Projektplan

Sie glauben gar nicht, wie oft in Newsgroups gefragt wird, wie lange dies oder jenes dauert. Natürlich dreht es sich dabei letztlich um die Frage des Geldes bzw. den Preis. Ich kann daraus nur schließen dass es sich um folgende Personen handelt:

  • Anbieter mit wenig Erfahrung
    Wenn Sie als Dienstleister ein Angebot abgeben wollen, und Sie bislang keine vergleichbaren Projekt durchgeführt haben oder Exchange der für Sie unwägbare Teil darstellt, dann suchen Sie natürlich nach Richtwerten und Anhaltspunkten.
  • Kunde mit Informationsbedarf
    Wenn ihnen ein Dienstleister ein Angebot vorlegt und Sie prüfen wollen.
  • Unklare Startvoraussetzungen
  • Student/Praktikant für die Diplomarbeit

Allen kann ich sagen, dass es keine pauschalen Berechnungsformen für Aufwände einer Exchangemigration gibt, auch wenn das gerade Kostenstellenverantwortliche nicht gerne hören. Aber mit etwas Erfahrung und zusammen mit dem Auftraggeber kann ich einen Projektplan mit den einzelnen Schritten erstellen, aus dem sich dann der vermutlich benötigte Aufwand ermitteln lässt. Je genauer der Projektplan ist, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse. Oft kann nach wenigen Stunden schon eine sehr gute Schätzung abgegeben werden.

Aber Sie müssen sich dazu darauf einlassen, eben einen solchen Projektplan am Anfand zu erstellen und auch während des Projekts zu pflegen und zu aktualisieren. Der Projektplan enthält die notwendigen Tätigkeiten und der Reihenfolge ihrer Durchführung und den Zeitbedarf. Meist halte ich mich dabei an den Spruch: "Aufwände von über 2 Tagen kann ich sicher noch in Einzelschritte aufteilen und die einzelne Aufzeichnung von Aufwänden unter 4h ist zu aufwändig. Wenn Sie dann noch bestimmen, welche der Tätigkeiten Sie oder ihre Mitarbeiter selbst ausführen, dann ist schnell die Basis für ein fundiertes Angebot geschaffen.

Nur erwarten Sie nicht, dass ihnen jemand mit ihnen den Projektplan schon im Rahmen eines Angebots erstellt, wenn Sie hinterher diesen "Migrationsplan" einem Wettbewerber geben, der den geringeren Stundensatz hat. Dann sollten Sie zumindest den Aufwand für die Planung schon honorieren.

Hier finden Sie exemplarisch einen fiktiven Projektplan.

Ausgangssituation

Wir gehen von einer virtuellen Firma (Microsoft nutzt dazu Contoso) auf, die ihr Mailsystem migrieren will. Auf der Seite Exchange Update über Migration finden Sie z.B.: ein grobes Ablaufdiagram der einzelnen Schritte. Dies kann der roten Faden für einen Projektplan sein, der nun mit Leben anhand ihrer SystemUmgebung und Anforderungen gefüllt werden muss.

Projektschritte

Das Projekt könnte aus folgenden Bausteinen bestehen:

  • Beratung, Ist-Aufnahme, Planung, Konzeption
  • Feinplanung und Test
  • Administratorenschulung
  • Anwenderschulung
  • Installation und Migration
  • Nachbereitung

Die Dokumentation ist kein eigenständiger Baustein sondern Bestandteil jedes Teilschrittes. Auch die Tätigkeiten für Projektplanung, Statusmeeting und Reports sind nicht eigenständig aufgeführt.

Zeitlicher Ablauf

Die zeitliche Verzahnung könnte Sie dann wie folgt darstellen:

Die einzelnen Projektblöcke laufen zum Teil seriell und zum Teil parallel ab. Einige Teile müssen auf den Abschluss vorheriger Teile warten, was hier aber nicht explizit dargestellt wird. In der Regel helfen Programme wie Microsoft Project bei solchen Planungen.

Aufwand und Kosten

Der Einsatz von Projektplanungsprogrammen ist auch besonders im Hinblick auf den Einsatz der "Personen" erforderlich, denn eine Migration wird in der Regel sowohl von eigenen Mitarbeitern als auch mit Unterstützung eines Dienstleisters erfolgen. Dies ist schon daher gegeben, dass die Migration eine zusätzliche Tätigkeit zur vorhandenen Tagesarbeit darstellt. Sie müssen als Auftraggeber natürlich vorgeben, welche und in welchem umfang die verschiedenen Leistungen von ihnen selbst oder von Dritten erbracht werden sollen. Entsprechend können Sie dann den Aufwand und die Arbeitsteilung bestimmen. für jeden einzelnen Block ist daher die benötigte Arbeitskraft interner und externer Personen aufzuschlüsseln. Am Ende erhalten Sie dann nicht nur die Manntage, die sie einkaufen müssen, sondern auch die Zeit, die ihre eigenen Mitarbeiter durch das Projekt gebunden sind. Dies wird gerne übersehen bzw. Unter den Tisch fallen gelassen und am Ende dem Dienstleister als Aufgabe zugeschoben. Eine mehr oder weniger hitzige Diskussion über Kosten und Verantwortungen ist vorbestimmt.

Zu Verzögerungen des Projekts führen dann noch etwaige Wartezeiten, in der z.B. Hardware geliefert und installiert werden muss, WAN-Verbindungen geschaltet werden und natürlich die obligatorische Karenzzeit zur Anpassung der MAPI-Profile, ehe sie den alten Server deinstallieren können.

Zusammenfassung

Die oben gemachten Aussagen sollen Sie nun natürlich nicht abschrecken, ein Projekt anzugehen, aber vielleicht verstehen Sie nun leichter, wenn es ab einer bestimmten Projektgröße nicht seriös möglich ist, einen Projektpreis aus dem ärmel zu schütteln. Natürlich kann ich ihnen sehr einfach den Aufwand für eine Migration eines einzelnen Servers nennen, aber deswegen werden Sie auch nicht bei mir anrufen.

Sicher kann man eine etwas größere Migration auch vorab per Telefon diskutieren und abschätzen. Wenn Sie aber eine möglichst zuverlässige Aussage erhalten möchten, dann ist eine IST-Aufnahme mit einer Grobplanung, bei der natürlich auch ein gegenseitiger Austausch von Informationen statt findet. für einige Kunden war eben dieser Vortermin sehr viel wichtiger für das Verständnis und damit die Reduzierung der Angst vor dem Projekt, als die reine Aufwandschätzung.