Praktische Anleitung zur Mailnutzung

Die Anzahl der Personen mit einer Mailadresse nimmt sekündlich zu. Dies hat einige wesentliche Dinge zur Folge:

Mehr Mails zu senden
Viele ihrer Konversationspartner sind nun per Mail zu erreichen. Sie selbst senden daher mehr Nachrichten. Ihre "Gesendeten Objekte" werden mehr und ohne entsprechende Organisation fällt ihnen gar nicht auf, wenn jemand ihnen nicht antwortet oder eine Mail verloren geht.
Mehr Mails im Postfach
Viele Personen senden ihnen nun ebenfalls Mails statt Sie anzurufen, ein Fax oder einen Brief zu senden. Entsprechend "wichtig" wird das Medium Mail und die Nutzung. Sie sollten daher sich etwas überlegen, wie sie eingehende Nachrichten ablegen um wichtige Nachrichten nicht zu übersehen
Immer mehr Missbrauch und unwichtige Mails
Da Mailversand sehr billig und schnell ist, werden sie bald feststellen, dass sie entweder unerwünschte Mails von fremden Personen (Spam und UCE) aber auch zusätzliche Nachrichten von Freunden bekommen. Es ist sehr einfach jemanden als "Kopieempfänger" mit in eine Unterhaltung mit einzuschließen, damit Sie informiert sind und sich nicht übergangen fühlen. Allerdings kann dies auch stören, wenn Sie die komplette Konversation als Kopie erhalten statt nur die Zusammenfassung am Ende.
Störung des normalen Betriebsablaufs
Wenn sie "always on" sind, dann sind Sie versucht, auf eine neue Mail sofort zu reagieren. Sie werden nach einiger Zeit aber merken, dass Sie auf unwichtigere Nachrichten per Mail schneller reagieren als auf ihre tägliche sonstige Arbeit. Viel schlimmer noch: Ihr sonstige Arbeit leidet sogar darunter, dass Sie immer wieder aus den Gedanken heraus gerissen werden.

Dies sind alles Punkte, die eine geregelten Umgang mit dem Medium "elektronische Kommunikation" erfordern. Ich selbst bin seit 1988 über E-Mail zu erreichen und habe mir im Laufe der Jahre eine eigene Bearbeitungsmethode entwickelt. Vielleicht sind einige Ideen für Sie interessant. Aber dazu müssen Sie eine Entwicklung durchlaufen, die ich in drei Phasen unterteile:

Anfänger/Neueinsteiger
Sie sind froh, wenn ihnen jemand eine Mail sendet und Sie zeigen können, dass sie "online" sind. Sie sind versucht sehr oft ihre Mailbox zu checken, auch wenn es aus beruflicher und finanzieller Sicht gar nicht erforderlich wäre. Aufgrund ihrer Begeisterung und Unbekümmertheit sind Sie ein ideales Opfer für Werbetreibende aber auch für Viren und Spamversender. Sind sie bitte etwas abgeklärter. Auch im Internet gibt es Kriminalität und Gefahren. Häufig nutzen Sie einen kostenfreien Maildienst als Postfach. Es ist durchaus normal, dass Sie auch mehrere Postfächer besitzen und den Provider mehrfach wechseln. Das macht es für andere Partner nicht gerade einfach mit ihnen. Bremsen Sie ihren Kommunikationsdrang gegenüber anderen, die schon länger "online" sind. Sie erreichen auch so bald die nächste Stufe.
Semiprofessional
Sie sind schon einige Monate oder Jahre per Mail erreichbar und haben ein ziemlich festes Netzwerk von Partnern, mit denen Sie sich elektronisch austauschen. Zudem haben Sie mittlerweile die Newsletter, bei denen Sie sich eingeschrieben haben, auf ein erträgliches Maß reduziert und schreiben ab und an Nachrichten an neue Kontakte oder Firmen. Sie werden aber auch feststellen, dass ihre Mailadresse ein schützenswertes Gut ist und daher mehr und mehr bereit sein, für einen entsprechenden Schutz auch zu bezahlen. Sie wissen, dass nicht jede Mail in ihrem Postfach "gut" ist und unerwünschte Werbung leider dazu gehört. (Siehe auch Vertrauenswürdigkeit von Mails). Ich tägliches Volumen ist noch problemlos zu bearbeiten
Professional
Die nächste Stufe ergibt sich, wenn Sie sehr intensiv per Mail kommunizieren und quasi rund um die Uhr "online" sind. Technisch ist dies mit DSL, Blackberry und anderen Optionen einfach möglich. Ob es gewünscht ist, müssen Sie selbst wissen. Aufgrund der Erreichbarkeit und Menge müssen Sie sich aber eine Ordnung zulegen, damit Sie wichtig und dringende Nachrichten von den weniger wichtigen Nachrichten unterscheiden können und zudem auch versendete Nachrichten nach halten können. Da Sie aber ihren Lebenszweck nicht in der Verarbeitung von Mails sehen, sondern andere Tätigkeiten letztlich ihren Kühlschrank füllen, müssen Sie auch ihr Zeitmanagement optimieren.

