Teil der MAPI SDK Dokumentation, die Sie unter http://msdn.Microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/exchanchor/htms/msexchsvr_mapi.asp einsehen können

Beachten Sie aber, dass diese Schnittstellen nicht per VBScript erreichbar sind. Zudem werden damit MAPI-Profil Einstellungen konfiguriert aber nicht unbedingt Outlook Einstellungen. Welche Favoriten Outlook nutzt, oder welche Optionen in Outlook aktiviert werden steht nicht unbedingt im Profil, sondern teilweise in Outlook eigenen Registrierungsschlüsseln.

Kommerzielle Tools

Neben den kostenfreien Microsoft Tool und den in Outlook eingebauten Funktionen gibt es auch Dritthersteller, die mehr leisten wollen. Hier eine kurze Auswahl.

Weitere Links

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