Speziell für die Professionals möchte ich meine eigenen Regeln zur Mailverarbeitung kurz vorstellen:

Posteingang
Betrachten Sie ihren Posteingang als Schreibtisch. Wenn dieser zu voll wird, finden Sie nichts wichtiges mehr wieder. Ich versuche, dass sich im Posteingang wirklich nur die Elemente befinden, die ich noch bearbeiten muss. Alles andere wird in andere Unterordner nach Kategorien verschoben oder in das Archiv verlagert und gelöscht. Im Archiv kann man meist viel besser suchen und schneller wird Outlook damit auch noch, wenn im Ordner nur wenige Elemente liegen.
Onlinezeiten
Gerade in Firmen ist der PC immer an und über die Standleitung zum Provider oder den eigenen Mailserver sind neue Nachrichten nahezu sekündlich in ihrem Posteingang. Ich bin mittlerweile soweit, dass ich nicht mehr automatisch meine Mails abhole, sondern diese (z.B.: mit F9) dann anfordere, wenn ich dazu die Zeit habe. Damit wird meine normale Arbeit weniger gestört. D.h. immer wenn ich einen Teilaufgabe erledigt habe, nehme ich mir aktiv die Zeit nach Mails zu schauen. Es gibt per Definition keine so dringende Dinge per Mail, die in wenigen Minuten erledigt werden müssten. Die telefonische Erreichbarkeit ist dank Mobilfunk heute überall gegeben. Die sofortige Erreichbarkeit per Mails muss nach meiner Ansicht nicht garantiert werden. Alternativ kann man die "neue Mail"-Benachrichtigung abschalten.
Gesendete Objekte vs. Antwort ausstehend
jede Nachricht, die ich sende, landet im Ordner "gesendete Objekte". Auch hier ist es nicht sinnvoll, am ende eines Jahres dann mehrere tausend Einträge darin zu haben. Daher verschiebe ich auch diese Nachrichten immer mal wieder in die entsprechende Unterordner. Nur solche Nachrichten, auf die ich eine Antwort erwarte, lege ich einen gesonderte Ordner "Antwort ausstehend" ab, und lasse mich von Outlook auch erinnern.
Zitieren
Es ist sehr einfach auf eine Mail zu Antworten und die original Mail einfach unten "dran" zu lassen. So wird aus einer Diskussion aber ein langer Rattenschwanz von Nachrichten die eigentlich keiner mehr lesen kann, zumal Sie zeitlich falsch angeordnet sind. In einer Antwort schreibe ich in der Regel NUR meine Antwort hinein. Wenn ich auf mehrere Fragen eines Kunden antworte, dann zitiere ich dessen Mail und antworte "zwischen" den Zeilen. Dann wird aber nur das zitiert, was für den Zusammenhang wirklich erforderlich ist.
Archivieren
Wer viele Nachrichten sendet und empfängt, dessen Postfach wird immer größer. Es ist aber nicht sinnvoll, viele alte Informationen lange im aktiven Speicher zu halten. Das kostet Zeit, Performance und PST-Dateien hatten bis Outlook XP ein Limit von 2 Gigabyte. Auch in Firmen kostet jedes Kilobyte richtig Geld, wenn auf einem Mailserver der Platz belegt, gesichert und vorgehalten werden muss. Sie können nun entweder selbst zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden und die unwichtigen Mails löschen. Besser und billiger ist es aber, diese lokal oder zentralisiert zu archivieren. (Siehe auch Nachrichten Archivieren mit Exchange).
Vermeiden
Mail sind wichtig und effektiv, aber nicht jeder Newsletter und andere Periodika muss direkt in ihrem "Posteingang" liegen. Hierfür eignen sich Regeln um die Mails in Unterordner zu verschieben, so dass im Posteingang nur die wichtigen Nachrichten liegen. Den Rest können Sie immer noch lesen, wenn Sie mehr zeit haben. Das gleich gilt aber auch für Verteiler und Funktionsadressen wie "Support", "Vertrieb" etc. Es macht keinen Sinn, Mails an diese Adressen an viele Postfächer zu verteilen. Lassen Sie dazu besser ein eigenes Postfach anlegen und regeln Sie die Zuständigkeit und Verantwortung, diese allgemeine Anfragen zu überwachen.
Gezielter Einsatz von Verteilern
Nutzen Sie auch Verteiler sparsam. Zwar kann so niemand später sage, er habe es nicht gewusst, aber vieles ist immer noch eine Holschuld. Sitzungsprotokolle, Preislisten etc. sind besser auf einem zentralen Portal (z.B. Sharepoint oder öffentliche Ordner) abgelegt als per Mail vielfach kopiert. Wer eine Information nachlesen will, kann besser nachschlagen. Nur wenn jemand eine Information wirklich erhalten muss, ist eine direkte Zusendung sinnvoll. Wenn Sich auch ihre Kommunikationspartner daran halten, wird ihre Mailbox wieder ein effektives Arbeitsmittel werden.

Insofern entspricht der Umgang mit Mail sehr dem Umgang mit jedem anderen Arbeitsmittel. Ohne klare individuelle Regelungen werden Sie sehr schnell in der Flut der Nachrichten "untergehen", nichts mehr wieder finden und wichtige Dinge übersehen. Ohne klare Zeitregeln werden die Störungen das Gesamtergebnis beeinträchtigen. Der wichtigste Satz zum Ende

Mein Tipp:
Lassen Sie sich nicht zum Sklaven des Systems machen!

Spätestens, wenn sich die Kiste über Ihnen schließt, dann sind Sie auf Dauer "offline". Alle anderen werden sehr schnell erkennen, dass sich die Welt weiter dreht und auch ohne ihre sofortigen Antworten das Leben weiter geht.

Weitere Links

Führen Sie intelligente E-Mail-Strategien ein
http://www.Microsoft.com/germany/kleinunternehmen/aufgaben/unternehmen-leiten/recht/e-mail-strategien.mspx
Manager: 10 Tipps für bessere E-Mails
http://www.microsoft.com/germany/kleinunternehmen/aufgaben/technik-clever-einsetzen/persoenliche-produktivitaet/zehn-tipps-fuer-verstaendlichere-e-mails.mspx
Bessere Kontrolle über Ihre E-Mails
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Verschwenden Sie wertvolle Arbeitszeit, weil Sie mit Junk-E-Mails überschüttet werden?
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